L'objet et son compteur sur les documents de vente
Quand vous travaillez sur une chose précise de votre client (un véhicule, une machine, une installation), vous pouvez la nommer sur le devis, la commande, le bon de livraison et la facture : c'est l'objet. Si l'objet a un compteur (kilomètres, heures de fonctionnement, copies), le relevé du jour se saisit sur la facture et se retrouve sur la fiche de l'objet. Cette page montre où se trouve l'objet, ce qui s'imprime et comment fonctionne le compteur.
L'objet et son type
Un objet est une fiche rattachée à un client. Ouvrez l'espace Activités, puis Tout le module : la rubrique Objet les liste, et la rubrique Type d'objet donne les types (Appareil, Ascenseur, Bien immobilier, Extincteur, Installation technique, Machine, Véhicule).
Pour créer un objet, cliquez sur Ajouter Objet. Le formulaire demande le Type, le Nom (« Comment le client le désigne : « BMW 320d de M. Dupont », « Chaudière cave B ». »), le Client, le Numéro de série / châssis / appareil et le Statut. Un véhicule demande en plus sa Plaque, dans la section Propre au type.
Quand le type a un compteur, deux champs apparaissent dans la fiche : le Compteur et l'Unité du compteur. L'aide du compteur dit : « Le relevé actuel (kilomètres, heures, copies…) : mis à jour par chaque intervention qui le relève ; l'historique se trouve ci-dessous. »
C'est le type qui décide s'il y a un compteur. La fiche d'un Type d'objet a une section Compteur : l'interrupteur Les objets de ce type ont un compteur, le Nom du compteur (« Kilométrage, Heures, Copies… ») et l'Unité du compteur (« km, h, copies… »). Le type Véhicule compte en Kilométrage (km), le type Machine en Heures de fonctionnement (h).
Où se trouve l'objet sur un document
Sur un devis, une commande, un bon de livraison ou une facture, le champ Objet se trouve dans la colonne de droite, après Société sur un devis, après les interrupteurs Imprimé et WebStamp sur une facture. Tapez le début du nom : la liste porte la mention « Filtres appliqués pour Client = … », donc seuls les objets du client sont proposés. Créer un(e) nouveau(elle) Objet en ajoute un depuis le champ.
Si le type de l'objet a un compteur, une ligne apparaît juste dessous. Elle porte le nom du compteur et son unité (Kilométrage (km)) et reprend le dernier relevé de l'objet. Si le type n'a pas de compteur, il n'y a rien de plus à remplir.
Il n'y a pas de texte à retaper : ce qui s'imprime se fabrique à partir de l'objet, avec son nom et son numéro de série.
Sur un devis, une commande et un bon de livraison, la ligne du compteur est grisée : elle reprend la valeur de l'objet. Son aide dit : « Le dernier relevé de l'objet, imprimé sur le document. Un nouveau relevé est saisi sur la facture. »
Saisir le relevé sur la facture
Sur une facture, la ligne du compteur est modifiable. Son aide dit : « Le relevé de cette facture (heures, km…) : la validation de la facture l'enregistre sur l'objet. » Tapez le relevé du jour avant de valider.
- Tant que la facture est un brouillon, l'objet ne change pas : un brouillon enregistré à 126'500 km laisse l'objet à 125'000 km.
- À la validation, le relevé devient le compteur actuel de l'objet et s'ajoute à son Historique du compteur (section repliée au bas de la fiche), avec la date, le relevé, l'unité et le numéro de la facture. Dans l'exemple, l'objet passe de 125'000 à 126'500 km.
- Si vous annulez la facture, l'objet retrouve son relevé d'avant (125'000 km) et la ligne de l'historique disparaît. La facture annulée garde le relevé qu'elle portait.
La colonne Tâche de l'historique est réservée aux relevés notés sur une intervention : le compteur de l'objet se met à jour aussi par ce chemin.
Si le relevé est plus bas que le précédent
Un relevé plus bas que le dernier est refusé à l'enregistrement : « 124'000 km est inférieur au dernier relevé (125'000 km). Cochez « Compteur remplacé » si le compteur a été remplacé. » C'est le plus souvent une faute de frappe. L'interrupteur Compteur remplacé apparaît sous la ligne du compteur ; une fois allumé, l'enregistrement passe. Ne l'allumez que si le compteur a réellement été remplacé.
Ce qui s'imprime
La facture porte une ligne du genre : Objet : Fourgon de livraison · VIN-DEMO-0001 | Compteur 126'500 km, avec les dates et les conditions de paiement.
Le texte est enregistré sur le document au moment où vous choisissez l'objet : une facture annulée garde son relevé (« 126'500 km » dans l'exemple) alors que l'objet est revenu à 125'000 km.
Pour l'employeur
- Le compteur se règle sur le type d'objet : allumez Les objets de ce type ont un compteur, puis donnez le Nom du compteur (Kilométrage, Heures, Copies…) et l'Unité du compteur (km, h, copies…). Sans cet interrupteur, aucune ligne de compteur n'apparaît sur les documents.
- Un objet appartient à un client : c'est ce qui limite la liste proposée sur les documents.
- Les droits : qui peut créer des objets et saisir un relevé dépend du modèle d'accès de chacun (voir Modèles d'accès : donner les bons droits).
Pour l'employé
- Choisissez l'objet dans le champ Objet du devis, de la commande, du bon de livraison ou de la facture. Si l'objet que vous cherchez n'est pas proposé, il n'est peut-être pas rattaché à ce client : créez-le depuis le champ, ou demandez à la personne qui gère vos objets de le rattacher à ce client.
- Sur la facture, tapez le relevé lu sur l'objet avant de valider. Rien n'est écrit sur l'objet tant que la facture est un brouillon.
- Si le message « Inférieur au dernier relevé » s'affiche, vérifiez votre saisie : n'allumez Compteur remplacé que si le compteur a vraiment été changé.
- Si aucune ligne de compteur n'apparaît alors que l'objet en a un, demandez à la personne qui gère l'entreprise de vérifier le type de l'objet.