Le groupe d'articles décide de la comptabilité et des taxes

Quand vous rangez un article dans un groupe, vous ne faites pas que le classer : le groupe décide de la TVA qui s'applique à chaque ligne de facture et du compte comptable sur lequel va chaque vente ou chaque achat. Le groupe sert aussi à la recherche et aux statistiques, mais c'est la comptabilité qui fait son importance. Un article rangé dans le mauvais groupe se comptabilise autrement, et on ne le voit que des semaines plus tard, dans la déclaration de TVA ou dans le bilan.

Cette page explique, une fois pour tous les articles, ce que contient un groupe, d'où il tire ses valeurs, ce qui se copie et ce qui se lit en direct, et comment choisir le bon groupe. Elle se termine par les questions à poser à votre comptable.

L'idée en une minute : « Assurance » et « Conseil »

Prenons deux dépenses de 500.00 CHF, saisies sur la même facture d'achat, chez le même fournisseur. La première est une prime d'assurance : la facture du fournisseur ne porte pas de TVA. La seconde est un honoraire de conseil : la facture porte 8.1 % de TVA, que vous récupérez.

Neoffice ne vous pose pas la question ligne par ligne. Vous avez rangé l'article « Assurance » dans un groupe de frais généraux sans TVA, et l'article « Conseil » dans un groupe de frais généraux avec TVA. Le premier groupe dit « aucune TVA sur cette ligne ». Le second dit « 8.1 %, sur le compte de TVA déductible des charges d'exploitation ». Les deux groupes disent aussi sur quel compte de charges va la dépense.

Avec une troisième ligne (une marchandise de 100.00 CHF, rangée dans « Produits »), la facture d'exemple de cette page donne 1'100.00 CHF net, 48.60 CHF de TVA (40.50 sur le conseil, 8.10 sur la marchandise) et 1'148.60 CHF au total. La prime d'assurance n'y ajoute aucune TVA.

Ce que décide un groupe

Un groupe porte deux familles de réglages. Les deux se lisent sur sa fiche.

Ces réglages se font par société : le tableau des valeurs par défaut a une ligne par société, et un modèle de taxe d'article n'est valable que pour la société qui le possède. Une instance qui gère deux sociétés a donc deux lignes de valeurs par défaut, et ses tableaux de taxes contiennent les modèles de chacune.

L'arbre des groupes

Ouvrez l'espace Opérations, puis l'onglet Groupes d'articles, en vue Arbre. Chaque groupe a un parent ; tout en haut se trouve le groupe racine Tous les Groupes d'Articles. La page « Groupes d'articles et marques » montre comment parcourir cet écran.

1. Produits : un groupe de base. Sous son nom, le nombre d'articles et de sous-groupes. L'étiquette Sur la boutique dit qu'il est publié sur votre site.
2. Frais Généraux sans TVA et Frais Généraux : les deux groupes de base des dépenses courantes, l'un sans TVA, l'autre avec.
3. Location de matériel : un groupe qui contient des sous-groupes (Mobilier, Tentes et structures…). La flèche à gauche le déplie.
4. Tout déplier et Tout replier ouvrent ou ferment toutes les branches.

Quatre groupes arrivent avec Neoffice : Produits, Services, Frais Généraux et Frais Généraux sans TVA. Leur fiche porte l'interrupteur Utilisé par le système : la configuration de la TVA repose sur eux, et seul le compte Administrator de l'instance peut les supprimer, les renommer ou les déplacer. Leurs taux et leurs comptes, eux, restent modifiables. Les autres groupes de l'arbre (ici la location, les cours, l'hébergement) sont ceux de l'entreprise.

Un article peut être rangé dans un groupe qui a des sous-groupes : Produits contient 151 articles et huit sous-groupes. La case Est un groupe ne l'empêche pas : elle dit seulement que le groupe pourra recevoir des sous-groupes.

Un groupe ouvert

Un clic sur le nom d'un groupe, dans l'arbre, ouvre sa fiche. Voici un groupe de frais généraux sans TVA, construit pour l'exemple.

