Contrôler une facture d'achat contre la réception et la commande
Neoffice compare chaque facture d'achat à ce qui a été commandé et à ce qui a été reçu. Une facture qui correspond passe sans rien vous demander ; une facture avec un écart (des pièces facturées et pas reçues, un prix plus haut que celui de la commande) est retenue du paiement jusqu'à ce qu'une personne décide. Cette page décrit l'interface Avancé (voir Simple ou Avancé).
Préparer la facture sur la réception
Quand vous comptabilisez la facture scannée d'un fournisseur (voir Scanner une facture ou un document), ou quand vous ouvrez une facture d'achat en brouillon, Neoffice vous demande ce que la facture concerne :
- Les réceptions du fournisseur. Celles qui ont des modèles en commun avec la facture sont proposées en premier et cochées ; chacune dit son nombre de pièces, son montant et sa base (Compté, Validé, non compté). Vous pouvez en cocher plusieurs.
- Les commandes ouvertes. Pour une facture arrivée avant la marchandise : la facture se prépare alors sur la commande.
- Ce qui va être fait. Le résultat, modèle par modèle : ici, 10 vestes facturées, 5 reçues, et les 5 autres « non reçues, sur une ligne à part ».
- Préparer sur la réception … Refait les lignes de la facture sur la réception choisie. Comme avant (une ligne) garde la facture telle quelle.
La facture garde ce que le fournisseur a facturé : ses quantités et ses prix. Les pièces facturées et pas encore reçues sont sur une ligne à part, reliée à la commande qui les attend encore.
Lire le contrôle
En haut de la facture, la rangée Contrôle donne le résultat :
- Contrôle. L'état de la facture et le constat en une phrase. Ligne par ligne ouvre le détail.
- Réceptions. Les réceptions de ce fournisseur qui restent à facturer ; Relier… rouvre la fenêtre précédente.
Les états possibles : Rapprochée (la facture correspond), Attend la marchandise (des pièces facturées sont encore attendues sur la commande), Écart quantité (des pièces facturées ne sont ni reçues ni attendues), Écart prix (un prix au-dessus de celui de la commande, au-delà de la tolérance), Sans réception (la facture n'est reliée à aucune réception).
L'onglet Contrôle de la facture montre le détail, modèle par modèle :
- Les colonnes. Ce qui a été commandé, ce que dit le bulletin, ce qui a été reçu, ce qui est facturé, et le prix.
- Le constat. Ici, 5 pièces encore attendues, pour 195.00.
Une facture avec un écart est retenue
Quand vous validez une facture avec un écart, son paiement est retenu : elle n'entre dans aucune proposition de paiement.
- En attente. Le statut de la facture tant que son paiement est retenu.
- Contrôle. L'état suivi de « paiement retenu ». Tant que personne n'a décidé, la rangée est surlignée et son bouton est Décider….
- Décision. Ce qui a été décidé, par qui, et la note ; Modifier… change la décision.
Décider
Cliquez sur Décider… :
- Les trois décisions. Attendre la livraison : la facture reste retenue et se libère d'elle-même à la réception de la marchandise. Contester auprès du fournisseur : un litige fournisseur est ouvert, avec une note de débit provisoire du montant de l'écart ; la facture attend que cette note soit validée, puis elle est libérée pour le reste. Accepter et payer : la facture est libérée telle quelle.
- Attendre jusqu'au. Pour une attente : si rien n'arrive à cette date, la facture revient parmi les factures à contrôler.
- Note. Ce qui justifie la décision ; obligatoire pour Accepter et payer.
- Enregistrer la décision.
Retrouver les factures à contrôler
L'Aperçu de l'espace Finance les compte dans « Ce qui demande votre attention » :
- Facture fournisseur à contrôler. Les factures validées avec un écart sur lequel personne n'a encore décidé. Un clic ouvre la liste.
Dans l'onglet Factures d'achat, trois vues leur sont consacrées : À contrôler, Paiement retenu et Sans réception. Les vues cochées s'additionnent : pour ne voir que les factures retenues, retirez d'abord Ouvertes (qui les contient déjà), puis cochez Paiement retenu.
- Les vues de l'onglet. La croix à gauche les retire toutes.
- Paiement retenu. Seule vue cochée ici.
- La facture retenue. Un clic l'ouvre.
Quand la marchandise arrive
À la réception des pièces attendues, la facture est contrôlée de nouveau : si tout correspond, elle passe Rapprochée et son paiement est libéré, sans que vous ayez rien à faire.
- Le statut. La facture n'est plus en attente : elle est à payer.
- Contrôle. Rapprochée : facturé 10, reçu 10. La décision d'attendre a fait son office ; elle reste lisible dans l'onglet Contrôle.
À régler une fois
Dans la fiche de la société, onglet Comptes, section Comptes par défaut :
- Tolérance de prix des factures fournisseur (%) et Tolérance de prix des factures fournisseur par pièce : un prix facturé au-dessus du prix commandé de plus que ces deux seuils est un écart de prix (1 % et 0.05 au départ).
- Retenir le paiement des factures fournisseur avec un écart : cochée au départ. Décochée, l'écart est signalé mais la facture reste payable.
Au quotidien
- Une facture qui arrive avant la marchandise se prépare sur la commande : elle est Attend la marchandise, retenue, et se libère toute seule à la réception.
- Le prix facturé est celui que vous payez : il n'est pas ramené au prix de la commande, l'écart est signalé.
- Une décision se change tant que l'écart demeure (Modifier…). Décider demande le droit de valider les factures d'achat.
Ce que la fiduciaire contrôle
- Le prix facturé devient le coût de la marchandise reçue : une facture au-dessus du prix de la commande corrige la valeur du stock.
- Une contestation produit une note de débit (une facture d'achat négative) de l'écart, en brouillon, à valider quand le fournisseur envoie sa note de crédit.