Corriger une facture : l'avoir

Une facture validée ne se modifie plus. Quand elle contient une erreur, ou quand le client rend une partie de ce qu'il a acheté, on émet un avoir, que Neoffice appelle note de crédit : une facture de vente en sens inverse, aux montants négatifs, qui garde la trace de la correction. Côté achats, le même document s'appelle note de débit (voir Corriger une facture d'achat : la note de débit). Cette page décrit l'écran de l'avoir, puis cinq situations (un article rendu en entier, une partie d'une ligne, une ligne retirée, un montant sans article rendu, un escompte), ce que chacune écrit dans la comptabilité, et comment lier l'avoir à la facture : le rapprochement.

Ne confondez pas ce rapprochement (« Rapprochement des paiements », aussi appelé réconciliation de paiements), qui lie un avoir, un paiement ou un acompte à une facture, avec le rapprochement bancaire, qui compare votre relevé de banque à vos écritures.

Les mots justes

Le même document porte plusieurs noms selon l'écran. Le tableau dit lequel employer, et où on le lit.

Deux pièges de vocabulaire. L'entrée Rabais de facture du menu Créer n'est pas un rabais accordé au client : elle ouvre le financement de la facture auprès d'une banque (champs Date de début du prêt et Période de prêt (jours)). Et certains libellés s'affichent encore en anglais (Credit Note, Sales Invoice) : voir plus bas « Les messages affichés en anglais ».

Les numéros de compte de cette page sont ceux du plan comptable suisse PME installé par Neoffice. L'écran ajoute à chaque compte l'abréviation de la société (« - pri » dans nos exemples) : elle est omise dans les tableaux. Si votre société a un autre plan comptable, reprenez les noms des comptes plutôt que les numéros.

Que s'est-il passé ?

• Le client rapporte tout, et la facture n'a qu'une ligne : cas 1, le plus simple.
• Le client ne rapporte qu'une partie (3 articles sur 10, par exemple) : cas 2.
• Une ligne entière n'aurait pas dû être facturée, la facture en compte plusieurs : cas 3.
• Aucun article n'est rendu, mais vous renoncez à un montant (un solde que le client ne paiera jamais) : cas 4, avec le compte de perte client.
• Le client a payé plus tôt et déduit un escompte : cas 5, par une écriture de journal.
• La facture est déjà payée : cas 6, l'avoir puis le remboursement.
• Le client doit un geste commercial sans qu'aucune facture soit visée : cas 7, l'avoir sans facture d'origine.

Dans tous les cas, deux questions reviennent : la marchandise revient-elle en stock (voir « Le stock »), et l'avoir doit-il réduire tout de suite la facture d'origine (voir « Lier l'avoir à la facture »).

Toutes les voies pour émettre un avoir

• Depuis la facture (le cas courant) : ouvrez la facture validée, cliquez sur Créer, puis sur Retour / Note de crédit.
• Depuis le bon de livraison : pour remettre la marchandise en stock sans toucher aux écritures de vente, Créer, puis Retour de Ventes (voir Livraisons, expéditions et tournées).
• Sans facture d'origine : dans une nouvelle facture de vente, passez en vue Avancé et activez Est un avoir (note de crédit) ; saisissez les quantités en négatif (cas 7).
• Par une écriture de journal ou une écriture de paiement, quand il n'y a aucun article à rendre : cas 5 et cas 4 (variante), voir Les écritures de journal et leurs modèles et L'écriture de paiement.

L'écran de l'avoir, zone par zone

Un clic sur Retour / Note de crédit ouvre une nouvelle facture de vente, déjà remplie : le client, la société, le champ Retour contre et les lignes de la facture d'origine avec leurs quantités en négatif. Rien n'est enregistré : c'est un brouillon que vous contrôlez avant de cliquer sur Enregistrer. La vue Simple est celle de l'écran ; la vue Avancé (commutateur en haut à droite) ajoute quelques champs.

Le formulaire a cinq onglets : Détails (tout ce qui compte), Paiements, Adresse & Contact, Conditions et Plus d'informations. Après l'enregistrement s'ajoute Connexions, qui liste les documents liés (la facture d'origine, les écritures de paiement). Sur chaque capture, les repères numérotés renvoient aux tableaux qui suivent.