1. Taxe par défaut : Sans TVA. C'est le profil dont le groupe est parti (voir la section suivante).
2. Valeurs par défaut du groupe d'articles : une ligne par société. Ici, l'entrepôt Magasins et le compte de charges 6559 - Autres frais d'administration. Le compte de produits est vide : ce groupe ne sert pas à vendre.
3. Taxe sur l'article : une seule ligne, le modèle Sans TVA, pour la catégorie de taxe Étranger. Aucune ligne n'est prévue pour un fournisseur suisse : sur un achat, la ligne n'aura donc pas de modèle de taxe, et pas de TVA.

Un groupe de frais généraux avec TVA a, lui, un tableau plus rempli.

1. Taxe par défaut : Achat Investissement.
2. Une ligne sans catégorie : TVA 8.1% Vente. Elle sert quand le document est une vente à un client suisse.
3. Trois lignes de catégorie TVA Achat : TVA 8.1% Achat investissement, puis 3.8 % et 2.6 %. Elles servent quand le document est une facture d'achat chez un fournisseur (tous les fournisseurs de l'exemple ont la catégorie TVA Achat).
4. Une ligne de catégorie Étranger : Exportation 0 %, pour un client à l'étranger.

Les colonnes du tableau, de gauche à droite :

• Modèle de taxe d'article : le modèle (un taux de TVA et son compte). C'est lui qui s'affichera dans la ligne de la facture.
• Catégorie de taxe : à quel type de document la ligne s'applique. Vide : une vente à un client suisse. TVA Achat : un achat chez un fournisseur. Étranger : une vente à un client à l'étranger. La page « La catégorie de taxe et la règle de taxation » explique d'où vient la catégorie d'un document.
• Valide à partir de, Taux net minimum et Taux net maximum : des bornes facultatives (une date, une plage de prix). Laissez-les vides, sauf instruction de votre fiduciaire.

Le profil « Taxe par défaut »

Remplir à la main un tableau de six lignes et un compte par société serait long et risqué. Neoffice propose donc des profils : la liste Comptabilité et taxes simplifiées. Il y en a six.

Les mots « revente » et « investissement » désignent les deux comptes de TVA déductible de Neoffice. La famille revente (compte 1170, code de taxe 400) reçoit la TVA sur le matériel, les marchandises, les prestations et l'énergie. La famille investissement (compte 1171, code de taxe 405) reçoit la TVA sur les investissements et les autres charges d'exploitation. Le mot « revente » est trompeur : cette famille couvre bien plus que la revente. C'est le code de taxe du compte de TVA qui range le montant dans la bonne case du décompte de TVA.

Trois règles à connaître sur ces profils.

1. Le profil se copie, il ne se lit pas en direct. Quand un groupe reçoit un profil, ses tableaux de taxes et de valeurs par défaut sont remplis avec les lignes du profil, puis le groupe vit sa vie. Modifier ensuite le profil ne change aucun groupe existant.
2. À la création, vous ne choisissez pas le profil. Le formulaire d'un nouveau groupe ne montre que le nom, le groupe parent, Est un groupe (déjà allumé), la couleur de caisse et les réglages du site. Si le groupe est créé directement sous Tous les Groupes d'Articles, Neoffice lui donne le profil par défaut de l'entreprise (le champ Modèle de taxes par défaut de la Configuration de la société : Standard sur la société de démonstration). Les lignes saisies à la main avant l'enregistrement sont remplacées : créez le groupe d'abord, ajustez ensuite. Un sous-groupe, lui, ne reçoit rien.
3. Changer le champ « Taxe par défaut » d'un groupe existant écrase tout. Choisir un autre profil remplace d'un coup le tableau des taxes et les comptes par ceux du profil (dès le choix, avant même l'enregistrement). Si vous avez réglé un compte à la main, il est perdu : notez-le avant, ou n'y touchez pas.

