Ce qui vient avec : options, pension et consommables
Le gaz qui part avec le barbecue, le sac de charbon, la taxe de séjour d'une chambre, le petit-déjeuner, le café d'une machine : ce sont des options. Une option est un article Neoffice ordinaire, avec son prix, sa TVA et ses comptes, que la prestation ajoute au même panier. Le module ne décide que de la quantité. Cette page montre où se déclarent les options, comment leur quantité se calcule, et comment on facture un consommable.
Où se déclarent les options
Les options se déclarent dans l'onglet Prix de la prestation, dans la section Ce qui va avec, tableau Options. Elles apparaissent ensuite toutes seules au comptoir, dans la boutique, sur la réservation et sur les documents du client.
Chaque ligne a les colonnes Article, Prix, Une seule parmi, Toujours compris, Facturé, Compté, On compte, Quantité, Le client choisit la quantité, Jusqu'à et Le dire dans la boutique. Cliquez sur le crayon d'une ligne : chaque champ y est expliqué.
Sur quoi la quantité se calcule
La colonne Compté est le cœur du mécanisme.
| Compté | La quantité suit | Exemple |
|---|---|---|
| Par réservation | le nombre d'exemplaires loués | deux barbecues, deux bouteilles de gaz |
| Par jour ou par nuit | la durée | la location d'une table |
| Par personne | le nombre de personnes | un forfait par tête |
| Par personne et par unité | personnes × durée | la taxe de séjour, la demi-pension |
L'aide du champ donne l'exemple de la taxe de séjour : quatre personnes sur douze nuits font quarante-huit. Pour les deux bases qui comptent des personnes, la colonne On compte précise lesquelles : Tout le monde, Adultes ou Enfants. Une taxe de séjour pour les adultes et une taxe pour les enfants sont donc deux options, pas une option à deux prix. Les nombres d'adultes et d'enfants se saisissent sur la réservation.
La colonne Quantité dit combien par unité comptée. La colonne Prix reste vide pour reprendre le prix de vente de l'article, et le suivre quand il change ; remplie, c'est ce prix qui vaut pour cette prestation, parce qu'un café ne vaut pas la même chose avec chaque machine.
Obligatoire, proposée ou au choix du client
Trois interrupteurs règlent la façon dont l'option se présente.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Toujours compris | l'option vient avec, que le client le veuille ou non : la bouteille de gaz sans laquelle le barbecue ne marche pas, la taxe de séjour. Le client ne peut pas la refuser, mais il la paie |
| Compris dans le prix | disponible avec la précédente : la ligne reste, mais affiche 0 et indique « inclus ». Le lest qui maintient la tente au sol, par exemple |
| Le client choisit la quantité | l'option est proposée avec une quantité que le client règle, jusqu'au maximum de la colonne Jusqu'à |
Une option qui n'est ni obligatoire ni au choix du client apparaît simplement comme une case à cocher.
Les alternatives : pension, demi-pension, petit-déjeuner
La colonne Une seule parmi rend les options exclusives. Les options qui portent le même nom ici sont des alternatives : le client en prend une, ou aucune. Un chalet donne le nom « Formule » à la nuit seule, au petit-déjeuner, à la demi-pension et à la pension complète : une seule peut être retenue. Laissez la colonne vide pour une option qui s'ajoute simplement.
Au comptoir, le groupe s'affiche sous la forme d'une liste à cocher : une ligne Sans Formule, cochée par défaut, puis les formules avec leur prix. Elle évite qu'un groupe sans « sans » se lise comme une obligation.
Les consommables : facturer ce qui a été utilisé
Le cas de la machine à café : on met à disposition du café, de la crème et du sucre, et on facture ce qui a été consommé. La colonne Facturé décide.
| Facturé | Quand c'est facturé |
|---|---|
| Avec la réservation | d'avance, comme toutes les autres options : la bouteille de gaz, la taxe de séjour |
| À la consommation | après coup, sur ce qui a réellement été consommé |
Un consommable n'entre jamais au panier, parce que personne ne sait encore ce qui sera bu. La colonne Quantité dit ce qui part avec l'objet : c'est ce qui revient qui décide de la facture. Une prestation dont le paiement est Facturé au retour émet alors une seule facture, pour la location et pour la consommation.
Sur la réservation, la section Ce qui va avec garde la trace dans les colonnes Quantité, Mis à disposition, Utilisé, Prix et Montant. Au comptoir, la ligne d'un consommable s'affiche avec la mention « à disposition — facturé à la consommation ».
Ce qui se recalcule tout seul
Le texte de la section le dit : les options sont recalculées intégralement dès que les dates ou le nombre de personnes changent, puis répercutées dans le panier. Modifier une ligne à la main sur la réservation ne sert à rien : le prochain recalcul l'emporte. Changez la règle sur la prestation, ou le nombre sur la réservation.
Dans cet exemple, la demi-pension d'une famille de deux adultes et deux enfants pour deux nuits compte huit unités : quatre personnes fois deux nuits.
Pour l'employeur
- Créez chaque option comme un article ordinaire, avec sa TVA : une taxe de séjour demande un modèle de taxes à taux zéro posé sur l'article lui-même.
- Donnez le même nom à des options alternatives (colonne Une seule parmi) : sinon le client peut tout cumuler.
- Pour un consommable, choisissez À la consommation : ce que vous mettez à disposition n'est pas ce que vous facturez.
Pour l'employé
- Au comptoir, cochez les options avec le client : elles sont calculées sur les dates et sur le nombre de personnes saisis.
- Si un nombre d'adultes ou d'enfants change, vérifiez la ligne de l'option : elle est recalculée, pas à retaper.
- Au retour d'un consommable, saisissez ce qui a été utilisé avant d'émettre la facture.