L'onglet Détails, du haut vers le bas

Le tableau des articles. Une ligne par article de la facture, avec des quantités négatives. Les colonnes sont :

• N°. : le numéro de la ligne ;
• Article et Description : repris de la facture ;
• Quantité : c'est la colonne qui compte. « −7 » veut dire que 7 articles peuvent encore être rendus ; tapez « −3 » pour en rendre 3. Le tableau refuse un nombre positif et un nombre supérieur à ce qui reste à rendre ;
• Unité de mesure ;
• Prix de la liste des prix (CHF), Remise (%) sur le tarif de la liste de prix avec marge et Montant de la remise : le prix et la remise de la facture d'origine, à ne pas changer ;
• Prix (CHF) : le prix unitaire de la facture d'origine. Il peut être plus bas, jamais plus haut (voir « Si quelque chose se passe mal ») ;
• Montant (CHF) : quantité fois prix, en négatif.

Les boutons sous le tableau : Déplacement et Sous-total (structurent l'impression), Ligne libre (une ligne de texte), Dupliquer, Supprimer (visible quand une ligne est cochée), Sélectionner des articles, et les deux icônes de téléchargement et d'envoi pour exporter ou importer les lignes. Saisie pleine page agrandit le tableau.

Le crayon à droite d'une ligne ouvre la ligne complète : Code-barres, Article, Nom de l'article, Description, Remarques, Quantité, Unité de mesure, Prix de la Liste des Prix, Prix, Montant, Modèle de taxe d'article, Code de taxe, Est un article gratuit, Eligible aux commissions, Prix Net, Montant net, Qté (entrepôt), Qté (société), Saut de Page, puis des sections repliées : Remise et marge, Expédition directe, Détails comptable (Compte de produits, Actif, Compte de charge, Steuerziffer CH), Produits comptabilisés d'avance, Détails du poids de l'article, Détails du stock (Entrepôt, numéros de série et lots), Références (le lien vers la ligne de la facture d'origine) et Dimensions comptables. Presque tout y est repris de la facture : on n'y touche pas.

Deux sections repliées complètent l'onglet : Devise et liste de prix (Devise, Liste de prix) et Dimensions comptables (Projet).

Les autres onglets

Les deux derniers champs concernent la facture d'origine : voir Relancer un client en retard.

L'onglet Adresse & Contact reprend les trois cartes de la facture : Facturation (1, l'adresse, le contact, l'interrupteur À l'attention de et la Région), Livraison (2) et Envoyer à un tiers (3, pour adresser le document à une gérance, par exemple). Chaque carte a son bouton Changer ou Choisir. Rien à y faire pour un avoir ; ce que vous y laissez est imprimé. Pour le détail des cartes, voir Créer une facture de vente.

L'onglet Conditions contient deux champs : Conditions (1, le modèle de conditions, ici « Avec nos remerciements et meilleures salutations ») et Détails des Termes et Conditions (2, le texte imprimé en bas du document, modifiable).

Plus bas dans le même onglet : Commission (Apporteur d'affaires, Taux de commission (%), Montant éligible à comission, Total de la Commission), Équipe des ventes (le tableau Contributions et incitations aux ventes : Vendeur, Contribution (%), Contribution au total net, Taux de commission, Incitations), Paramètres d'impression (En-Tête, Groupe les éléments identiques, En-tête d'impression, Langue d'Impression), Abonnement (Abonnement, Date de début, Date de fin) et Infos supplémentaires (Statut, Masquer le statut à l'impression, Campagne, Source, Est un client interne, Est réduit, Remarques). Ces champs sont ceux d'une facture : ils ne servent pas à corriger.

La vue Avancé

La vue Avancé ajoute quatre champs dans l'onglet Détails : Heure de Publication (4, à côté de Modifier la Date et l'Heure de la Publication, 1), Inclure Paiement (PDV) (2, pour une facture de caisse), Est un avoir (note de crédit) (3) et le N° d'identification fiscale de la société (qui vient de la fiche de la société, non montré sur la capture). L'interrupteur Est un avoir (note de crédit) est activé sur un avoir créé par le menu Créer ; vous l'activez vous-même pour émettre un avoir sans facture d'origine (cas 7). Dans l'onglet Adresse & Contact, la vue Avancé ajoute trois champs sur la société : Nom de l'Adresse de la Société, Adresse de la Société et Personne de contact de la société.

