Retrouver ce que vous avez fait
Vous avez ouvert une page hier, ou un document ce matin, et vous ne savez plus où il se trouve ? Neoffice garde la trace de ce que vous ouvrez à plusieurs endroits, et chacun retient à sa manière : le panneau de recherche se souvient de ce que vous venez d'ouvrir, Mon espace garde vos listes habituelles d'un jour à l'autre, et l'étoile garde ce que vous choisissez, document compris.
Cette page décrit l'interface Avancé ; la différence avec l'interface Simple est expliquée dans Se repérer.
Ce que vous venez d'ouvrir : le panneau de recherche
Cliquez dans le champ Rechercher…, en haut du menu de gauche, ou tapez le raccourci clavier affiché à sa droite : ⌘G sur un Mac, Ctrl G sous Windows. Avant même d'avoir écrit un mot, le panneau montre ce que vous avez cherché et ce que vous avez ouvert.
- Le champ de saisie. Tapez un nom, un numéro ou un mot-clé.
- Recherches récentes. Les derniers mots que vous avez cherchés, quatre au plus, le plus récent en haut. Un clic sur l'un d'eux relance la recherche. Ces mots sont gardés dans votre navigateur : ils sont encore là quand vous rechargez la page, mais pas sur un autre ordinateur.
- Récemment consultés. Les six dernières choses que vous avez ouvertes, la plus récente en haut, chacune une seule fois. Un document y porte son numéro, avec son genre dessous (« DEVIS-2026-01399 », « Devis »). Une liste y porte son nom suivi de sa vue en cours (« Devis Report » pour la vue rapport, « Client Kanban » pour le kanban). Un espace y figure aussi. Un clic y retourne.
- La colonne de droite. De l'aide liée à la page où vous êtes : des formations et de la documentation, ou des astuces de recherche.
Cette liste ne retient que ce que vous avez ouvert depuis que la page est chargée dans votre navigateur. Si vous rechargez la page ou fermez l'onglet, elle repart de zéro, et chaque onglet a la sienne : elle sert à revenir sur ce que vous faisiez il y a quelques minutes, pas hier. Les rapports comme le Grand livre n'y sont pas inscrits : ils se retrouvent dans Vos raccourcis (voir plus bas).
Dès que vous tapez, les résultats s'affichent sous le champ, et la liste Récemment consultés reste visible à droite, à côté d'eux (cinq lignes). Pour chercher par un nom ou un numéro, voir Rechercher, mettre en favori, créer.
Ce que vous ouvrez souvent : Vos raccourcis
Mon espace, votre page d'accueil, garde en mémoire les listes, les rapports et les pages que vous ouvrez, d'un jour à l'autre et d'un ordinateur à l'autre. Sous la journée, Vos raccourcis réunit trois colonnes, qui portent sur toutes vos pages et non sur un seul espace.
- Favoris. Ce que vous avez marqué d'une étoile (voir plus bas).
- Les plus consultés. Les cinq listes, rapports ou pages que vous ouvrez le plus, avec leur nombre de visites. Une page n'y entre qu'à partir de sa deuxième visite, et les visites récentes pèsent plus que les anciennes.
- Déjà consultés. Les cinq dernières que vous avez ouvertes, la plus récente en haut, avec le temps écoulé depuis : maintenant, 1 min, 3 h.
Les deux dernières colonnes se remplissent toutes seules, d'après ce que vous ouvrez : vous n'avez rien à faire pour qu'une page y apparaisse.
Ce que Neoffice compte ici, ce sont des endroits : une liste (par exemple celle des devis, quelle que soit la vue ou le filtre), un rapport ou une page. Il ne compte ni un document en particulier, ni un espace. Le devis que vous avez ouvert ce matin n'apparaît donc pas dans Déjà consultés : seule la liste des devis y apparaît. Pour garder un document précis, mettez-lui une étoile.
Une liste ou un rapport que vous n'avez plus le droit d'ouvrir disparaît de vos raccourcis.
Les deux mêmes colonnes, limitées aux listes de l'espace où vous êtes, se retrouvent sur l'Aperçu de chaque espace, sous Vos raccourcis (voir L'Aperçu d'un espace).
