Les e-mails : comptes, modèles et envoi
Quand vous envoyez un devis, une facture ou un rappel par e-mail, trois choses entrent en jeu : le compte qui envoie le message, le modèle qui prépare son texte, et la fenêtre d'envoi où vous relisez le tout. Cette page montre où se règlent les deux premières, dans l'espace Paramètres, et comment elles se retrouvent dans la troisième.
Où se trouvent les réglages d'e-mail
Ouvrez le menu Paramètres (page Configuration). Deux onglets concernent les e-mails : E-mails, qui liste les comptes d'e-mail, et Modèles d'e-mail, qui liste les textes préparés.
Le compte d'envoi
L'onglet E-mails liste les comptes d'e-mail de l'entreprise. Trois boutons, avec leur nombre, trient la liste : Sortant (les comptes qui envoient), Entrant (ceux qui reçoivent) et Tous. Le filtre Activer l'envoi : Oui s'affiche à côté et se retire par sa croix. La liste montre l'ID, le Statut (par exemple Envoi par Défaut), l'Adresse e-mail et le domaine. À droite, le panneau compte les comptes d'envoi et de réception, et son lien Design d'e-mail ouvre la liste des habillages de message (voir plus bas).
Un clic sur le compte ouvre sa fiche. En haut, la pastille Envoi par Défaut et deux boutons, Envoyer un test et Désactiver NeoEmail. Trois bandeaux suivent : NeoMail, puis « Ce compte est géré automatiquement via l'API NeoEmail. », puis l'Adresse d'envoi (celle de votre société) et la Route, l'adresse de relais par laquelle transitent les messages.
La section Compte donne l'Adresse e-mail du compte et la Société. Ces deux champs sont grisés : ils se modifient dans la Configuration de la société (voir Champs grisés). Un compte neuf le dit lui aussi, avec le bandeau « Les champs grisés ne se modifient pas ici, mais dans la Configuration de la société, qui les reporte sur ce formulaire. »
Plus bas, la fiche propose :
- Lien vers les documents : des interrupteurs comme Créer des contacts à partir des e-mails entrants, Notifier si aucune réponse et Activer la liaison automatique dans les documents ;
- Signature : l'interrupteur Ajouter une Signature et un éditeur de texte, par exemple « Meilleures salutations, L'équipe … » ;
- Réponse automatique et Pied de page, deux sections repliées.
Modifiez la signature pour qu'elle porte le nom de votre entreprise, puis Enregistrer. Envoyer un test envoie un message d'essai : n'en demandez un que lorsque vous voulez réellement vérifier l'envoi.
Les modèles d'e-mail
Un modèle est un texte prêt à l'emploi : un objet et un message. L'onglet Modèles d'e-mail les montre en cartes, avec un aperçu du message, son objet, le type de document concerné et le bouton Modifier. Grille et Liste changent l'affichage ; Tous compte les 24 modèles de cette instance, Proposés par défaut les deux qui portent la pastille « Proposé par défaut ».
Les deux modèles proposés par défaut sont Rappel de paiement (pour un rappel de paiement) et Envoie de facture (pour une facture de vente). Les autres servent à des messages précis : acceptation d'une offre, réponse à une offre, commande en ligne, panier abandonné, invitation, contrats, congés. Certains ont encore un nom technique ou un nom en anglais ; leur texte peut s'ouvrir et se corriger comme les autres.
Modifier un modèle
Cliquez sur Modifier. La fiche donne :
- Activé : un modèle désactivé n'est plus proposé ;
- Doctype : le type de document auquel le modèle s'applique, par exemple Facture de vente ;
- Objet : la ligne d'objet, par exemple
Votre facture {{ name }}; - Utiliser HTML : pour écrire le message en HTML plutôt que dans l'éditeur ;
- Réponse : le message, dans un éditeur de texte.
Le texte peut contenir des variables entre doubles accolades, comme {{ name }} (le numéro du document) ou {{ customer }} (le client) : Neoffice les remplace par les valeurs du document au moment de l'envoi. Sous l'éditeur, la fiche donne un exemple de message, explique comment retrouver les noms des champs d'un document (Configuration, Personnaliser la vue du formulaire) et renvoie à la documentation du langage de modèles utilisé. Cliquez sur Enregistrer pour garder vos changements.
Dans la fenêtre d'envoi
Quand vous cliquez sur Envoyer sur une facture, la fenêtre d'envoi reprend le modèle proposé par défaut pour ce type de document : Modèle d'email affiche « Envoie de facture » et l'Objet « Votre facture FA-… ». Vous pouvez relire et corriger le message avant d'envoyer, ou choisir un autre modèle. Cette fenêtre, ses canaux (e-mail ou SMS) et ses options sont décrits dans Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture et Envoyer un devis et le faire accepter.
Le design d'e-mail
Le lien Design d'e-mail, dans le panneau de l'onglet E-mails, ouvre la liste des habillages de message. Il y en a deux : Neoffice Default Email, activé et marqué Est standard (Neoffice), et Custom Default Email, désactivé. Le contenu d'un design est géré par l'outil Email Studio, section Contenu (géré par Email Studio) : sauf besoin particulier, gardez le design standard.
Si un message revient en erreur
Une copie ou un message qui revient « Retourné » vient le plus souvent d'une adresse e-mail inventée dans une fiche. Deux endroits à vérifier : l'adresse du compte de la personne qui envoie, utilisée quand elle coche M'envoyer une copie, et celle du destinataire sur la fiche du client. Corrigez-les sur la fiche concernée.
Pour l'employeur
- Vérifiez le compte d'envoi à l'ouverture de votre Neoffice : l'adresse d'envoi doit être celle de l'entreprise, et la signature porter son nom. L'adresse se règle dans la Configuration de la société (voir Modifier les informations de votre entreprise).
- Relisez les deux modèles proposés par défaut (envoi de facture, rappel de paiement) : ce sont ceux que vos équipes enverront le plus souvent, avec votre ton et vos formules.
- Ne supprimez pas un modèle que vos équipes utilisent : désactivez-le plutôt, et vérifiez la fenêtre d'envoi avant de le remplacer.
- Avant d'envoyer pour la première fois, faites un essai en vous écrivant à vous-même, et regardez ce que recevra le client (voir Les modèles d'impression pour l'aspect du PDF joint).
Pour l'employé
- Dans la fenêtre d'envoi, relisez toujours le message et les adresses avant de cliquer sur Envoyer : le modèle est un point de départ, vous pouvez le corriger.
- Si le texte proposé vous semble mal écrit ou périmé, ne le contournez pas à chaque envoi : signalez-le à la personne qui gère les modèles.
- Vérifiez que l'adresse e-mail de votre propre compte est la vôtre, pour que M'envoyer une copie vous arrive.