Les rapports de caisse répondent à trois questions : combien la caisse a vendu, comment les clients ont payé, et si l'argent compté à la clôture correspond aux ventes. Ils se trouvent tous dans l'onglet Rapports de l'espace Point de vente. Cette page présente les huit rapports de l'onglet, avec l'exemple d'une caisse de démonstration, et dit lequel ouvrir selon la question.
Où les trouver
Ouvrez l'espace Point de vente et cliquez sur l'onglet Rapports. L'écran montre d'abord deux graphiques, Vendu à la caisse (par mois, sur 12 mois) et Meilleures ventes à la caisse (les articles les plus vendus), avec une période réglable : 30 jours, 3 mois, 12 mois, Cette année, L'année dernière ou Dates…. Le lien Ouvrir le rapport de chaque graphique ouvre le Registre Neopos. Sous les graphiques, une carte par rapport, sous le titre POINT DE VENTE.
Dans l'Aperçu de l'espace, la rubrique Rapports de « Tout le module » donne un accès plus court aux premiers d'entre eux. Les rapports que vous voyez dépendent de vos droits.
Quel rapport pour quelle question
| Question | Rapport |
|---|---|
| Quelles ventes la caisse a-t-elle faites, par client, par mode de paiement ? | Registre Neopos |
| La caisse est-elle juste à la clôture ? | Rapport des paiements et contrôle de caisse |
| Combien a-t-on vendu chaque jour, et avec quelles taxes ? | Résumé du paiement des ventes |
| Qui vend le plus, avec quelles remises et quels retours ? | Rapport de performance des caissiers |
| Quel service ou quelle heure a le mieux marché ? | Rapport ventes vs équipes |
| Quels articles se vendent vite, lesquels manquent ? | Rapport d'impact sur les stocks et articles à forte rotation |
| Les ventes faites hors connexion sont-elles remontées ? | Rapport de synchronisation hors ligne et santé du système |
Le huitième rapport de l'onglet, Registre POS, était vide sur la caisse de démonstration (le message « Rien à montrer » s'affiche) ; préférez le Registre Neopos.
Le registre : toutes les ventes de la caisse
Le Registre Neopos liste les opérations de la caisse sur la période, par défaut les 30 derniers jours. Les filtres du haut sont : la société, les deux dates, le Profil de caisse, le Caissier, le Client, la Méthode de paiement, le Type de transaction (Ventes POS, Encaissement facture, Entrées/Sorties de caisse) et l'interrupteur Est un retour. Chaque ligne donne la date, le type, la référence de la facture, le client, le profil, le caissier, le Total général, le Montant payé, la méthode de paiement et la société.
Le filtre Grouper par regroupe les lignes par Profil de caisse, Caissier, Méthode de paiement, Client ou Type de transaction et ajoute un total pour chaque groupe. Ci-dessous, les ventes regroupées par méthode de paiement : 118.10 en espèces et 10.00 par carte sur la période.
Le contrôle de caisse
Le Rapport des paiements et contrôle de caisse prend les services (les sessions de caisse) un par un. Le graphique place côte à côte, pour chaque service, quatre barres : Ouverture, Attendu, Clôture et Différence. La barre rouge montre l'écart entre le montant compté à la clôture et le montant attendu. Le tableau donne pour chaque service le profil, le caissier, la date, les heures de début et de fin, la durée, le nombre de transactions, les encaissements de factures et les entrées et sorties de caisse, puis, pour chaque mode de paiement, les montants d'ouverture, attendu, de clôture et l'écart, et enfin les totaux. Les filtres sont les dates, le service, le profil, le caissier et le mode de paiement.
C'est le rapport à regarder après la clôture : un écart non nul veut dire que le montant compté n'est pas celui que les ventes annonçaient (voir Utiliser la caisse).
Les ventes jour par jour
Le Résumé du paiement des ventes donne une ligne par jour et par responsable : les Ventes et retours, les Taxes, les Paiements et les modes de paiement utilisés. Deux interrupteurs précisent le périmètre : Afficher uniquement les points de vente (sans lui, le rapport ne se limite pas aux ventes de la caisse) et Afficher les détails du paiement. La ligne Total donne la somme de la période.
Les caissiers
Le Rapport de performance des caissiers compare les personnes qui ont vendu. Un graphique montre les ventes de chacune, et le tableau donne pour chaque caissier les ventes totales, le nombre de factures, la valeur moyenne d'une facture, les remises accordées et leur pourcentage, les retours (nombre, montant, pourcentage), les ventes nettes, les services effectués, les ventes moyennes par service et une Évaluation des performances (par exemple « Good » ou « Average »). Les filtres sont les dates, le service, le profil et le caissier.
Le Rapport ventes vs équipes regarde les mêmes chiffres par service. Un bandeau de synthèse indique l'efficacité moyenne, le nombre de services, de factures, le ticket moyen et le taux de retours, puis les ventes brutes et nettes, les articles vendus, les espèces et non-espèces, les remises et le nombre de « meilleurs performeurs ». Le filtre au-dessus choisit le graphique : Shift Performance, Cashier Comparison, Hourly Breakdown, Méthodes de paiement ou Daily Trend. Un lien Guide du rapport est proposé en haut de l'écran.
Les stocks et la synchronisation
Le Rapport d'impact sur les stocks et articles à forte rotation demande d'abord de choisir ses filtres (le message « Veuillez définir des filtres » s'affiche) : les dates, le service, le profil, le groupe d'articles, l'État du stock (Rupture de stock, Critique, Basse, Bon, Excess) et l'option Inclure les articles à stock zéro.
Le Rapport de synchronisation hors ligne et santé du système vérifie que les ventes faites quand la caisse n'avait pas de connexion sont bien arrivées dans la comptabilité. Il compte les synchronisations tentées, réussies, échouées et en attente, le taux de réussite et le délai moyen, et liste chaque vente avec son état (En attente, Synchronisé ou Échoué) et, le cas échéant, le message d'erreur.
Pour l'employeur
- Un contrôle par semaine : ouvrez le rapport des paiements et contrôle de caisse et regardez la colonne Différence. Un écart qui revient chaque jour sur le même mode de paiement (les espèces, le plus souvent) mérite une explication auprès du caissier.
- Les chiffres de la fiduciaire : le résumé du paiement des ventes et le registre donnent les totaux par jour et par mode de paiement, à comparer avec la comptabilité.
- Les droits : un rapport apparaît ou disparaît selon le modèle d'accès de chacun (voir Modèles d'accès : donner les bons droits). Le rapport des caissiers est personnel : réservez-le à la direction.
- Les sessions oubliées faussent ces rapports : une session restée ouverte regroupe les ventes de plusieurs jours (voir Utiliser la caisse).
Pour l'employé
- Pour retrouver une vente de la journée, le plus rapide est l'historique des factures de la caisse ; le Registre Neopos sert à chercher plus loin dans le temps.
- Si un rapport reste vide, élargissez les dates : le registre commence par les 30 derniers jours.
- Une question sur un écart de clôture : notez le numéro de service (par exemple POSA-CS-26-…) et donnez-le à la personne qui gère la caisse.