1. Groupe d'Articles Parent : Tous les Groupes d'Articles, le groupe racine.
2. Taxe par défaut : Standard, posé par Neoffice. La fiche du groupe affiche ce champ une fois le groupe enregistré.
3. Valeurs par défaut du groupe d'articles : les comptes 4200 et 3200 du profil. Ce sont ceux des marchandises : si ce groupe doit porter autre chose, c'est maintenant qu'il faut les changer.
4. Taxe sur l'article : les lignes du profil. Une ligne appartient à une autre société de l'instance (son nom est masqué sur cette capture) : sur une instance à plusieurs sociétés, chaque société a ses lignes.

Les comptes que propose un profil sont des comptes de départ, pas une décision comptable. Les groupes Frais Généraux et Frais Généraux sans TVA de la société de démonstration, par exemple, partent des comptes 4200 et 3200 (achats et ventes de marchandises) : pour des primes d'assurance ou des honoraires, il faut des comptes de charges d'exploitation, comme ceux du plan comptable de la page « Les comptes comptables et le plan comptable ». Faites-les choisir par votre fiduciaire, groupe par groupe.

Choisir le groupe en créant un article

Dans la fenêtre Nouveau(elle) Article, le champ Groupe d'articles s'accompagne d'un rappel : Neoffice dit ce que le groupe choisi décide.

1. Groupe d'articles : ici le groupe de frais généraux sans TVA.
2. Le rappel sous le champ : Achats : 6559 · Autres frais d'administration, et TVA : Sans TVA - pri (le « pri » est l'abréviation de la société dans le nom du modèle). Pour un groupe sans compte ni TVA, il dit « Ce groupe ne définit ni compte ni TVA ».

Ce rappel est un résumé : il lit la première ligne du tableau des taxes (pas forcément celle qui s'appliquera à un achat) et la ligne de valeurs par défaut de votre société. Pour une vérification précise, ouvrez le groupe. Il se met à jour quand vous changez le groupe dans le champ.

Comment Neoffice choisit la TVA d'une ligne

Quand vous ajoutez un article à un devis, une commande, une facture de vente ou une facture d'achat, Neoffice cherche le modèle de taxe d'article de la ligne, dans cet ordre.

1. L'article d'abord. Si l'onglet Taxe de l'article a des lignes, elles passent les premières.
2. Puis le groupe de l'article, puis son groupe parent, et ainsi de suite jusqu'à la racine : Neoffice s'arrête au premier groupe qui a une ligne convenable. Cette lecture est en direct : si vous modifiez la TVA d'un groupe, tous les articles de ce groupe suivent, pour les lignes que vous ajouterez ensuite.
3. La catégorie de taxe du document filtre les lignes : un client suisse n'a pas de catégorie (lignes sans catégorie), un fournisseur a TVA Achat, un client à l'étranger a Étranger.
4. La société du document filtre aussi : seuls les modèles de la société qui établit le document sont retenus.
5. La première ligne qui convient l'emporte. L'ordre des lignes du tableau compte. Les autres lignes de la même catégorie ne sont pas perdues : elles sont les choix offerts dans le champ Modèle de taxe d'article de la ligne. Dans le groupe avec TVA ci-dessus, la ligne de 500.00 CHF reçoit 8.1 % ; en ouvrant la liste de la ligne, vous pouvez choisir 3.8 % ou 2.6 % si votre dépense est à ce taux.
6. Aucune ligne ne convient : pas de modèle, donc pas de TVA. La colonne reste vide et la liste de la ligne ne propose rien. C'est ce qui arrive à l'article « Assurance » : le groupe sans TVA n'a de ligne que pour l'étranger.

Si ni l'article ni ses groupes n'ont aucune ligne de taxe, la liste de la ligne propose tous les modèles de la société.

La fiche d'un article dit que ses lignes de taxe s'appliquent aussi à ses variantes (tailles, couleurs) : voir la page « Un article avec des variantes : le parent et ses enfants ».

Sur une facture d'achat

1. Assurance : la colonne Modèle de taxe d'article est vide, et le Compte de charges est 6310, le compte propre de l'article (voir plus bas).
2. Conseil : TVA 8.1% Achat investissement, et le compte 6531 (honoraires de conseil).
3. Marchandise : TVA 8.1% Achat revente, et le compte 4200, celui du groupe Produits.