Cas 1. Le client rapporte tout (une facture à une ligne)

La situation. Une cliente a acheté une paire de Chaussures de trail Ridge Runner à 189.00 CHF (la facture FA-2026-02305, une ligne, impayée) et la rapporte entière. Le stock a été mis à jour par la facture (Mettre à jour le stock activé).

1. Ouvrez la facture validée, cliquez sur Créer, puis sur Retour / Note de crédit.
2. Contrôlez le formulaire : Retour contre porte le numéro de la facture, la Quantité vaut −1, le total −189.00.
3. Décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même : la facture n'étant pas payée, vous voulez qu'elle tombe à zéro tout de suite.
4. Cliquez sur Enregistrer : l'avoir est un brouillon (FA-2026-02307). Contrôlez-le, puis cliquez sur Valider et Oui.

À la validation, Neoffice affiche deux bandeaux : Validé et « Sales Invoice has been submitted successfully » (la même chose, en anglais). Le document porte le repère Retour.

À quoi on voit que c'est juste. La facture d'origine passe à l'état Note de crédit émise et son solde tombe à 0.00.

Ce que ça écrit en comptabilité. Pour voir les écritures : sur l'avoir, menu Afficher, puis Grand livre.

C'est l'écriture de la facture, à l'envers : le produit de la vente et la TVA due diminuent, la créance sur le client diminue de 189.00. La ligne du client est rattachée à la facture d'origine, dont le solde est donc réduit.

Le stock. Le mouvement de stock +1 est écrit au magasin d'origine ; la quantité en stock de l'article remonte de 1. Aucune écriture comptable de stock n'est produite : dans la configuration standard, l'inventaire permanent est désactivé.

Cas 2. Le client ne rapporte qu'une partie : un avoir sur une vente de dix

La situation. Un club a acheté dix T-Shirt blanc à 19.90 (facture FA-2026-02299 : 199.00 CHF, une seule ligne, Mettre à jour le stock activé). Il en rapporte trois.

1. Créez l'avoir comme au cas 1 : Créer, Retour / Note de crédit.
2. Dans le tableau, cliquez sur la Quantité de la ligne et tapez « −3 » : le montant de la ligne passe à −59.70, le total à −59.70 (dont −4.47 de TVA).
3. Laissez cette fois Mettre à jour le solde restant pour soi-même activé, comme proposé.
4. Enregistrer, Valider, Oui. Une fenêtre Message en anglais s'affiche : voir « Les messages affichés en anglais ».

À quoi on voit que c'est juste. L'avoir (FA-2026-02308) vaut −59.70 et garde son Montant restant dû de −59.70 ; la facture d'origine reste à 199.00 et à l'état Impayé tant que vous n'avez pas fait le rapprochement (voir plus bas), après lequel elle passe à 139.30 et à l'état Partiellement payé.

Ce que ça écrit en comptabilité.

La différence avec le cas 1 : la ligne du client est rattachée à l'avoir lui-même, non à la facture d'origine. Le solde du client est déjà juste (199.00 − 59.70), mais la facture et l'avoir restent deux postes ouverts jusqu'au rapprochement.

Le stock. Mouvement +3 au magasin d'origine.

Cas 3. On retire une ligne d'une facture qui en compte plusieurs

La situation. Une facture de 337.50 CHF (FA-2026-02306) compte trois lignes : une paire de Chaussures de trail Ridge Runner (189.00), cinq T-Shirt blanc (99.50) et un Panier Garnis (49.00). Le panier n'a jamais été commandé : seule cette ligne doit disparaître.

1. Créer, puis Retour / Note de crédit : les trois lignes sont reprises, en négatif (−189.00, −99.50, −49.00).
2. Cochez la case à gauche des deux lignes qui ne doivent pas être créditées (les chaussures et les T-shirts), puis cliquez sur Supprimer : il ne reste que la ligne du panier (−1, −49.00).
3. Ici, la série FA-RET-… a été choisie pour numéroter l'avoir à part (voir « La numérotation »).
4. Enregistrer, Valider, Oui.

À quoi on voit que c'est juste. L'avoir porte le numéro FA-RET-2026-00001 et un total de −49.00. Si vous rouvrez plus tard le formulaire d'un avoir depuis la même facture, la ligne déjà rendue reste affichée avec une quantité de 0 : c'est normal.

