Les litiges fournisseurs : une pièce refusée, abîmée ou hors commande

Un litige fournisseur garde la trace d'une pièce dont le fournisseur vous doit encore une réponse : refusée à la réception, découverte abîmée plus tard, livrée sans avoir été commandée, ou facturée sans avoir été reçue. Vous choisissez la solution, Neoffice prépare le document qui va avec, et le litige est résolu quand ce document est validé. Rien ne bouge en stock sans que vous l'ayez vu. Cette page décrit l'interface Avancé (voir Simple ou Avancé).

Comment un litige s'ouvre

Un litige naît toujours d'un geste fait ailleurs ; il porte le moment où le problème a été vu (Quand elle a été découverte) :

Une pièce refusée à la réception

Dans la fenêtre de réception, le lien Refuser… d'une ligne ouvre cette fenêtre :

1. Pièces refusées. Le nombre de pièces refusées ; au plus ce qui n'a pas déjà été compté comme accepté.
2. Motif. Obligatoire : Endommagée, Mauvais article, Mauvaise taille ou couleur, Non commandée ou Autre.
3. Refuser.

La ligne dit alors combien de pièces sont refusées et pourquoi, et la réception demande où elles vont :

1. La pièce refusée. Le nombre et le motif ; Modifier les change.
2. Les pièces refusées vont à. Un entrepôt à part, jamais celui qui reçoit les bonnes pièces : une pièce refusée ne compte pas dans le stock disponible.
3. Valider la réception. À la validation, Neoffice ouvre un litige pour chaque ligne refusée et le dit dans l'écran de fin (« 1 en litige »).

Une pièce découverte abîmée plus tard

Sur une réception validée, le bouton Signaler une pièce endommagée, en haut de la fiche, ouvre cette fenêtre :

1. Article. La ligne de la réception, avec le nombre de pièces reçues.
2. Pièces. Combien sont en cause.
3. Motif.
4. Ce qui ne va pas. Ce que vous avez constaté : il servira au fournisseur.
5. Ouvrir un litige. Neoffice confirme « Litige … ouvert auprès du fournisseur ». La pièce reste là où elle est en stock jusqu'à la solution.

Retrouver les litiges

Les espaces Opérations et Finance ont un onglet Litiges fournisseurs.

1. Les vues. En litige : ce qui attend une solution. Document à valider : la solution est choisie, son document attend d'être validé. Avoirs attendus : les pièces dont le fournisseur doit encore envoyer sa note de crédit. Résolu, Tous.
2. La liste. Chaque litige avec la pièce, son état (Ouvert, En cours, Résolu), le moment où le problème a été vu et le fournisseur. Un clic ouvre la fiche.
3. Les chiffres de l'onglet.

L'onglet de Finance s'ouvre sur Avoirs attendus : ce que les fournisseurs vous doivent encore.

La fiche d'un litige

1. L'état. Ouvert tant qu'aucune solution n'est choisie.
2. Quand elle a été découverte.
3. La pièce. L'article, la quantité, le motif, le prix et le montant en cause, et Où se trouve la pièce (l'entrepôt des pièces refusées, ou celui où elle est en stock). Plus bas : Ce qui ne va pas, une photo, et d'où vient le litige (commande, réception, scan du bulletin, facture).
4. Solution. Le menu des solutions possibles.

Choisir la solution

Le menu Solution propose ce qui a du sens pour ce litige :

Pour un litige Sur facture, la seule solution est Avoir demandé : une note de débit de l'écart est préparée en brouillon (voir Corriger une facture d'achat : la note de débit).

Chaque solution ouvre une petite fenêtre qui dit ce qui va se passer :

1. Ce qui va se passer.
2. Note. Ce qui a été convenu avec le fournisseur.
3. Choisir cette solution. Neoffice prépare le document en brouillon et l'ouvre.

Pour Gardée avec un rabais, la fenêtre demande aussi le montant :

1. Ce qui va se passer.
2. Rabais convenu. Le montant que le fournisseur accorde.
3. Note.
4. Choisir cette solution.

Valider le document : le litige est résolu

Tant que le document préparé n'est pas validé, le litige est En cours :

1. En cours.
2. Ce qui reste à faire. Le bandeau nomme la solution et le document à contrôler puis valider.
3. Ouvrir le document. Contrôlez-le (quantité, entrepôt), puis cliquez sur Valider. Le litige passe Résolu, avec la personne et l'heure.

Après un Remplacement attendu, la commande attend de nouveau la pièce, et le retour apparaît parmi ses réceptions :

1. Reliquat. La pièce retournée est de nouveau attendue ; elle arrivera avec la prochaine livraison.
2. Réceptions. La réception d'origine (Compté) et le retour (Retour).

Après un Avoir demandé, le litige reste visible dans Avoirs attendus (onglet Litiges fournisseurs de Finance) jusqu'à ce que la note de crédit du fournisseur, enregistrée en note de débit, soit reliée au litige dans son champ Avoir fournisseur :

1. Avoirs attendus.
2. Le litige. Résolu côté stock, la note de crédit est encore attendue.

À régler une fois

• Un entrepôt pour les pièces refusées, à part de ceux qui reçoivent les bonnes pièces. La fenêtre de réception le demande dès qu'une pièce est refusée.
• Qui choisit les solutions. Choisir une solution prépare un retour, un transfert ou une sortie de stock : la personne doit pouvoir créer ces documents.

Au quotidien

• Refusez une pièce dès la réception plutôt que de la compter comme reçue : sans litige, rien ne dirait que le fournisseur vous la doit encore.
• Une pièce abîmée découverte en déballant se signale sur sa réception (Signaler une pièce endommagée), même des jours après.
• Regardez la vue En litige chaque semaine : un litige sans solution est une pièce ou un montant que personne ne réclame.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Une pièce refusée à la réception n'est pas facturée : la facture faite depuis la réception ne compte que les pièces acceptées.
• Avoirs attendus est la liste de ce que les fournisseurs vous doivent encore : chaque ligne doit finir par une note de crédit du fournisseur, enregistrée en note de débit et reliée au litige.
• Une pièce Mis au rebut sort du stock en perte.

Voir aussi

• Recevoir une livraison : à la douchette ou sur le bulletin
• Contrôler une facture d'achat contre la réception et la commande
• La réception d'achat, onglet par onglet
• Corriger une facture d'achat : la note de débit
• Commander chez un fournisseur et réceptionner