Les réglages du module Construction

Quelques réglages valent pour tout le module et non pour un chantier : les unités, l'en-tête des devis, les comptes que la facturation utilise, la façon de valider les métrés. Ils se tiennent dans une seule fiche, Paramètres Neoconstruction. Cette page la décrit, avec le pack régional suisse et les droits d'accès.

Ouvrir les paramètres

Dans l'espace Construction, ouvrez l'onglet Paramètres, puis la tuile Réglages Construction (« Interrupteurs de l'instance, acomptes, situations et semaine des équipes »). La fiche Paramètres Neoconstruction s'ouvre, avec son bouton Enregistrer en haut à droite.

1. Construction, dans le menu de gauche.
2. L'onglet Paramètres.
3. La tuile Réglages Construction.

La fiche se modifie avec le rôle Responsable Système. Une section Configuration Nora (le modèle et la clé de l'assistant) apparaît quand l'interrupteur Assistant Nora (Claude) est allumé ; la clé n'est lisible que par le Responsable Système.

Fonctionnalités activées, écran du devis, unités, chantier

1. Fonctionnalités activées : six interrupteurs, Projets, Devis quantitatif (BOQ), Métré sur plans, Appels d'offres, Avenants et Assistant Nora (Claude). Laissez-les comme ils sont.
2. Écran du devis : deux interrupteurs, éteints tant qu'on ne les allume pas. Entrées « base de coûts » ajoute « Depuis la base de coûts » dans le devis (barre d'outils, menu +, menus du clic droit, lignes de ressources) et « Base de coûts » dans l'éditeur d'assemblage ; éteint, le devis ne propose que le catalogue d'articles, le catalogue de ressources et les assemblages. Bouton « Assemblage » de la barre d'outils ajoute une sélection rapide d'assemblages chiffrés, à côté de Catalogue ; éteint, un assemblage se reprend par le clic droit sur un article, ou avec son article par Catalogue.
3. Unités : une unité par ligne (« to », « sa »…). Elles figurent en tête de chaque liste d'unités des devis, des ressources et des assemblages, dans l'ordre saisi ; les unités usuelles (m², m³, m, h…) suivent. Une unité retirée de la liste reste sur les lignes qui l'utilisent.
4. Chantier : Qui valide les métrés : le Chef d'équipe, depuis son téléphone, ou le Bureau, qui les valide en validant le rapport du soir du chantier.
5. Heures de travail d'une personne par semaine (40 par défaut) : ce qu'une équipe peut fournir dans Planning des équipes, soit son effectif (le chef d'équipe et les personnes qui lui sont rattachées) multiplié par ces heures.

En-tête de devis

Chaque PDF de devis porte en en-tête la société telle qu'elle est saisie dans la Société : nom, adresse, numéro de TVA, téléphone, fax, e-mail, site web et logo. Cette section règle quelques détails. La société choisie ici est aussi celle qui émet les factures créées depuis un devis.

1. Société qui émet les devis : vide, la société par défaut.
2. Lieu d'émission : écrit avant la date ; vide, la localité de l'adresse de la société.
3. Initiales après la date : imprimées après la date sur un devis ; vides, les initiales de la personne qui exporte.
4. Décimales de quantité par unité : une ligne par unité (« pce 3 », « kg 3 »). Les unités non listées suivent la règle par défaut : bloc et pce sans décimales, m³ avec 3, tout le reste avec 2.
5. Nom du projet dans « Concerne » : imprime le nom du projet au-dessus de l'adresse du chantier, dans le bloc « Concerne » du devis ; éteint, l'adresse du chantier puis le nom du devis.
6. Message d'envoi d'un devis par e-mail : le message proposé à l'envoi ; {number} est le numéro du devis et {name} son nom. Vide, un court message invite le client à trouver le devis en pièce jointe.

Pour modifier la société elle-même, voir Modifier les informations de votre entreprise.

Facturation des devis

Cette section dit comment un devis devient une facture de vente. Chaque choix est une valeur par défaut : l'assistant de facturation l'affiche et permet de la modifier pour chaque facture (voir Facturer un devis).

1. Article pour les travaux facturés et Article pour les déductions et suppléments : les articles de service qui portent les lignes. Vides, des articles « Travaux de construction » et « Conditions du devis » sont créés à la première utilisation.
2. Compte de produits pour les travaux : vide, le compte de produits par défaut de la société.
3. Valider les factures à leur création (décoché : les factures restent en brouillon) et Délai de paiement des factures (jours), 30 par défaut.
4. Trois réglages de situation : Les factures de situation détaillent les travaux par (Chapitres, Tâches ou Positions, proposé par Facturer le projet), Le décompte final déduit (Chaque facture précédente par son nom ou Le total déjà facturé, sur une seule ligne) et Un métré corrigé après sa facture est rendu (Sur la prochaine situation, en ligne négative, ou Par une note de crédit).
5. Six comptes, un par famille de conditions du devis : Compte pour les rabais, Compte pour les escomptes, Compte pour la retenue (retenue sur chaque facture, libérée par une facture ultérieure), Compte pour les autres déductions (assurance, panneau de chantier, contribution, prorata), Compte pour les suppléments et Compte pour l'arrondi.

