Les écritures de journal et leurs modèles

Une écriture de journal est une écriture comptable que vous saisissez vous-même, avec les comptes à débiter et à créditer. Elle sert pour tout ce qu'une facture de vente, une facture d'achat ou un paiement ne comptabilise pas : des frais de banque, une charge payée sans facture, une correction, un amortissement, une reprise de soldes. Cette page montre comment la saisir, comment Neoffice calcule la TVA à votre place, comment la valider et la corriger, et comment gagner du temps avec des modèles.

Où la trouver

Dans l'espace Finance, ouvrez l'onglet Écritures de journal. La liste propose les vues Tous, Brouillons et Ce mois, et le bouton Ajouter Écriture de journal, en haut à droite. Sur l'Aperçu de Finance, le bouton Créer propose aussi Écriture de journal.

Remplissez toujours la Remarque de l'utilisateur : c'est elle qui vous aide à retrouver une écriture dans la liste, où la colonne Remarque la reprend, précédée de « Note : ». La colonne Titre, elle, affiche le nom du premier compte de l'écriture.

Les types d'écriture

Le champ Type d'Écriture propose seize types. Les plus courants :

La liste contient aussi Ecriture de journal inter-sociétés, Note de débit, Avoir, Contre-passation, Écriture d'Accise, Écriture de Reprise, Produits comptabilisés d'avance et Frais différés. Ils sont rares : si vous hésitez, demandez à votre fiduciaire lequel choisir. Le type Avoir d'une écriture de journal n'est pas l'avoir d'une facture : pour rectifier une facture de vente, émettez un avoir (voir Corriger une facture : l'avoir).

Saisir une écriture avec la fenêtre rapide

Le bouton Ajouter Écriture de journal ouvre d'abord une fenêtre intitulée Écriture Rapide dans le Journal. Elle est faite pour le cas le plus courant : une dépense ou une recette qui passe par la banque ou la caisse.

• Modèle d'écriture de journal : choisissez un modèle (voir plus bas) et la fenêtre remplit le reste : les comptes, le sens, la remarque.
• Crédit / Débit (obligatoire) : l'aide dit « Débit pour les revenus, Crédit pour les dépenses ». Le choix porte sur le compte bancaire ou de caisse. Avec Crédit, ce compte est crédité, c'est de l'argent qui sort, et le compte de charge est débité. Avec Débit, c'est l'inverse : de l'argent qui entre.
• Date : la date de comptabilisation, celle du jour par défaut.
• Sans TVA et Montant hors taxes : deux interrupteurs, expliqués dans la section sur la TVA.
• Montant (obligatoire), Référence (par exemple le numéro de la pièce) et Remarque de l'utilisateur.
• Compte de charge / Produit : le compte de la dépense ou de la recette.
• Compte bancaire / Caisse : le compte qui paie ou qui encaisse.
• Centre de coûts et Projet : facultatifs, pour suivre les dépenses d'un projet. L'aide du champ dit : « Optionnel. Liez cette écriture à un projet pour suivre les dépenses. »

Deux boutons en bas : Enregistrer crée un brouillon et ouvre le formulaire de l'écriture ; Soumettre et créer nouveau l'enregistre, vous demande confirmation (« Valider de Manière Permanente… ? »), la valide, puis rouvre une fenêtre vide pour la suivante.

Sans modèle, la fenêtre crée les deux lignes de l'écriture avec le montant, mais sans les comptes : vous les choisissez dans le tableau du formulaire, avant d'enregistrer ou de valider. Pour une écriture à plusieurs lignes, fermez la fenêtre avec la croix et remplissez le formulaire directement.

La TVA calculée à votre place

Quand le compte de charge ou de produit porte un code de TVA (le champ Compte imposable du compte), Neoffice ajoute tout seul la ligne de TVA. Dans notre exemple, 270.00 saisis pour du nettoyage de bureaux deviennent trois lignes : 270.00 au crédit de la banque, 249.77 au débit du compte de charge et 20.23 au débit du compte de TVA à 8.1 %. La ligne de TVA porte une remarque, « TVA pour 6040 - Nettoyage ».