Ce que ça écrit en comptabilité.

Le stock. Aucun mouvement : cette facture n'avait pas mis le stock à jour (Mettre à jour le stock désactivé, le stock sortait par un bon de livraison). Pour remettre la marchandise en stock, il faut un Retour de Ventes sur le bon de livraison (voir « Le stock »).

Cas 4. Un avoir pour un montant, sans article rendu : la perte client

La situation. Un client a payé 179.00 CHF d'une facture de 199.00 (FA-2026-02309, dix T-Shirt blanc) et il est introuvable : les 20.00 CHF restants ne seront jamais payés. Aucun article n'est rendu, on ne peut donc pas déduire ce montant par une ligne d'article. On le déduit par un avoir, et on le passe en perte au niveau comptable, dans un compte de déduction de ventes (classe 3), pas dans un compte de charge.

Le compte. Il n'y a pas un seul bon compte : certaines fiduciaires séparent (escomptes, rabais et pertes sur clients chacun dans son compte), d'autres mettent toutes les déductions dans le même compte. Les deux sont possibles dans Neoffice, c'est un choix comptable, et il se règle une seule fois, dans l'article (voir plus bas). Le plan comptable suisse PME de Neoffice a, pour les ventes de marchandises (compte 3200), la famille 329x des déductions : 3290 Escomptes, 3291 Rabais et réductions de prix, 3295 Pertes sur clients, variation de prix. Il a les mêmes familles pour les prestations (349x, produit 3400), et une famille générale (38xx, avec 3805 Pertes sur clients, variation du ducroire). Prenez la famille du compte de produit des articles de la facture ; ici, 3295. Si ce compte n'existe pas dans votre plan, créez-le : espace Finance, rubrique Tout le module, groupe Banque et configuration, liste Compte, bouton Ajouter Compte. Remplissez Nom du Compte (« Pertes sur clients, variation de prix »), Numéro de compte (« 3295 »), Société et Compte parent (« 329 - Déductions sur vente de marchandises ») ; le Type racine est celui du parent (Produits). Le champ Compte imposable du compte (ici « TVA 8.1% Vente ») fait que Neoffice ajoute la TVA tout seul dans une écriture de journal : c'est pourquoi le cas 5 active Sans TVA.

L'article « Perte client ». L'avoir doit porter une ligne, donc un article. Créez-le une fois pour toutes. Le principe vaut pour tout ce qui se déduit : un article par nature (« Perte client », « Rabais », « Escompte »), chacun avec son compte de produits par défaut ; si votre fiduciaire met tout dans le même compte, tous ces articles pointent vers ce compte. Gardez au moins un article de base, « Perte client » :

1. Ajouter Article, puis la fenêtre Nouveau(elle) Article, onglet Produit simple.
2. Nom de l'article : « Perte client » ; Code article : « perte-client » ; Groupe d'articles : « Services ».
3. Laissez Gérer le stock désactivé : un montant n'entre pas en stock.
4. Cliquez sur Enregistrer et ouvrir. Dans l'onglet Comptabilité, tableau Paramètres par défaut de l'article, complétez la ligne de votre société : Compte de produits par défaut = « 3295 - Pertes sur clients, variation de prix ».

Les gestes.

1. Ouvrez la facture, Créer, Retour / Note de crédit.
2. Cochez les lignes d'articles, cliquez sur Supprimer, puis Ajouter une ligne : choisissez l'article « Perte client », Quantité −1, Prix (CHF) 20.00. Le Compte de produits de la ligne est déjà « 3295 ».
3. Décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même : l'avoir doit réduire la facture.
4. Enregistrer : une fenêtre Message dit que l'article « n'existe pas » dans la facture d'origine. Elle ne bloque rien : l'article a justement été choisi hors de la facture. Fermez-la, Valider, Oui.

À quoi on voit que c'est juste. L'avoir vaut −20.00 ; la facture d'origine passe de 20.00 restant à 0.00 et à l'état Note de crédit émise.

Ce que ça écrit en comptabilité.

