Numéros de série et lots
Certains articles se suivent pièce par pièce, d'autres par paquet. Un numéro de série identifie une pièce unique (une perceuse, un ordinateur, une machine sous garantie). Un lot regroupe des pièces fabriquées ou reçues ensemble, avec une date de production et une date d'expiration (un pot de peinture, un aliment, un produit qui se périme). Cette page montre comment activer le suivi sur un article, comment recevoir la marchandise avec ses numéros, et où retrouver chaque numéro et chaque lot.
Choisir le suivi d'un article
Le suivi se règle sur la fiche de l'article, onglet Inventaire, dans la section N° de série et lots. Deux interrupteurs s'y trouvent : A un N° de Série et A un Numéro de Lot. Activez celui qui convient avant de recevoir la marchandise.
Un article suivi par numéro de série
Avec A un N° de Série, un champ Séries de Numéros de Série apparaît. Il sert à numéroter automatiquement : saisissez un modèle tel que PERC.#### (le # est remplacé par un chiffre). Le texte d'aide l'explique : « Si la série est définie et que le n° de série n'est pas mentionné dans les transactions, un numéro de série automatique sera créé en fonction de cette série. Si vous souhaitez toujours mentionner explicitement les n° de série pour cet article, laissez ce champ vide. »
Un article suivi par lot
Avec A un Numéro de Lot, plusieurs réglages s'ouvrent :
- Créer un Nouveau Lot Automatiquement et Série de numéros de lots : sur le même principe, un modèle tel que
LOT-PB-.####fabrique le numéro de lot quand vous n'en mentionnez pas. - A une date d'expiration : le lot porte une date d'expiration. Le champ Durée de conservation en jours (onglet Inventaire, en haut) devient alors obligatoire.
- Conserver l'échantillon : à activer si vous gardez un échantillon de chaque lot.
Recevoir la marchandise avec ses numéros
Les numéros se donnent au moment où la marchandise entre, par exemple sur une écriture de stock de type Réception Matériel. Ouvrez la ligne de l'article : une fenêtre propose d'ajouter les numéros.
Les numéros de série
La fenêtre Ajouter N°s de série offre trois manières de les saisir :
- Saisir manuellement : vous tapez un numéro par ligne dans Saisir les n° de série, ou une série dans Plage de n° de série (l'exemple affiché est « SN-01::10 » pour « SN-01 » à « SN-10 »). Choisissez d'abord l'Entrepôt.
- Scanner le n° de série : avec un lecteur de codes-barres.
- Importer en utilisant un fichier CSV : Télécharger le modèle CSV, le remplir, puis le joindre.
Comme le dit l'aide du champ, si l'article a une série de numérotation et que vous ne saisissez rien, Neoffice crée les numéros d'après cette série. Dans notre essai, trois perceuses reçues avec les numéros PERC-0001 à PERC-0003 sont arrivées dans l'entrepôt avec le statut Actif.
Les lots
La fenêtre Ajouter Numéros de lots ressemble à la précédente : l'Entrepôt, Scanner le n° de lot, et un interrupteur Importer en utilisant un fichier CSV (activé quand la fenêtre s'ouvre ; éteignez-le pour saisir à la main). Le tableau Numéro de lot / Quantité reçoit une ligne par lot reçu.
Retrouver un numéro de série
Dans l'espace Opérations, ouvrez l'onglet Aperçu puis, dans le groupe Traçabilité, la tuile N° de Série. La liste montre pour chaque numéro l'article, l'entrepôt où il se trouve, son statut (Actif quand la pièce est en stock, Livré quand elle est sortie) et la société. Le bouton Filtres restreint la liste ; pour un seul article, filtrez sur son code.
La fiche d'un numéro de série montre :
- Où il est : l'article, l'entrepôt, le prix d'entrée et le statut ;
- Garantie / Détails AMC : la date d'expiration de la garantie, la date d'expiration du contrat de maintenance annuel (CMA) et la période de garantie en jours ;
- Plus d'informations : la société et le N° du Document de Création, c'est-à-dire l'écriture de stock ou la réception qui a fait entrer la pièce ;
- les boutons Afficher les livres comptables (tous les mouvements de cette pièce) et Imprimer l'étiquette.
Pour le matériel de location, la fiche porte aussi Peut être loué, Nombre de locations et Révisé à : voir Le matériel : exemplaires, étiquettes, sortie et retour.
Retrouver un lot
La tuile Lot du groupe Traçabilité de l'Aperçu ouvre la liste des lots. La fiche d'un lot réunit :
- l'en-tête, avec les boutons Voir le Journal et Recalculer la quantité du lot ;
- Connexions : les achats (Facture d'achat, Réception d'achat), les ventes (Facture de vente, Bon de livraison), le groupe Déplacer (les lots de numéros de série et lots) et l'Inspection de la Qualité liés au lot ;
- Niveaux du stocks : la quantité du lot dans chaque entrepôt, avec les liens Déplacer et Scindé ;
- Détails du lot : l'article, la Quantité par lots, l'UdM par lots, la Date de production et la Date d'expiration.
Pour l'employeur
- Décidez du suivi avant la première réception. Série ou lot se règle sur la fiche de l'article.
- Les articles à numéro de série ou à lot ne s'inventorient pas par Excel. L'import d'inventaire les bloque, avec le motif : chaque pièce doit être identifiée. Voir Articles et Excel.
- Pour les produits qui se périment, activez A une date d'expiration et renseignez la Durée de conservation en jours, obligatoire dans ce cas.
- La garantie se suit sur chaque numéro de série (date d'expiration de la garantie, du contrat de maintenance).
Pour l'employé
- À la réception d'un article suivi, ouvrez la ligne de l'article pour saisir les numéros ou le lot.
- Pour retrouver où est une pièce, ouvrez sa fiche de numéro de série : l'entrepôt et le statut y sont.
- Avant de sortir un lot, regardez sa date d'expiration sur la fiche du lot.