Ce que vous voulez garder : l'étoile
Une liste, une page ou un document que vous retrouvez souvent mérite une étoile. Ouvrez la liste, la page ou le document, puis cliquez sur la petite étoile, en haut à gauche, à côté du titre : elle se remplit de couleur. Pour la retirer, cliquez une seconde fois sur l'étoile.
- L'étoile pleine. La page est un favori.
- La ligne Favoris du menu de gauche, avec le nombre de favoris. Elle n'apparaît qu'à partir du premier favori. Un clic ouvre la fenêtre des favoris.
- La fenêtre des favoris. Chaque favori dit ce qu'il est : Document ou Liste. Un clic l'ouvre ; la croix le retire.
Un document y porte le nom du client suivi de son genre (« Atelier Démo SA · Devis »), pas son numéro.
Sur Mon espace, la colonne Favoris de Vos raccourcis reprend les mêmes pages. Elle en montre six ; au-delà, un bouton (Voir l'autre, Voir les 3 autres…) déplie la suite. Vos favoris sont les vôtres : ceux d'un collègue sont différents.
Ce que vous avez créé ou modifié
Les listes et les documents gardent eux-mêmes la trace de ce que vous avez fait.
Dans une liste
Ouvrez Filtre avancé, en haut à droite de la liste.
- Filtre avancé. Le nombre à côté de son nom compte les conditions en cours.
- Trier par. La liste est triée par Dernière mise à jour le : les documents modifiés en dernier, par vous ou par un collègue, sont tout en haut.
- Créé par. Un clic ouvre la liste des personnes qui ont créé des documents ; Moi est en tête, avec le nombre de documents que vous avez créés. Choisissez-le : la liste ne garde que les vôtres.
- La pastille du filtre. Elle rappelle que la liste est filtrée ; sa croix retire le filtre.
- Le nombre de documents. « 4 sur 4 » : la liste ne montre plus que les quatre documents créés par vous.
La liste garde ce filtre tant que vous ne le retirez pas : elle s'ouvre de nouveau filtrée la fois suivante. Pour voir toute la liste, retirez la pastille. Pour les filtres en général, voir Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite.
Sur un document
En bas d'un document, sous Commentaires, le bloc Activité dit qui l'a créé et modifié, et quand.
- Vous avez édité ceci pour la dernière fois, avec le temps écoulé.
- Vous avez créé ceci, avec le temps écoulé.
Sur un document créé par un collègue, son nom remplace « Vous ».
Revenir d'un pas
Sur un document, la flèche Retour, à gauche du chemin en haut de la page, ramène à la page d'où vous veniez. Si rien ne précède (un lien ouvert dans un nouvel onglet), elle ramène à la liste du document.
À régler une fois
Ces repères sont personnels : chacun voit les siens, et vous ne lisez pas ceux d'un collègue. Recherches récentes et Récemment consultés vivent dans le navigateur de chaque personne : changer d'ordinateur ou de navigateur les efface. Vos raccourcis et les favoris suivent le compte de la personne, d'un poste à l'autre.
Les raccourcis ne mènent qu'à ce que la personne a le droit d'ouvrir : retirer un droit les fait disparaître. Si quelqu'un dit ne rien retrouver, vérifiez d'abord ses droits (voir Quand un accès n'est pas disponible).
Pour savoir qui s'est connecté et quand, l'administrateur ouvre l'Historique d'activité (espace Paramètres, onglet Journaux) : il liste les connexions et les déconnexions de chacun. Il ne dit pas quels documents une personne a ouverts. Ce qu'elle a créé ou modifié se lit sur le document lui-même (bloc Activité) ou, dans une liste, par le filtre Créé par.
Au quotidien
Vous venez de quitter une page ? Ouvrez la recherche sans rien taper : Récemment consultés la remet sous votre main. Vous cherchez ce que vous faisiez hier ? Regardez Déjà consultés sur Mon espace : vous y retrouvez la liste, pas le document.
Pour retrouver le document lui-même, tapez son numéro dans la recherche, ou filtrez la liste sur Créé par : Moi. Et ce que vous ouvrez chaque jour, mettez-y une étoile : la page sera dans le menu et sur Mon espace.