1. Catégorie de taxe : TVA Achat, reprise de la fiche du fournisseur.
2. 11717 - TVA 8.1% investissement : 40.50 CHF, la TVA de la ligne « Conseil » (8.1 % de 500.00).
3. 11707 - TVA 8.1% revente : 8.10 CHF, celle de la marchandise (8.1 % de 100.00).
4. Total des Taxes et Frais : 48.60 CHF. La prime d'assurance n'y a rien ajouté.

Le tableau garde ses six lignes (trois taux dans chaque famille), mais seules celles qui ont un montant comptent. La colonne Taux de taxe y affiche 0 même quand la TVA est calculée : le taux de chaque ligne vient de son modèle de taxe d'article, pas du tableau. La page « Les modèles de taxes » explique ce point.

Sur une facture de vente

Les prix de cette instance de démonstration s'entendent TVA comprise (le Type de prix de la Configuration de la société est TTC).

1. Montage, rangé dans Services : TVA 8.1% Vente, et le Compte de produits 3400 - Ventes de prestations.
2. Huile, rangée dans Produits : la même TVA, mais le compte 3200 - Ventes de marchandises.

1. Modèle de taxes et frais de vente : TVA Vente TTC.
2. Trois lignes de TVA, une par taux, toutes cochées « incluse dans le prix » : seule celle à 8.1 % porte un montant.
3. Total des Taxes et Frais : 17.98 CHF, la TVA comprise dans les 240.00 CHF de la facture.

Comment Neoffice choisit le compte d'une ligne

Pour le compte de produits (vente) comme pour le compte de charges (achat), Neoffice cherche dans cet ordre et prend la première réponse :

Deux choses surprennent, et elles coûtent cher si on ne les connaît pas.

Un groupe ne transmet pas ses comptes à ses sous-groupes. Pour la TVA, Neoffice remonte l'arbre ; pour les comptes, il ne regarde que le groupe direct de l'article. Un article rangé dans un sous-groupe sans valeurs par défaut reçoit donc le compte de la société (3200 à la vente, 4200 à l'achat), même si le groupe parent a un compte bien choisi. Vérifié sur une facture de vente de démonstration : l'article d'un sous-groupe de Services est parti sur le compte 3200, pas sur le 3400 de Services. Donnez les comptes au groupe où l'on range réellement les articles.

Un article reçoit une copie des valeurs du groupe, à son premier enregistrement. Si l'article n'a pas encore de ligne de valeurs par défaut, Neoffice y recopie celles de son groupe : société, entrepôt, liste de prix, centres de coûts, fournisseur, compte de charges, compte de produits. Elle apparaît dans l'onglet Comptabilité de l'article. Dès lors, c'est la copie de l'article qui répond (ordre 1), pas le groupe. Conséquences :

• Modifier le compte d'un groupe ne change pas les articles déjà créés. Seuls les articles créés ensuite reçoivent le nouveau compte.
• Un article dont la ligne n'a pas de compte suit encore son groupe en direct. Mais dès qu'une facture de vente est enregistrée avec lui, Neoffice écrit dans l'article le compte de produits utilisé : il ne suit plus le groupe pour la vente. Enregistrer un simple brouillon suffit.
• La copie ne comprend pas tout : le compte de remise, le compte provisionnel et les comptes de comptabilité différée ne sont pas recopiés.

Ce qui change quand… (et ce qui ne change pas)

Vérifié sur la société de démonstration : un article du groupe Frais Généraux, déplacé vers Services, passe de la TVA « investissement » à la TVA « revente », mais garde ses comptes d'origine (puis il est remis dans son groupe).

Quel groupe choisir ?

Ce guide part des groupes de base et des profils de Neoffice. Les comptes cités sont ceux du plan comptable de la société de démonstration : le vôtre peut différer, et c'est votre fiduciaire qui décide.

Quelques repères pour choisir.

