Créer une facture de vente
Une facture de vente est le document comptable qui réclame à un client le paiement de ce que vous lui avez vendu. Cette page montre comment en créer une, de la fenêtre de départ au brouillon enregistré, puis comment lire les onglets de son formulaire. La validation, l'impression et l'envoi sont décrits dans Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture.
Démonstration en 27 secondes : on choisit le client et l'article, et la facture est créée en brouillon.
Démarrer une facture
Ouvrez l'espace Commercial, puis l'onglet Factures, et cliquez sur Ajouter Facture de vente, en haut à droite. La liste montre vos factures avec des filtres rapides : Tous, Brouillons, À payer, En retard et Payé, chacun avec son nombre. Le bouton Liste / Grille change l'affichage. À droite, le panneau donne les montants À encaisser et En retard, rappelle ce qui vous attend (les brouillons, les factures en retard) et propose Préparer les relances. Pour le détail des listes, voir Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite.
Il y a d'autres façons de commencer :
- Depuis une commande client : ouvrez la commande, puis le menu Créer, entrée Facture de vente. La suite du parcours est dans Du devis à la commande : les commandes clients.
- Depuis une facture neuve : le menu Obtenir les articles de reprend les articles d'une Activité, d'une Commande client, d'un Bon de livraison ou d'un Devis.
- À partir d'une facture existante : la fenêtre de départ propose Utiliser un modèle (choisissez un Modèle, puis Appliquer) et Dupliquer un existant (Facture de vente à dupliquer, avec la case Garder le même client). Le menu … d'une facture propose Créer un modèle et Dupliquer.
La fenêtre de départ
Une facture commence par une fenêtre intitulée Facture de vente, sous-titrée Création. Elle fonctionne comme celle d'un devis (voir Créer un devis) : vous désignez le client, vous vérifiez les adresses, puis vous passez aux articles.
- Client ou Apporteur (obligatoire) : tapez un nom. Trois icônes se trouvent dans le champ : + pour créer un client, × pour effacer, la flèche pour ouvrir sa fiche (voir Créer un client).
- Les contacts du client s'affichent en cartes. Le contact Principal est déjà sélectionné ; le crayon d'une carte le modifie, Nouveau contact en ajoute un.
- Adresse de facturation et Adresse de livraison s'affichent aussi en cartes, avec deux boutons : l'un pour choisir une autre adresse, l'autre pour la modifier.
- Paiement (obligatoire) : les conditions de paiement, par exemple « QR-facture avec IBAN bancaire net à 30 jours ». C'est elles qui fixent la date d'échéance : dans l'exemple, une facture du 2 octobre est due le 1er novembre.
- Termes et conditions : le texte de fin de facture, déjà rempli (« Avec nos remerciements et meilleures salutations »).
Cliquez sur Choisir pour passer aux articles.
Choisir les articles
La fenêtre Sélectionner les articles s'ouvre. Tapez dans la recherche (nom, code, description ou code-barres) ou affinez avec Catalogue, Groupe d'articles, Marque et Entrepôt. Réinitialiser les filtres remet tout à zéro. Cochez un article et réglez sa quantité dans la colonne Qté : les articles cochés se regroupent en haut sous Sélectionné, et vous pouvez chercher autre chose sans les perdre. Si la recherche ne trouve rien, le bouton Créer l'article propose d'en créer un à la volée (voir Créer un article).
Cliquez sur Suivant : récapitulatif, le nombre entre parenthèses indiquant combien d'articles sont cochés. La fenêtre Revue résume la facture : pour chaque ligne, la quantité (boutons − et +), l'unité, le prix, la remise en pourcentage et le montant. On peut y réordonner les lignes en les glissant, ajouter un + Article, une + Ligne libre ou un + Sous-total, et lire le Total estimé.
Cliquez sur Ajouter au document. Le message Ajout des articles… s'affiche quelques secondes, puis la facture est enregistrée tout de suite sous la forme d'un brouillon : son numéro (FA-…) apparaît dans l'en-tête.
