Location de matériel et de logement
Une prestation en mode Période se loue sur deux dates : le client choisit un jour de début et un jour de fin. C'est le mode d'une tente, d'un barbecue, d'une remorque, d'une chambre ou d'un chalet. Cette page explique comment on compte la durée, ce que le client doit savoir (heures de retrait et de retour), combien d'exemplaires sortent et comment fonctionne la caution.
Jours ou nuits
Dans l'onglet La prestation, la section Période de location commence par le champ Compté en. Ce choix n'a rien de cosmétique.
| Compté en | Du 3 au 5 fait… | Pour quoi |
|---|---|---|
| Jours | trois jours | un barbecue, une tente, une remorque, une salle, un véhicule |
| Nuits | deux nuits | une chambre, un appartement, un chalet |
L'aide du champ le dit : une chambre du 3 au 5, ce sont deux nuits, et elle est libre le 5 au matin ; un barbecue du 3 au 5, ce sont trois jours, et il ne rentre que le soir. Mêmes dates, disponibilité différente.
Jours minimum et Maximum encadrent la durée : au moins deux nuits, au plus vingt-huit. Un maximum à 0 veut dire sans limite.
Les heures de retrait et de retour
La section Les heures de la journée règle ce que le client lit sur la boutique, au comptoir et sur ses documents.
- Remis à et À rendre à : l'heure à partir de laquelle l'objet se retire, et l'heure avant laquelle il se rend. Ici 16:00 et 10:30 pour un chalet. Sur une réservation, la date de début prend l'heure de retrait et la date de fin l'heure de retour (23-10-2026 16:00, puis 25-10-2026 10:30).
- Nom de cette heure : le mot que le client voit, « Heure d'arrivée prévue » pour une chambre, « Heure de retrait » pour un barbecue, car on n'arrive pas à un barbecue. Laissé vide, le module choisit le bon mot selon qu'il s'agit d'un séjour ou d'un objet.
- Peut être retiré la veille. Un barbecue du samedi et du dimanche peut être retiré le vendredi soir : la location reste le week-end, et reste facturée comme telle. Cela dit seulement que l'objet quitte l'étagère plus tôt, pour qu'il ne soit proposé à personne d'autre ce soir-là.
- Peut être rendu le lendemain. Utilisé le dimanche, rendu le lundi matin : personne n'a à reprendre la route un dimanche soir, et l'objet reste indisponible jusqu'à son retour réel.
Utilisez ces deux interrupteurs en connaissance de cause : ils retiennent l'objet plus longtemps que la durée facturée.
Combien d'exemplaires
La capacité compte les exemplaires : trois chambres identiques, six barbecues, quarante bancs. Au comptoir, le champ Unités dit combien d'exemplaires sortent, pas combien de personnes viennent. Le calendrier affiche, sous chaque jour, le nombre d'exemplaires encore libres.
Un jour complet est teinté de rouge, un jour fermé est grisé : on voit tout de suite si les dates voulues tiennent. Avec le suivi des exemplaires par numéro de série, ce sont les exemplaires eux-mêmes qui font la capacité : voir Le matériel.
Le prix de la location
Le prix se lit sur l'article, par unité de temps : le récapitulatif du comptoir affiche « 2 Nuits × 320.00 » pour un chalet. Quand la durée correspond à un forfait, le forfait remplace le calcul au jour : un week-end de barbecue, du vendredi au dimanche, est facturé 130.00 plutôt que trois fois 52.00. La case Prix par personne et les forfaits sont décrits dans Les tarifs.
La caution
Le champ Caution de l'onglet Prix pose un montant sur chaque réservation. Le texte d'aide dit ce qu'elle est : une garantie retenue pendant la sortie, rendue au retour si tout est intact, et 0 pour aucune.
La caution suit son propre cycle, indépendant du paiement de la location. Sur la réservation, la section Caution montre le Montant et l'État de la caution :
| État | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Sans objet | pas de caution sur cet article |
| À encaisser | elle est due, elle n'a pas été prise |
| Encaissée | la maison la détient |
| Rendue | elle a été restituée |
| Retenue | tout ou partie a été conservé |
Tant qu'elle n'est pas prise, la réservation affiche un bandeau « Caution de 800.00 encore à encaisser », et un bouton de l'en-tête permet de l'encaisser.
Attention : le bouton Caution encaissée de l'en-tête enregistre l'encaissement tout de suite, sans demander confirmation. Il crée une écriture comptable (une écriture de journal) sur le compte de cautions de la société : une caution encaissée n'est pas un produit, c'est de l'argent qui ne vous appartient pas encore. Une fois la caution prise, l'en-tête propose Rendre la caution, En retenir une partie et Écriture de caution, qui ouvre l'écriture.
En retenir une partie ouvre une petite fenêtre : le Montant retenu, prérempli avec toute la caution, et le Motif, obligatoire. Écrivez le motif tout de suite : le client le demandera.
Les comptes qui reçoivent la caution se règlent par société dans les Réglages des réservations.
Le retour
Quand la location se termine, l'objet doit être marqué comme rentré, puis remis en service. Entre les deux, la Remise en état (heures) de la prestation le garde hors du catalogue le temps de le laver ou de le contrôler, et la case Attendre une remise en service manuelle l'y maintient jusqu'à ce que quelqu'un confirme qu'il est prêt, quel que soit le temps écoulé. Les boutons du retour se trouvent dans Suivre la journée, et le suivi exemplaire par exemplaire dans Le matériel.
Pour l'employeur
- Fixez les heures de retrait et de retour : le client les lit sur tous ses documents, et c'est là qu'on évite le litige.
- Décidez de la caution pour chaque article : 800 pour un chalet, 300 pour une remorque, rien pour une caisse de vaisselle.
- Réglez la remise en état : une tente à 400 francs ne repart pas sur la parole du client, cochez l'attente d'une remise en service manuelle.
- Prévoyez un compte de cautions par société dans les réglages, pour que le fiduciaire lise un solde et non un tri manuel.
Pour l'employé
- Avant d'encaisser une caution, vérifiez le montant dans le bandeau : le bouton agit sans confirmation.
- Au retour, cherchez l'article dans Arrivées et départs et marquez-le rentré avant de rendre ou de retenir la caution.
- Pour retenir une caution, écrivez le motif tout de suite.