Abonnements de passages : un client, un projet, un lien
Une entreprise qui vide des caissettes de tri toutes les deux semaines, un chauffagiste sous contrat d'entretien, une entreprise de nettoyage qui passe chaque mois : leurs clients paient un abonnement, et l'équipe passe à rythme fixe ou sur appel. Cette page montre comment Neoffice range ce travail : un client, un projet, un lien. Les pages qui suivent prennent chaque geste pas à pas.
Un client, un projet, un lien
Tout ce qui concerne un client est rangé dans son projet, un seul par client : son abonnement, ses passages, les interventions ponctuelles, les demandes qu'il fait, vos échanges avec lui et ses factures. Si un client prend une deuxième prestation, elle rejoint le même projet.
| Ce que vous faites | Dans Neoffice |
|---|---|
| Vous vendez une formule (un prix, un rythme de passages) | une offre : une formule d'abonnement qui dit aussi ses passages |
| Le client s'abonne | un contrat sur son projet, avec son abonnement |
| Vous passez toutes les deux semaines | les interventions du contrat, préparées sur le planning avant leur date |
| Le client vous appelle quand c'est plein | une demande d'intervention, envoyée depuis son lien |
| Vous répondez « OK, je viens » | vous planifiez la demande : le client reçoit la confirmation |
| Vous facturez l'abonnement à l'année | la facture de l'abonnement, préparée en brouillon au début de chaque période |
| Vous facturez ce qui vient en plus | une facture depuis l'intervention terminée |
À l'écran, un passage s'appelle une intervention.
Le lien du client
Chaque projet a une adresse, qui ne change jamais. Le client l'ouvre sur son téléphone, sans compte et sans mot de passe, depuis un e-mail, un SMS ou un QR imprimé. Il y voit son prochain rendez-vous, son abonnement et ses prochaines dates, les interventions déjà faites ; il vous écrit et il demande une intervention. La page ne montre jamais un prix : les factures se voient dans son espace client, une fois connecté. Voir Le lien du client : sa page de suivi et vos échanges.
Les passages se planifient tout seuls
Un contrat dit son rythme : toutes les N semaines, tous les N mois, ou Sur demande. Chaque intervention est créée sur le planning un certain nombre de jours avant sa date (30 par défaut), avec le Pack d'activités du contrat : ses tâches, son équipe, son matériel. Le client est prévenu par e-mail ou par SMS, selon le canal choisi sur le contrat. Un contrat Sur demande ne planifie rien : chaque demande du client devient une intervention.
Jamais facturé deux fois
Une intervention payée d'avance par l'abonnement porte la case Couvert par l'abonnement. Elle n'est jamais proposée à la facturation : ni dans l'onglet Finance du projet, ni sur le mur des activités, ni dans l'assistant de facture. Pour la facturer quand même, décochez cette case sur l'intervention. Voir Facturer un abonnement de passages et ce qui vient en plus.
Voir ce qui attend
Un message ou une demande d'un client se voit à trois endroits, sans ouvrir chaque projet :
- l'Aperçu de l'espace Activités : sous Ce qui demande votre attention, une demande apparaît comme « Intervention à planifier » ;
- le tableau des projets : la carte du client porte sa pastille (« 1 demande à planifier », « 1 message non lu ») et passe en tête de sa colonne ;
- la cloche, en haut à gauche, au-dessus de la recherche : « … demande une intervention ».
À régler une fois
- Vos offres : une formule d'abonnement par offre (voir Abonnements et facturation récurrente). Sur sa fiche, la section Les interventions de cette offre dit le rythme (Tous les et l'unité : Semaines, Mois ou Sur demande) et Ce que fait chaque intervention (le pack d'activités).
- Vos packs d'activités : ce que fait un passage, ses tâches, la personne qui y va, le matériel.
- Votre équipe : au moins un employé, car une intervention s'attribue à une personne.
- Vos envois : le compte e-mail d'envoi de l'entreprise ; pour les SMS, l'envoi doit être ouvert pour votre entreprise.
Les pages de cette rubrique
- Un nouveau client et son abonnement de passages
- Le lien du client : sa page de suivi et vos échanges
- Une demande d'intervention du client : planifier ou refuser
- Facturer un abonnement de passages et ce qui vient en plus