• Regardez la facture du fournisseur. Si elle porte une ligne de TVA, c'est un groupe avec TVA. Si elle n'en porte pas (assurance, intérêts, taxes officielles), c'est un groupe sans TVA.
• Un groupe, un compte. Si vos assurances vont sur le 6310 et vos honoraires sur le 6531, créez un groupe par compte, avec ses valeurs par défaut. Ou gardez un seul groupe et donnez le compte à l'article, dans son onglet Comptabilité : c'est le plus souple pour des dépenses variées. C'est ce qu'on a fait dans l'exemple : le groupe propose le compte 6559, l'article « Assurance » le remplace par le 6310.
• Le groupe ne gère pas la part déductible. Un repas d'affaires ou un véhicule utilisé en partie à titre privé ne se déduit pas en entier : Neoffice n'en calcule pas la part. Le plan comptable a un compte Correction de l'impôt préalable (lors d'utilisation mixte) (6740) : votre fiduciaire dit quoi y inscrire.
• Un achat de service à l'étranger (un logiciel en ligne, du conseil) n'a pas de modèle de taxe d'article qui calcule l'impôt sur les acquisitions : demandez à votre fiduciaire comment le saisir.

Les questions à poser à votre comptable

Chaque réponse se règle à un endroit précis de Neoffice. Apportez cette liste à votre prochain rendez-vous.

1. De quels groupes ai-je besoin, et à quel taux de TVA chacun ? Vos ventes sont-elles toutes à 8.1 %, ou certaines à 2.6 % (denrées, livres) ou à 3.8 % (hébergement) ? Réponse dans le tableau Taxe sur l'article de chaque groupe.
2. Sur quel compte va chaque famille de ventes et d'achats ? Marchandises, prestations, sous-traitance, frais généraux. Réponse dans Valeurs par défaut du groupe d'articles, ou dans l'onglet Comptabilité de l'article.
3. Quelles dépenses n'ont pas de TVA ? Assurances, intérêts, taxes officielles, cotisations, loyers : lesquelles, dans mon cas ? Réponse : le groupe Frais Généraux sans TVA.
4. Pour mes dépenses avec TVA, la TVA va-t-elle dans la famille « revente » ou « investissement » ? Matériel, marchandises, prestations et énergie (code 400) d'un côté ; investissements et autres charges d'exploitation (code 405) de l'autre. Réponse : Produits et Services d'un côté, Frais Généraux de l'autre.
5. Cet achat est-il une charge ou un investissement à porter à l'actif et à amortir ? À partir de quel montant ? Réponse : l'article, avec la case Est Immobilisation, et le compte d'actif.
6. Quelle part de la TVA puis-je déduire sur un repas d'affaires, un cadeau, un véhicule à usage mixte ? Neoffice ne la calcule pas.
7. Mes ventes à l'étranger sont-elles une exportation ou une prestation à l'étranger ? Réponse : la ligne de catégorie Étranger du groupe (voir la page « La catégorie de taxe et la règle de taxation »).
8. Mes prix sont-ils saisis hors TVA ou TVA comprise ? Réponse : le Type de prix de la Configuration de la société (voir « Modifier les informations de votre entreprise »).
9. Qui peut changer un groupe, et quand ? Une facture validée ne se corrige pas pour la TVA (voir « Corriger le compte comptable d'une facture ») : mieux vaut régler les groupes avant la première facture.

À régler une fois

• Réglez les groupes avant de créer les articles. Les comptes se copient dans l'article à sa création : corriger un groupe après coup ne corrige pas les articles déjà faits.
• Qui fait quoi : créer et modifier un groupe demande le rôle Gestionnaire des articles. Les modèles de taxe d'article et les profils se modifient avec le rôle Responsable comptabilité (ou administrateur). Voir « Modèles d'accès : donner les bons droits ».
• Plusieurs sociétés : ajoutez une ligne par société dans les deux tableaux du groupe. Sans ligne pour une société, ses lignes de facture partent sur les comptes par défaut de la société et sans modèle de taxe.