La TVA suit le Modèle de taxe d'article de la ligne. Avec le modèle « TVA 8.1% Vente », 1.50 de TVA est rendue ; avec le modèle Sans TVA (champ Modèle de taxe d'article de la ligne, crayon), un avoir de 19.90 s'écrit sans ligne de TVA : 3295 au débit de 19.90, 1100 au crédit de 19.90. Si la TVA d'un impayé définitif se corrige ou non dépend de votre méthode de décompte : décidez-le avec votre fiduciaire, avant de choisir le modèle.

Autre voie. Quand l'écart apparaît à l'encaissement (le client paie 179.00 au lieu de 199.00), on le passe plus simplement en perte depuis l'écriture de paiement, avec le même compte 3295 : voir L'écriture de paiement. Pour un rabais accordé après coup, créez de la même façon un article « Rabais » rattaché au compte 3291 (ou au même compte que vos pertes si votre fiduciaire ne sépare pas), après accord de votre fiduciaire.

Cas 5. Un escompte : le plus simple est une écriture de journal

La situation. Un client règle sa facture de 199.00 CHF (FA-2026-02313, dix T-Shirt blanc) dans les dix jours et déduit 2 % d'escompte : 3.98 CHF. Il paie donc 195.02 CHF. L'escompte réduit le prix, la TVA se corrige aussi.

Une écriture de journal est ici préférable à un avoir : elle montre clairement le compte d'escompte, la TVA corrigée et la facture visée, sans article de substitution. La traçabilité est plus claire.

1. Finance, onglet Écritures de journal, Ajouter Écriture de journal ; fermez la fenêtre rapide avec la croix pour ouvrir le formulaire complet (voir Les écritures de journal et leurs modèles).
2. Type d'Écriture : Écriture de journal. Activez Sans TVA : vous saisissez vous-même la ligne de TVA, et Neoffice ne la recalcule pas (sans cet interrupteur, l'écriture peut sortir déséquilibrée).
3. Remplissez le tableau Écritures comptables, trois lignes :
   • 3290 - Escomptes, Débit 3.68 ;
   • 22007 - TVA 8.1% - Due, Débit 0.30 ;
   • 1100 - Créances suisse en CHF, Type de tiers « Client », Tiers le client, Crédit 3.98. Dans la section de la ligne, Type de référence « Facture de vente » et Nom de référence le numéro de la facture : c'est ce lien qui réduit le solde de la facture.
4. Écrivez la Remarque de l'utilisateur (« Escompte de 2 % accordé sur la facture FA-2026-02313 »), Enregistrer, Valider, Oui.
5. Enregistrez ensuite le paiement de 195.02 : la facture passe à Payé (voir Encaisser un paiement client).

À quoi on voit que c'est juste. Après l'écriture, la facture est à 195.02 et à l'état Partiellement payé ; après le paiement, elle est à 0.00, Payé.

Ce que ça écrit en comptabilité.

Et le paiement de 195.02 : 1020 - Compte courant Banques CHF au débit, 1100 au crédit. Avant de valider la facture, une remise saisie dans Remise supplémentaire (avec Est un escompte ou une remise non commerciale) fait aussi l'affaire ; après validation, l'écriture de journal est la voie propre. L'escompte peut aussi se passer depuis l'écriture de paiement (voir L'écriture de paiement) : même compte 3290, même TVA.

Cas 6. La facture est déjà payée

La situation. Une facture de 39.80 CHF (deux T-Shirt blanc) est payée. Le client rapporte un article.

L'avoir se crée comme au cas 2. Si vous décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même, Neoffice le réactive tout seul et affiche en anglais : « The outstanding amount 0.0 in FA-… is lesser than 0.0. Updating the outstanding to this invoice. And you can use Payment Reconciliation tool to reconcile against FA-… later. » Les montants du message sont faux (« 0.0 »), le sens est juste : la facture n'a plus de solde à réduire, l'avoir garde donc son propre solde, négatif (−19.90, état Retour).

Ce solde négatif est un crédit du client chez vous. Deux issues :

• le rembourser : sur l'avoir validé, Créer, Paiement ; l'écriture de paiement est de type Payer (voir L'écriture de paiement). Elle écrit 1100 au débit de 19.90 et 1020 - Compte courant Banques CHF au crédit de 19.90 : l'avoir passe à 0.00 ;
• le déduire d'une prochaine facture, par le rapprochement des paiements (voir ci-dessous).

Cas 7. Un avoir sans facture d'origine

La situation. Un geste commercial n'est lié à aucune facture précise.