• Par défaut, le Montant est un montant TTC : la TVA est comprise.
• Avec Montant hors taxes, le montant saisi est hors TVA et la TVA s'ajoute. Avec 270.00 hors taxes, Neoffice crée une charge de 270.00 et une TVA de 21.87 (8.1 %). La ligne de la banque, elle, garde 270.00 : corrigez-la à 291.87 avant de valider, sinon le total du débit dépasse celui du crédit.
• Avec Sans TVA, aucune ligne de TVA n'est ajoutée : la charge reste à 270.00.
• Si votre société n'est pas assujettie à la TVA, Neoffice n'ajoute jamais de ligne de TVA, quel que soit le compte. L'assujettissement se règle dans les paramètres de TVA de la société (voir La gestion de la TVA).

Le taux vient du modèle de taxe lié au compte : pour savoir lequel s'applique, regardez le nom du compte de TVA de la ligne ajoutée.

Le formulaire complet

Le formulaire s'ouvre sur le Type d'Écriture, la Société, la Date de comptabilisation, le champ Depuis un modèle et les deux interrupteurs Sans TVA et Montant hors taxes. Le tableau Écritures comptables contient une ligne par compte : Compte, Type de tiers, Tiers, Débit, Crédit et une remarque. Ajouter une ligne en ajoute une, Ajout Multiple ouvre la fenêtre Sélectionner Compte, où vous cherchez des comptes par leur début de numéro (le caractère % remplace n'importe quoi) pour en ajouter plusieurs d'un coup.

Sous le tableau : le Numéro de réference et la Date de référence (ceux de votre pièce), la Remarque de l'utilisateur, le Total débit, le Total crédit et l'interrupteur Multi-devise.

Le crayon de chaque ligne ouvre le détail de la ligne.

• Compte bancaire : relie la ligne à un compte bancaire de l'entreprise (facultatif).
• Type de tiers et Tiers : obligatoires quand le compte est un compte de clients ou de fournisseurs. Sans eux, l'enregistrement est refusé : « Ligne 2 : Le Type de Tiers et le Tiers sont requis pour le compte Débiteur / Créditeur 1100 - Créances suisse en CHF ».
• Dimensions comptables (repliées) : Centre de coûts et Projet.
• Débit et Crédit : le montant de la ligne.
• Référence : Type de référence et Nom de référence rattachent la ligne à un autre document (une facture de vente ou d'achat, une commande, une note de frais…). Est Accompte se règle sur Oui quand la ligne est un acompte, par exemple un paiement anticipé d'un client ; sinon laissez Non.

Une écriture doit être équilibrée : le Total débit doit égaler le Total crédit. Sinon, la validation est refusée avec le message « Le Total du Débit doit être égal au Total du Crédit. La différence est de… ». Corrigez la ligne qui manque, puis validez de nouveau.

Valider l'écriture

Tant que l'écriture est un brouillon, rien n'est comptabilisé. Cliquez sur Valider, puis sur Oui dans la fenêtre Confirmer (« Valider de Manière Permanente… ? »). L'écriture passe à Validé, la frise du haut le montre, et ses lignes entrent dans le grand livre.

Sur une écriture validée, le menu Afficher donne le Grand livre de la pièce et le menu Actions propose Écriture de journal de contre-passation : cette entrée ouvre une nouvelle écriture, non enregistrée, qui reprend les mêmes comptes avec les débits et les crédits inversés et indique l'écriture d'origine. C'est la bonne manière d'annuler l'effet d'une écriture sans toucher à la pièce.

Corriger une écriture validée

Il y a trois manières, de la plus légère à la plus complète.

Changer un compte sur place

Sur une écriture validée, vous pouvez changer le compte d'une ligne dans le tableau. Un bouton Mettre à jour apparaît en haut ; un clic enregistre le changement et Neoffice reconstruit les écritures du grand livre.

