Rendez-vous, cours et salle à l'heure
Une prestation en mode Créneau se réserve à l'heure : le client choisit une heure de début, et le module ne lui propose que ce qu'il peut vraiment tenir. Trois usages très différents partagent ce mode : le rendez-vous, le cours collectif et la salle louée à l'heure. Cette page explique les réglages de chacun.
Ce que fait le mode Créneau
Dans l'onglet La prestation, le Mode de réservation vaut Créneau. Le module découpe les horaires d'ouverture de la semaine en créneaux, retire ce qui est déjà pris, et n'affiche que les heures libres. Les heures proposées avancent du Pas des créneaux du site, 15 minutes par défaut : un rendez-vous à 9 h 15 est ordinaire. Ce pas se règle une fois pour tout le site dans les Réglages des réservations.
Les réglages communs sont les suivants.
- Durée (minutes). Écrivez-la comme vous la pensez : « 45 min », « 1h30 », « 2h », ou un nombre de minutes tout court. L'équivalent en toutes lettres s'affiche sous le champ (ici « 1 h 15 »).
- Battement avant et Battement après (minutes). Le temps de préparer la salle ou le fauteuil avant et après le créneau. Il bloque le calendrier, mais ne se facture pas.
- Temps de travail à payer (minutes). Ce que le créneau coûte à la maison, qui n'est pas ce qu'il coûte au client : un cours de 45 minutes où il faut installer et ranger la salle compte pour une heure de travail. Le quart d'heure en plus est payé à l'intervenant, mais n'est pas facturable. Vide, la durée du créneau compte entièrement.
- Participants maximum et Participants minimum. Un maximum de 1 fait une occupation privée ; au-delà, le même créneau devient un cours collectif.
Quand c'est ouvert
L'onglet Quand règle les jours et les heures. Le tableau Disponibilité compte une ligne par plage : un jour de la semaine, une heure de début (De) et une heure de fin (À). Plusieurs lignes le même jour sont permises : 9 h–12 h et 14 h–18 h font une pause de midi. Un jour absent du tableau est fermé.
Le tableau Exceptions traite les cas particuliers : un jour fermé (colonne Fermé), ou des heures différentes un jour donné. Le champ Liste des jours fériés remplace celle des réglages du site, et ferme d'un coup tous les jours fériés d'un calendrier. Cliquez sur le crayon d'une ligne : chaque champ y est expliqué.
Le rendez-vous
Une personne, un créneau. Réglez une durée (30 minutes pour une coupe, 45 pour un massage), laissez Participants maximum à 1, et ajoutez au besoin un Battement après pour remettre le fauteuil en état. Pour une prestation fournie par quelqu'un, le champ Choix de l'intervenant de l'onglet Quand dit comment la personne est attribuée : Sans intervenant, Le client choisit, Le client doit choisir, Le moins chargé ou Chacun son tour. Voir Questions au client et intervenants.
Au comptoir, l'écran Nouvelle réservation montre le calendrier du mois : chaque jour porte le nombre de créneaux libres. Un clic sur un jour affiche ses heures, groupées en Matin et Après-Midi, et la liste Intervenant propose Peu importe ou une personne.
Le cours collectif
Plusieurs personnes sur le même créneau. C'est la capacité qui les rassemble : avec 14 places, quatorze réservations différentes tombent sur la même séance.
- Type d'activité : Cours collectif.
- Participants maximum : le nombre de places. Participants minimum : en dessous, le cours n'est pas assuré.
- Cours fixe. Dans le tableau Disponibilité, cochez cette colonne pour un cours qui commence à une heure fixe, par exemple le groupe du mercredi à 14 h. Décochée, la plage est ouverte et le client choisit son heure de début. La colonne Places du même tableau fixe le nombre de places de la plage (0 : on reprend le maximum de la prestation).
- Publier les cours à l'avance (semaines). Les cours fixes sont créés avec cette avance, pour être vus, remplis et annulés avant toute réservation. C'est ce qui permet à un studio de voir et de décommander le cours du mercredi prochain.
- L'appel. L'écran La journée liste les inscrits de chaque séance avec les boutons Présent et Absent. Voir Suivre la journée.
La salle à l'heure
Une salle se loue à l'heure, à la demi-journée ou à la journée. La section Location à l'heure de l'onglet La prestation, visible en mode Créneau, règle trois choses.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Les créneaux peuvent se joindre | une salle se prend pour plusieurs heures d'affilée, et c'est une seule réservation, pas une par heure |
| Au plus, d'affilée | le plafond d'heures consécutives ; 0 veut dire autant que la journée en offre |
| La demi-journée s'arrête à | l'heure où s'arrête le matin et où commence l'après-midi |
Sans la case Les créneaux peuvent se joindre, trois heures réservées font trois réservations, donc trois documents, trois prix et trois annulations à faire. Avec la case, c'est une seule réservation de 8 h à 11 h. Une conséquence : les créneaux d'une salle avancent de leur propre durée, et non du pas du site, de sorte que les heures se suivent (08:00, 09:00, 10:00…).
Au comptoir, la salle se réserve en cliquant la première heure, puis la dernière : les heures entre les deux se teintent, et le récapitulatif compte des heures (« 3 Heures × 30.00 »). Trois raccourcis, Matin, Après-midi et La journée, remplacent ces deux clics. Un raccourci n'apparaît que si le bloc entier est libre : le 8 octobre, où la salle est prise de 8 h à 11 h, seul Après-midi reste proposé. Une pause de midi dans les horaires donne deux blocs, pas une journée.
Si les heures choisies ne se suivent pas, l'écran répond « Ces heures ne sont pas libres d'un seul tenant » ; si elles dépassent le plafond, il indique le maximum d'heures d'affilée. Les forfaits horaires, par exemple « Demi-journée, 5 h, 120 » et « Journée, 10 h, 200 », sont décrits dans Les tarifs.
Comment choisir
| Vous voulez… | Réglage |
|---|---|
| un rendez-vous individuel | participants maximum 1, créneaux non joints |
| un cours de N places | participants maximum N, créneaux non joints, cours fixe si l'heure est imposée |
| une salle à l'heure | participants maximum 1, créneaux joints, durée de 60 minutes |
| une salle à la demi-journée seulement | créneaux joints, durée de 60 minutes, forfaits de 5 et de 10 heures |
Pour l'employeur
- Réglez d'abord l'onglet Quand : c'est lui qui dit quand les créneaux existent.
- Vérifiez la durée contre les horaires. Une plage plus courte que la durée de la prestation n'offre jamais rien.
- Décidez qui paie quoi. Le temps de travail à payer sépare ce que vous payez à l'intervenant de ce que vous facturez au client.
- Annoncez vos cours à l'avance avec le champ de publication : un cours visible peut être rempli, et décommandé proprement.
Pour l'employé
- Au téléphone, passez par Nouvelle réservation : le calendrier n'affiche que des heures réellement libres.
- Pour un cours, marquez Présent ou Absent dans La journée : l'appel alimente le suivi des absences du client.
- Une heure qui manque dans la liste n'est pas une erreur : elle est prise, fermée ou plus courte que la durée de la prestation.