Facturer un abonnement de passages et ce qui vient en plus
Un client sous abonnement reçoit deux sortes de factures. Celle de l'abonnement, une fois par période (souvent par an), que Neoffice prépare pour vous en brouillon. Et celle de ce qui vient en plus : une intervention demandée par le client, un travail hors abonnement, des heures ou du matériel, que vous facturez depuis l'intervention terminée. Un passage déjà payé par l'abonnement n'est jamais facturé une seconde fois.
La facture de l'abonnement
Au début de chaque période, l'abonnement du contrat crée la facture en brouillon : rien ne part sans vous. Elle porte le client, ses adresses et son contact, et elle est rattachée au projet du client : vous la retrouvez dans son dossier, avec le reste.
- Ouvrez l'espace Commercial, onglet Factures, et ouvrez le brouillon. Vous le retrouvez aussi depuis le projet du client ou depuis l'abonnement (Connexions, Facture de vente).
- Vérifiez le montant et la période.
- Cliquez sur Valider, puis Oui.
- Cliquez sur Envoyer : le client reçoit la facture par e-mail, en PDF, avec son bulletin de versement QR.
La première facture couvre la période qui commence à la date Commence le du contrat (par défaut le 1er du mois suivant, pour garder un prix entier). L'abonnement, ses dates et ses rappels se règlent comme tout abonnement : voir Abonnements et facturation récurrente. Pour valider et envoyer : Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture.
Ce que l'abonnement paie déjà
Une intervention créée par un contrat facturé d'avance porte la case Couvert par l'abonnement (« Payée d'avance par l'abonnement du contrat : non proposée à la facturation »). Elle n'apparaît dans aucune liste « à facturer » : ni l'onglet Finance du projet, ni le mur des activités, ni la tuile de l'Aperçu, ni l'assistant de facture.
Pour facturer quand même un passage couvert (un travail en plus fait ce jour-là, par exemple), ouvrez l'intervention et décochez la case : elle redevient facturable.
Une intervention en plus
Une demande du client, une intervention ponctuelle ou un travail hors abonnement se facturent quand ils sont terminés.
- Le travail fait, sur la fiche de travail, cliquez sur Terminer l'activité, puis Valider le travail terminé : l'intervention passe dans À facturer du mur des activités. Cliquez ensuite sur Formulaire complet, puis sur Facturer.
- L'assistant de facture montre la facture à gauche et, à droite, Ce qui est facturé, la Mise en page (Par activité ou Par nature), les Heures facturées (Heures pointées ou Heures prévues) et, à part, le coût et la marge, qui ne vont jamais au client.
- Cliquez sur Créer la facture (brouillon) : la facture s'ouvre, en brouillon.
- Vérifiez-la, puis Valider et Envoyer.
Un pack d'activités vendu au Forfait, avec son Prix forfaitaire, ajoute de lui-même la ligne « Prix forfaitaire — … » à la facture de l'intervention.
Une fois facturée, l'intervention passe à Facturé et ne se modifie plus ; Ouvrir la facture y mène.
Encaisser
Quand le client paie, enregistrez le paiement depuis la liste des factures (Encaisser dans le panneau de droite) : la facture passe à Payé. Voir Encaisser un paiement client, et pour une facture en retard Relancer un client en retard.