Au quotidien

• Choisissez le groupe le plus précis, celui où l'on range vraiment cet article (une feuille de l'arbre), et lisez le rappel sous le champ : s'il est inattendu, demandez avant d'enregistrer.
• Sur une facture, regardez la colonne « Modèle de taxe d'article » : vide, la ligne n'a pas de TVA. C'est normal pour une prime d'assurance, c'est une erreur pour du conseil.
• Si un article change de groupe, prévenez la comptabilité. La TVA suit le nouveau groupe, mais pas les comptes.
• Une TVA qui manque ou une TVA en trop sur une ligne vient presque toujours du groupe de l'article : ouvrez l'article, regardez son groupe, puis le tableau Taxe sur l'article du groupe.
• Ne corrigez pas vous-même un groupe : demandez à la personne qui gère les groupes.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Faites relire chaque groupe par votre fiduciaire : taux de TVA, famille de TVA d'achat, comptes de produits et de charges, société par société. C'est là que se décide, sans que personne ne le voie, sur quel compte va chaque vente et chaque achat.
• Donnez les comptes au groupe où l'on range les articles, pas à un groupe parent : un sous-groupe ne reprend pas les comptes de son parent.
• Ne changez pas le champ « Taxe par défaut » d'un groupe en service : il écrase ses taxes et ses comptes.

Voir aussi

• Créer un article
• La fiche d'un article : ce que contient chaque onglet
• Groupes d'articles et marques
• Gestion de stock
• Un article avec des variantes : le parent et ses enfants
• Les modèles de taxes : ce que choisit le champ « Taxes et frais »
• La catégorie de taxe et la règle de taxation
• Les comptes comptables et le plan comptable
• La ligne dépliée d'un document
• Créer une facture de vente
• Saisir une facture d'achat
• Corriger le compte comptable d'une facture
• Modifier les informations de votre entreprise
• Modèles d'accès : donner les bons droits

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Les données de l'exemple viennent de la société de démonstration d'osiris, qui est assujettie à la TVA et a son plan comptable. Les deux groupes « frais généraux » de l'exemple, les articles et les factures ont été créés pour la page, puis supprimés. Les comptes 6559, 6310 et 6531 sont ceux du plan de démonstration ; les écrans montrent le résultat, mais les valeurs ont été posées sans passer par un clic dans la ligne de valeurs par défaut.
• La liste déroulante du champ « Modèle de taxe d'article » d'une ligne n'a pas été ouverte à l'écran. Les choix décrits (8.1 %, 3.8 % ou 2.6 % pour le conseil, rien pour l'assurance) sont ceux que renvoie la fonction de Neoffice qui remplit cette liste ; la TVA calculée sur les lignes, elle, est celle de l'écran.
• L'ordre de recherche de la TVA et des comptes, la copie des valeurs du groupe dans l'article et l'écriture du compte de produits dans l'article à l'enregistrement d'une facture de vente sont lus dans le code ; chacun a aussi été rejoué sur des enregistrements de test (compte de l'article avant et après, TVA avant et après un changement de groupe). Le réalignement d'un brouillon à son enregistrement a été vu dans la réponse du serveur, pas dans une fenêtre.
• Le profil par défaut d'un groupe créé sous la racine et le remplacement des tableaux par un autre profil ont été vus (le remplacement sur un formulaire non enregistré). La perte des lignes saisies à la main à la création, et l'absence de lignes pour un sous-groupe, ont été vues pour un groupe de démonstration ; leur effet sur un groupe déjà utilisé n'a pas été essayé.
• Les codes de taxe 400 et 405 sont ceux des comptes de TVA de la société de démonstration ; le rôle de ces codes dans le décompte de TVA est lu dans le code, pas dans une déclaration.
• Ce que la loi sur la TVA dit des assurances, des intérêts ou des taxes officielles n'a pas été vérifié dans Neoffice : la page donne la règle pratique (« pas de TVA sur la facture du fournisseur : groupe sans TVA ») et renvoie à votre fiduciaire.
• La caisse, le site et les variantes n'ont pas été essayés avec ces groupes.
• Les droits (qui crée un groupe, qui modifie un profil) sont lus dans les droits de chaque liste ; aucun compte restreint n'a été essayé.