La facture en brouillon
L'en-tête rappelle le client, l'adresse, le contact, le Total général et l'état (Brouillon). Une frise de trois étapes suit la vie de la facture : Brouillon, Validé, Payé. L'étape en cours est entourée et le bouton Valider se trouve sous Brouillon ; d'autres pastilles peuvent s'y ajouter, comme Acompte ou Feuille de Temps. Une ligne de Nora signale ce qui mérite attention, par exemple que le client a déjà une facture ouverte, avec un bouton Voir les factures.
L'onglet Détails réunit :
- Client, Société, Référence (le numéro de commande de votre client, par exemple), Date, Date d'Échéance de Paiement et Date de livraison.
- Les interrupteurs Modifier la Date et l'Heure de la Publication, Imprimé et WebStamp, et le champ Objet (voir L'objet et son compteur sur les documents de vente).
- Scan Code Barre, pour ajouter un article avec une douchette, et les interrupteurs Ignorez Règle de Prix et Mettre à jour le stock.
- Le tableau Articles : code, description, quantité, unité de mesure, prix de la liste, remise, montant de la remise, prix et montant. Sous le tableau, Ajouter une ligne, Saisie pleine page (le tableau en grand), Marge par ligne, Déplacement, Sous-total, Ligne libre et Sélectionner des articles.
- Les totaux : Total net, Taxes et Total. Dans l'exemple, 236.82 de total net plus 19.18 de TVA font 256.00 : les prix de la liste s'entendent TVA comprise. Le tableau des taxes porte une ligne par taux de TVA suisse (8.1 %, 3.8 %, 2.6 %) ; dans l'exemple, seule la ligne à 8.1 % reçoit un montant.
Le commutateur Simple / Avancé, au-dessus du formulaire, montre plus de champs, par exemple Est un avoir (note de crédit) ou Inclure Paiement (PDV). Quand vous modifiez un brouillon, le badge Non enregistré apparaît et le bouton principal redevient Enregistrer.
Les autres onglets :
- Paiements : Allouer automatiquement les avances (FIFO), Obtenir les paiements des avances, et la section Relances (Niveau de relance, Pas de relance avant le, voir Relancer un client en retard).
- Adresse & Contact : voir plus bas.
- Conditions : le Modèle de conditions de paiement, le Calendrier de paiement (terme, échéance, pourcentage, montant) et les Termes et conditions.
- Plus d'informations : la section Commission (Apporteur d'affaires, Taux de commission), l'Équipe des ventes, les paramètres d'impression (dont la Langue d'impression) et les Remarques.
- Connexions : les documents liés à la facture.
Adresses et contacts, sans quitter la facture
L'onglet Adresse & Contact montre une carte par rôle : Facturation, Livraison et Envoyer à un tiers. Chaque carte affiche le titre de l'adresse (par exemple « Siège » ou « Chantier Martigny »), ses lignes telles qu'elles seront imprimées, et pour la facturation le contact de la facture. La carte Envoyer à un tiers, utile pour une gérance ou un architecte, montre l'adresse du tiers et la Page de garde (une lettre d'accompagnement) ; elle se règle une fois pour toutes sur la fiche du client (voir La fiche d'un client).
Choisir une autre adresse ou un autre contact
Cliquez sur Changer dans la carte Facturation : le carnet d'adresses du client s'ouvre, les adresses à gauche, les contacts à droite.
- Cliquez sur une carte pour l'utiliser sur cette facture : elle prend la pastille Sur ce document.
- Facturation préférée, Livraison préférée et Principal indiquent ce que prendront par défaut les prochains documents de ce client. Ils ne changent rien à la facture ouverte.
- Cliquez sur Appliquer : la facture reprend l'adresse et le contact choisis.
Dans la carte Livraison, Changer propose d'abord Comme la facturation : la marchandise part à l'adresse de facturation. Choisissez une autre adresse pour livrer ailleurs, par exemple sur un chantier.
