Qui voit quelles activités et quels chantiers
Dans l'espace Activités, ce que vous voyez dépend de votre place dans le travail : une activité est à vous quand vous y participez, un chantier est à vous quand vous en répondez. Cette page décrit ces règles, pour l'employeur qui règle les accès et pour les équipes. Pour l'espace lui-même, voir Les activités : chantiers, interventions, heures.
Ce que voit chaque personne
| Place dans le travail | Modèle d'accès | Ce que la personne voit |
|---|---|---|
| Administration de l'entreprise | Administrateur·rice | toutes les activités et tous les chantiers |
| Chef·fe de chantier de tous les chantiers | Chef·fe de chantier (tous les chantiers) | toutes les activités et tous les chantiers |
| Chef·fe de chantier de ses chantiers | Chef·fe de chantier (ses chantiers) | les chantiers dont elle répond, leurs activités, les heures saisies dessus et leur planning, plus ses propres activités |
| Monteur ou technicien | Monteur·euse ou technicien·ne | ses propres activités, et les chantiers auxquels elles appartiennent |
| Salarié sans autre accès | le rôle Employé seul | ses propres activités, en lecture et en impression seulement |
| Toute autre personne | aucune activité |
Un client ou un fournisseur, qui n'a qu'un compte du portail, n'ouvre aucune activité ni aucun chantier. Les modèles d'accès sont décrits dans Modèles d'accès : donner les bons droits.
Le reste de l'espace suit la même règle. Le planning d'un technicien ne montre que sa propre ligne, et les chiffres de l'Aperçu (le nombre d'activités, de contrats, de journaux de chantier) ne comptent que ce qu'il peut lire. La mention Selon vos droits, à droite des onglets, le rappelle.
Quand une activité est « à vous »
Une activité est à vous quand l'une de ces quatre choses est vraie : vous faites partie de son équipe (Qui va l'exécuter ? à la création, Assigner quelqu'un dans le projet), vous y avez saisi des heures, une période d'équipe est à votre nom, ou une étape de sa check-list vous est confiée (colonne Attribué à). Il suffit d'une seule. Un technicien qui a saisi des heures sur une activité sans figurer dans son équipe peut donc l'ouvrir.
Quand un chantier est « à vous »
Un chantier est à vous quand vous en êtes le Chef de projet, ou quand vous figurez dans la liste Utilisateurs du projet. Le Chef de projet se choisit dans l'onglet Informations du chantier : l'aide du champ dit qu'il revoit ce que le terrain ajoute et reçoit les alertes, et que vide, c'est le propriétaire du document. Les Utilisateurs se trouvent dans l'onglet Réglages.
Pour l'employeur
- Choisissez le bon modèle d'accès pour chaque poste. La fiche de Chef·fe de chantier (ses chantiers) doit porter le rôle Superviseur des activités : c'est lui qui limite la personne aux chantiers dont elle répond. La fiche affiche aussi les Outils d'équipe du poste (Messagerie, Calendrier, Drive, Meet, Synk), puis les espaces ouverts : Activités et Vente, au niveau Utilisateur.
- Rattachez la personne à ses chantiers : indiquez-la comme Chef de projet, ou ajoutez-la aux Utilisateurs du projet. Sans cela, un chef de chantier « de ses chantiers » ne voit rien.
- Créez les comptes depuis un modèle d'accès. Un compte qui a l'accès aux activités sans celui aux projets (Utilisateur projets) ouvre ses activités, mais ne voit ni les onglets Chantiers et Projets ni le chantier de ses activités. Les modèles donnent les deux accès. Pour changer un modèle, voir Adapter un modèle d'accès à votre entreprise et Créer et gérer les comptes utilisateurs.
- Le journal du chantier, les réserves, les attestations de conformité et les contrats d'entretien suivent le chantier : celui qui supervise tout les lit tous, un chef de chantier ceux de ses chantiers, un technicien ceux des chantiers de ses activités, et chacun ceux qu'il a écrits. Les heures prépayées d'un client (Forfait d'heures) se lisent par les chantiers que l'on lit.
- Seuls les responsables changent le travail de place : déplacer une activité vers un autre chantier, y mettre d'autres personnes ou changer qui répond d'un chantier est réservé à ceux qui supervisent tout. Un chef de chantier le fait sur ses propres chantiers, et un technicien peut s'ajouter ou se retirer lui-même.
- Les coûts et les taux de facturation des personnes (Coût d'activité, dans les paramètres de l'espace) ne se lisent que chez les responsables, les ressources humaines et la comptabilité.
- Quand une personne dit qu'une activité ou un chantier ne s'ouvre pas, regardez d'abord si elle en fait partie (équipe, heures, Chef de projet, Utilisateurs du projet). Sinon, c'est voulu : elle reçoit le message d'accès, qui lui dit à qui s'adresser.
Pour l'employé
Vous ne voyez que votre part du travail : vos activités, votre planning, vos heures. Si l'activité d'un collègue ne s'ouvre pas, ce n'est pas une panne : votre entreprise a choisi que chacun ne voie que ce qui le concerne.
Le message vous dit à qui demander l'accès. Demandez-le en disant ce que vous voulez faire : voir Quand un accès n'est pas disponible.