Demandes d'acompte

Trois champs règlent ce que l'assistant propose pour un acompte.

1. Une demande d'acompte part de : Pourcentage, Jalon ou Quantités métrées, ce que l'assistant de facturation propose d'abord ; le bureau peut toujours choisir une autre voie.
2. Pourcentage par défaut d'une demande d'acompte : proposé quand l'acompte est généré au pourcentage, modifiable à chaque fois.
3. Compte de produits des demandes d'acompte : le compte qui comptabilise les travaux d'une demande d'acompte. Vide, le compte de produits des travaux est utilisé.

Le pack régional suisse

Dans le tableau de bord de Construction (l'icône de la maison), Tous les écrans, Chiffrage et devis, la tuile Suisse — Swiss Pack ouvre la page Pack régional — Suisse (CH). Elle est en lecture seule : elle rappelle ce que l'application sait du marché suisse.

1. Le titre et la mention Module activé.
2. Le code région (CH), la devise (CHF), les langues prises en charge (FR / DE / IT, le français par défaut), le format de date (DD.MM.YYYY), le format des nombres (1'234.56, avec l'apostrophe suisse) et le papier (A4).
3. Les Classifications : CFC (1 427 entrées), eBKP-H (39), eBKP-T (27) et NPK (29).
4. Les Normes SIA : onze références, de la SIA 102 à la SIA 451.
5. L'Explorateur de classifications : les codes et leurs libellés courts ; aucun texte détaillé NPK n'y est reproduit.

Plus bas, la page donne les taux de TVA suisses (8,1 %, 2,6 % et 3,8 %), les types de contrats de la norme SIA 118 et le détail des normes SIA.

Les valeurs par défaut de l'entreprise

Le coût de la main-d'œuvre et les majorations par défaut des nouveaux projets se tiennent sur une page à part, ouverte par le lien Modifier les valeurs par défaut de l'entreprise → des réglages d'un projet : voir Le prix d'une position.

Les droits

Deux rôles ouvrent le module : Neoconstruction User, pour travailler dans les devis et les chantiers, et Neoconstruction Manager, qui peut en plus ramener un devis en brouillon, le verrouiller ou le déverrouiller. Les comptes de téléphone des équipes portent le rôle Site Crew, sans accès au bureau. Les rôles se donnent comme tout rôle : voir Créer et gérer les comptes utilisateurs et Modèles d'accès : donner les bons droits. Le module ne s'ouvre que si l'offre de votre entreprise le comprend. Si un écran n'est pas disponible pour quelqu'un, voir Quand un accès n'est pas disponible.

À régler une fois

• Choisissez la société qui émet les devis, le lieu d'émission et les initiales : ils apparaissent sur tous les PDF.
• Remplissez les comptes de la facturation avec votre fiduciaire avant la première facture : un champ vide reprend un compte par défaut qui n'est pas toujours le bon.
• Décidez qui valide les métrés, le chef d'équipe ou le bureau.
• Laissez Valider les factures à leur création éteint tant que l'équipe n'a pas l'habitude de relire.
• Notez vos unités propres dans Unités une fois : elles passent en tête de toutes les listes.

Au quotidien

• Vous n'avez pas à ouvrir ces paramètres pour travailler ; ils servent de valeurs par défaut aux écrans que vous utilisez.
• Si un PDF de devis porte un mauvais lieu ou de mauvaises initiales, signalez-le à la personne qui tient ces réglages.
• Un changement vaut pour tout le module : prévenez l'équipe avant de modifier un réglage de facturation.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Les six comptes de la facturation (rabais, escomptes, retenue, autres déductions, suppléments, arrondi) et le compte de produits des travaux. Vides, Neoffice choisit dans le plan comptable PME suisse par numéro : les escomptes sur le 3800, les rabais sur le 3801, la retenue sur le 3809, l'arrondi sur le 3801 ; les autres déductions suivent le compte des rabais et les suppléments le compte de produits des travaux. Chaque compte doit exister dans le plan de la société et porter un numéro.
• Le compte de produits des demandes d'acompte, s'il est différent de celui des travaux.
• La société qui émet les devis : c'est la société des factures.

Voir aussi

• Construction : vue d'ensemble
• Facturer un devis : plan de paiement, acompte et situation
• Préparer le chantier : tâches et journal de chantier
• Les modèles d'impression