Modifier ou ajouter une adresse
Cliquez sur Modifier sur une adresse, ou sur + Ajouter une adresse. Le formulaire s'ouvre dans le carnet, sans quitter la facture, et suit l'ordre de l'enveloppe :
- Titre de l'adresse et Type d'adresse (facturation, livraison…). Le titre vous permet de reconnaître l'adresse parmi celles du client.
- Nom sur les documents : remplace le nom du client sur l'impression (par exemple une gérance qui reçoit la facture pour son locataire). Il apparaît en gras sur les cartes, pour qu'on voie que ce n'est pas le nom du client.
- À l'attention de : la ligne imprimée au-dessus de la rue. Choisir un contact y met le nom d'un des contacts du client.
- Rue et N° : commencez à taper une adresse suisse, la liste propose les adresses officielles et remplit rue, numéro, NPA, ville, canton et pays. Adresse ligne 2 reste libre.
- Adresse e-mail, Téléphone, et pour une adresse de livraison les Instructions de livraison (étage, code d'accès, endroit où déposer la marchandise).
- Les cases Adresse de facturation préférée et Adresse de livraison préférée fixent ce que prendront les prochains documents.
Cliquez sur Enregistrer : l'adresse est enregistrée sur la fiche du client et le carnet revient. Annuler ferme le formulaire sans rien écrire. Ouvrir la fiche complète ouvre la fiche Adresse entière dans un nouvel onglet, pour ce que le carnet ne montre pas. Tant que le formulaire est ouvert, Appliquer est grisé.
Un contact avec plusieurs e-mails et numéros
Modifier sur un contact ouvre sa fiche dans le carnet : Civilité, Prénom, Nom et Fonction (comptable, chef de chantier…), qui aide à choisir la bonne personne. Un contact peut avoir plusieurs adresses e-mail et plusieurs numéros. Pour chacun, cochez lequel est Principal ; pour les numéros, cochez aussi le Mobile principal. Ajoutez une ligne avec + Ajouter un e-mail ou + Ajouter un numéro, retirez-en une avec ×. La case Contact principal désigne le contact que prendront les prochains documents du client.
À l'attention d'une personne, sur cette facture seulement
Sous le contact de la carte Facturation, l'interrupteur À l'attention de … imprime le nom de ce contact sous le nom du client, pour cette facture seulement. Si le contact porte le même nom que le client, l'interrupteur reste grisé, avec la mention « Le contact porte le nom du client » : choisissez un autre contact.
Pour l'employeur
- Les conditions de paiement et le texte de fin viennent des réglages du client et de l'entreprise : une facture arrive préremplie. Les prix et les taxes viennent de la liste de prix du client et du modèle de taxes (voir Listes de prix, règles de tarification et remises).
- Une facture est un document comptable : une fois validée, elle écrit au grand livre et ne se modifie plus. Qui peut créer, valider ou supprimer une facture dépend du modèle d'accès de chacun (voir Modèles d'accès : donner les bons droits).
- Les adresses se corrigent à la source : une adresse ou un contact modifié dans le carnet est enregistré tout de suite sur la fiche du client, et les prochains documents le reprennent.
Pour l'employé
- Cherchez le client par son nom dans Client ou Apporteur ; si vous ne le trouvez pas, créez-le avec le + du champ.
- Vérifiez l'adresse de facturation et l'adresse de livraison avant de cliquer sur Choisir : c'est plus rapide de les corriger dans la fenêtre de départ que sur la facture finie.
- Pour une facture proche d'une facture passée, utilisez Dupliquer un existant plutôt que de tout ressaisir.
- Contrôlez les quantités, le Total et la Date d'Échéance de Paiement avant de valider : une facture validée ne se corrige plus que par un avoir.
- Si un message Non autorisé ou Accès non disponible s'affiche, demandez à la personne qui gère les accès de votre entreprise de vérifier votre modèle d'accès.