Dans une nouvelle facture de vente, passez en vue Avancé et activez Est un avoir (note de crédit). Choisissez le client, ajoutez les articles avec des quantités négatives, Enregistrer, Valider. Il n'y a ni Retour contre ni contrôle des quantités. L'avoir (FA-2026-02340, une ligne de −19.90) écrit la même écriture que le cas 2 (1100 au crédit, 3200 au débit, TVA au débit) et garde son propre solde négatif : il attend d'être déduit d'une facture par le rapprochement.

Lier l'avoir à la facture : le rapprochement

Pourquoi. Tant que l'avoir et la facture ne sont pas liés, ce sont deux postes ouverts. Le solde du client est juste, mais la facture continue de s'afficher pour son montant entier dans la liste des factures, elle reste à l'état Impayé et elle sera relancée pour ce montant. L'interrupteur du repère 10 décide du moment du lien :

Dans les deux cas, les écritures du grand livre sont les mêmes ; seul le rattachement de la ligne du client change.

Quand il est obligatoire. Si l'interrupteur est activé, il faut faire un rapprochement pour lier la facture et l'avoir : sans lui, la facture reste ouverte.

Les gestes (le détail de chaque champ est dans Rapprocher des paiements, des notes de crédit ou de débit et des factures) :

1. Ouvrez le Rapprochement des paiements : dans l'espace Finance, tout en bas de l'Aperçu, rubrique Tout le module, carte Paiements ; ou cherchez « Rapprochement des paiements » dans la barre de recherche.
2. Type de tiers : Client ; Tiers : le client. Le Compte Débiteur / Créditeur se remplit tout seul.
3. Cliquez sur Obtenir les Écritures non Réconcilliées : la facture apparaît dans le tableau Factures, l'avoir dans le tableau Paiements.
4. Cochez la facture et l'avoir, puis cliquez sur Allouer. Cochez toujours les deux : sans sélection, le bouton alloue tout ce qui est ouvert pour ce client, y compris des paiements qui ne concernent pas cette facture.
5. Contrôlez le tableau Imputation (le Montant alloué de 59.70), puis cliquez sur Rapprocher. Un message dit « Réconcilié avec succès ».

Avant et après. Dans le cas 2 : la facture passe de 199.00 à 139.30 (Partiellement payé) et l'avoir de −59.70 à 0.00.

L'écriture qui en résulte. Le rapprochement d'un avoir crée automatiquement une écriture de journal de type Avoir, qui relie les deux documents sans toucher aux ventes ni à la TVA :

Pour défaire un rapprochement : Dé-rapprocher le paiement (voir la page du rapprochement).

Le stock

• Mettre à jour le stock est copié de la facture. S'il était activé sur la facture, l'avoir remet les articles dans le magasin de la facture (+1 au cas 1, +3 au cas 2).
• S'il était désactivé (le stock sort alors par un bon de livraison), l'avoir ne bouge pas le stock. Pour remettre la marchandise en stock, ouvrez le bon de livraison et cliquez sur Créer, puis Retour de Ventes : le stock remonte, sans écriture de vente. Ne cochez pas Mettre à jour le stock sur l'avoir pour contourner : la marchandise rentrerait deux fois si vous faites aussi le retour de ventes.
• Une ligne sans article (comme « Perte client ») n'a pas de stock.
• Pour une société qui tient l'inventaire permanent, un mouvement de stock écrit aussi des écritures de stock. Ce n'est pas le réglage standard de Neoffice ; les tableaux de cette page n'en contiennent donc pas.

La TVA et l'arrondi

• La TVA d'un avoir se calcule comme celle de la facture, au taux de chaque ligne, avec le même modèle de taxes : un avoir de 59.70 TTC rend 4.47 de TVA (ligne 22007 au débit), et la TVA due baisse d'autant.
• Un avoir qui ne tombe pas sur un multiple de 5 centimes produit une ligne d'arrondi, comme une facture (compte « 6945 - Différences d'arrondi TVA/IA »). Les exemples de cette page sont choisis pour ne pas en avoir.
• La TVA d'un escompte ou d'une perte n'est pas automatique : voir cas 4 et cas 5, et demandez à votre fiduciaire.