La ligne de TVA n'est pas recalculée : si c'est la TVA qui est fausse, passez par l'une des deux autres manières. Chaque correction est consignée dans le Journal des corrections de pièces, avec la date, l'auteur et un résumé du changement (le compte avant et après). Pour l'ouvrir, tapez « corrections » dans la recherche et choisissez Voir tous les Journal des corrections de pièces.

Repasser en brouillon

Le bouton Repasser en brouillon (édition complète) demande une confirmation, puis ramène l'écriture à l'état de brouillon, avec le même numéro et la même date. Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des lignes, changer les montants ou la date, puis la valider de nouveau.

Contre-passer

Avec Actions, Écriture de journal de contre-passation, vous obtenez l'écriture inverse. Vous saisissez ensuite la bonne écriture : on garde ainsi une trace complète des deux mouvements.

Les modèles d'écriture

Une dépense qui revient chaque mois, comme le nettoyage des bureaux, les frais de banque ou le carburant, mérite un modèle : il retient les comptes une fois pour toutes. Pour les trouver, tapez « Modèle d'écriture de journal » dans la recherche : la rubrique est rangée dans Finance, Grand livre. Cliquez sur Ajouter Modèle d'écriture de journal.

• Titre du modèle : le nom que vous choisirez dans la fenêtre rapide.
• Type d'écriture au journal et Société (obligatoires). Écriture d'Ouverture reste sur Non, sauf pour un modèle de reprise de soldes. L'interrupteur Multi-devise se règle comme sur l'écriture.
• Montant par Défaut : le montant proposé à chaque saisie (0.00 si le montant change chaque fois).
• Credit/Debit : le sens du compte bancaire ou de caisse (voir plus haut).
• Montant hors taxes et Sans TVA : les mêmes interrupteurs que sur l'écriture.
• Remarque de l'utilisateur : le texte proposé comme remarque.
• Totalisation des écritures comptables : le compte bancaire ou de caisse. Contrepartie d'écriture comptable : le compte de charge ou de produit. Une ligne suffit pour chacun.

Pour s'en servir, choisissez le modèle dans la fenêtre rapide (champ Modèle d'écriture de journal) ou, dans le formulaire, dans le champ Depuis un modèle. Il ne reste qu'à saisir le montant et la référence.

Pour l'employeur

• Peu de personnes devraient saisir des écritures de journal. Une écriture touche directement le grand livre, sans pièce commerciale derrière : réservez-la à une personne formée, ou à votre fiduciaire.
• Faites préparer les modèles par votre fiduciaire : une fois les comptes et la TVA choisis, vos collaborateurs n'ont plus qu'un montant à saisir.
• La correction sur place est réservée à l'administrateur de l'entreprise et à la fiduciaire : ce sont les seuls comptes pour lesquels Neoffice accepte de refaire les écritures d'une pièce validée. Les autres personnes passent par une contre-passation.
• Surveillez le Journal des corrections de pièces : il garde la trace de chaque correction sur une pièce validée. Un nombre élevé de corrections signale un modèle ou une habitude de saisie à revoir.

Pour l'employé

• Saisissez toujours une remarque claire : c'est elle qui permet de retrouver l'écriture dans six mois.
• Utilisez un modèle chaque fois qu'il en existe un pour votre dépense.
• Avec un compte de clients ou de fournisseurs, choisissez le Type de tiers et le Tiers, sinon l'enregistrement est refusé.
• Si la validation refuse l'écriture parce que le total du débit n'est pas égal à celui du crédit, regardez d'abord la ligne de la banque : avec Montant hors taxes, elle doit porter le montant TTC.
• Ne validez que ce dont vous êtes sûr. Une écriture validée se corrige, mais pas sans laisser de trace.

Voir aussi

• Les devises et la comptabilité multidevises
• Corriger le compte comptable d'une facture
• Clôture de période et écriture d'ouverture
• La gestion de la TVA : comptes et configuration
• Le rapprochement bancaire
• Les rapports comptables