La numérotation

Un avoir est une facture de vente : par défaut, il prend le numéro suivant de la série des factures (FA-2026-02307 est un avoir, FA-2026-02308 un autre, FA-2026-02309 une facture). Le champ Séries propose aussi FA-RET-… : l'avoir porte alors un numéro à part (FA-RET-2026-00001), ce qui facilite la lecture d'une liste. Choisissez une habitude avec votre fiduciaire et gardez-la : la série se choisit avant le premier enregistrement.

Les messages affichés en anglais

Sur certaines installations, des messages s'affichent encore en anglais. Ils sont signalés au tracker (issue #1087). Voici ce qu'ils disent.

• « We can see Credit Note is made against FA-… If you want FA-…'s outstanding to be updated, uncheck 'Mettre à jour le solde restant pour soi-même' checkbox. Or you can use Payment Reconciliation tool to reconcile against FA-… later. » : « Nous voyons qu'un avoir est établi contre la facture FA-…. Si vous voulez que le solde de la facture soit mis à jour, décochez la case « Mettre à jour le solde restant pour soi-même ». Sinon, vous pourrez utiliser l'outil de rapprochement des paiements plus tard. » Il s'affiche à l'enregistrement et à la validation quand l'interrupteur est activé, souvent deux fois de suite. Ce n'est pas une erreur : décochez l'interrupteur, ou faites le rapprochement ensuite.
• « Sales Invoice has been submitted successfully » : « La facture de vente a été validée ». Il s'affiche en bandeau à côté de Validé (voir la capture du cas 1).
• « The outstanding amount … in FA-… is lesser than … Updating the outstanding to this invoice. » : « Le solde de la facture est inférieur à l'avoir : l'avoir garde son propre solde. » Il s'affiche quand l'avoir dépasse ce qui reste dû, notamment sur une facture déjà payée (cas 6).
• Le libellé Sales Invoice dans « Ligne n ° 1: l'élément renvoyé … n'existe pas dans Sales Invoice FA-… » est la facture de vente ; Credit Note est l'avoir.

Si quelque chose se passe mal

Pour l'employeur

• Un avoir est une pièce comptable : numéro, date, écriture au grand livre. Ne demandez jamais de modifier une facture validée pour la « corriger » : émettez un avoir.
• Décidez avec votre fiduciaire : la série des avoirs (FA ou FA-RET), les comptes de perte client (3295), d'escompte (3290) et de rabais (3291) ou un seul compte pour toutes les déductions, la TVA d'un escompte et d'une perte, et le sort de l'interrupteur Mettre à jour le solde restant pour soi-même. Écrivez la règle pour l'équipe.
• Les droits : qui peut créer, valider et rapprocher un avoir dépend du modèle d'accès de chacun (voir Modèles d'accès : donner les bons droits). L'écriture de journal (cas 5) est à réserver à une personne formée.
• Surveillez les avoirs ouverts : un avoir négatif qui n'est jamais rapproché fausse la liste des factures et les relances. Le rapport des comptes clients les montre.
• Une perte client n'est pas un oubli : chaque passage en perte est une décision. Faites-la valider par la personne qui tient la comptabilité.

Pour l'employé

• Ne cherchez pas à modifier une facture validée : ouvrez-la, Créer, Retour / Note de crédit.
• Réglez la Quantité de chaque ligne avant d'enregistrer, et regardez le Total avant de valider.
• Avant de valider, posez-vous une question : la facture est-elle payée ? Si non, décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même ; si oui, laissez coché et prévenez la comptabilité (il faudra rembourser le client ou déduire l'avoir d'une prochaine facture).
• La marchandise revient-elle en stock ? Si le stock n'a pas été mis à jour par la facture, faites aussi le Retour de Ventes sur le bon de livraison.
• Si vous avez un doute sur un montant sans article rendu (perte, escompte, rabais), n'enregistrez pas : demandez.
• En cas d'erreur de rapprochement, Dé-rapprocher le paiement annule le lien sans toucher à l'avoir.

Voir aussi

• Créer une facture de vente
• Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture
• Encaisser un paiement client
• Relancer un client en retard
• Listes de prix, règles de tarification et remises
• Livraisons, expéditions et tournées
• Corriger une facture d'achat : la note de débit
• Rapprocher des paiements, des notes de crédit ou de débit et des factures
• L'écriture de paiement
• Les écritures de journal et leurs modèles
• Le rapprochement bancaire
• Les rapports comptables