Le cycle de travail avec votre fiduciaire
Une fiduciaire travaille dans un ordre : elle reçoit les pièces, passe les écritures, rapproche la banque, prépare la TVA, clôture, puis présente les comptes. L'espace Fiduciaire suit cet ordre. Cette page parcourt la tournée étape par étape : où elle se trouve dans l'espace, ce que l'entreprise prépare de son côté, ce que la fiduciaire contrôle et où lire le détail. Le rythme (mensuel, trimestriel), les dates de TVA et l'ordre des opérations de clôture se conviennent avec votre fiduciaire. Les écrans sont ceux de l'interface Avancé (voir Se repérer) ; les nombres des captures viennent d'une instance d'essai.
L'ordre de la tournée
Le Flux de travail, tout en bas de l'Aperçu de l'espace, dessine la tournée en deux rangées. Chaque case porte son compte et ouvre son onglet.
- Scans, Factures d'achat, Paiements, Banque. Une pièce reçue devient une facture d'achat, la facture se paie, le paiement se retrouve sur le relevé de la banque.
- Écritures de journal, TVA. Les écritures passées nourrissent le décompte de TVA : la TVA se prépare une fois les écritures de la période passées.
Avant que la fiduciaire vienne
Le haut de l'Aperçu sert de liste de contrôle : l'idéal est de voir les lignes à zéro, ou de savoir pourquoi elles ne le sont pas.
- Les onglets, dans l'ordre de la tournée. Le petit nombre d'un onglet compte ce qui attend un geste (voir Se repérer).
- Les trois chiffres : les brouillons d'écritures de journal, les factures d'achat en retard et les scans à traiter.
- Ce qui demande votre attention : au plus six lignes, les plus pressées d'abord, chacune avec son nombre et son onglet. Un clic ouvre la liste déjà réglée sur la bonne vue (voir L'Aperçu d'un espace).
Une ligne n'apparaît que si elle n'est pas à zéro. Dans cet espace, elles peuvent être :
| Ligne | Ce qu'elle compte | Où elle mène |
|---|---|---|
| Factures fournisseur en retard de paiement (rouge) | Les factures d'achat validées, non soldées, dont l'échéance est passée | Factures d'achat, vue En retard |
| Scans illisibles (rouge) | Les pièces que la lecture n'a pas pu lire | Scans, vue Impossible à lire |
| Scans à traiter (orangé) | Les pièces reçues ou lues qui n'ont pas encore été comptabilisées | Scans, vue À traiter |
| Transactions bancaires à rapprocher (orangé) | Les transactions validées dont le montant n'est pas encore affecté | Banque, vue À rapprocher |
| Paiements non affectés (orangé) | Les paiements validés dont une part ne règle encore aucune facture | Paiements, vue Non affecté |
| Factures reçues à payer cette semaine (orangé) | Les factures d'achat validées qui arrivent à échéance dans les sept jours, hors celles déjà dans une proposition de paiement | Factures d'achat, vue À payer cette semaine |
| Écritures de journal brouillon, Factures fournisseur brouillon, Paiements brouillon, Décomptes TVA brouillon (terre cuite) | Les documents saisis mais pas validés | L'onglet concerné, vue Brouillons |
Les brouillons passent en dernier : quand six lignes plus pressées existent, ils ne s'affichent pas, mais la pastille de leur onglet les compte quand même. La ligne des décomptes TVA n'existe qu'au niveau Responsable.
1. Les pièces : scans et factures d'achat
Tout part des pièces que l'entreprise reçoit. L'onglet Scans s'ouvre sur Non traités ; les autres vues sont À traiter, Impossible à lire, Traité et Tous. Son panneau de droite compte les scans à traiter, ceux reçus cette semaine, les illisibles et ceux traités ce mois. Le détail est dans Scanner une facture ou un document.
Une pièce traitée devient une facture d'achat. L'onglet Factures d'achat s'ouvre sur Ouvertes (les factures non soldées, brouillons compris) ; ses autres vues sont À payer cette semaine, Tous, Brouillons, À payer, En retard et Payé. La pastille compte les factures en retard ; le panneau de droite donne le montant à payer et la part en retard. Voir Saisir une facture d'achat.
2. Les écritures de journal
Une écriture de journal touche directement le grand livre, sans pièce commerciale derrière : c'est l'outil de la fiduciaire pour ce qui ne passe pas par une facture. L'onglet s'ouvre sur Brouillons ; les autres vues sont Tous et Ce mois. La pastille compte les brouillons ; le panneau de droite donne le nombre d'écritures du mois et le montant comptabilisé.
Un brouillon n'est pas dans la comptabilité : c'est la validation qui l'y met. Voir Les écritures de journal et leurs modèles.
3. Les paiements, puis la banque
L'onglet Paiements s'ouvre sur Brouillons ; les autres vues sont Tous, Reçu ce mois-ci, Payé ce mois-ci et Non affecté. Un paiement non affecté est un paiement dont une part ne règle encore aucune facture : c'est ce que demande la question proposée à Nora (« Quels paiements ne sont pas rapprochés d'une facture ? »). Voir L'écriture de paiement et Payer les fournisseurs : propositions de paiement.
L'onglet Banque s'ouvre sur À rapprocher : les transactions validées dont le montant n'est pas encore affecté. Les autres vues sont Ce mois, Rapproché et Tous.
- Les chiffres : le montant à rapprocher, le nombre de transactions et, en rouge, combien ont plus de 30 jours ; puis ce qui est entré ce mois-ci et ce qui est sorti.
- Ce qui attend : un clic ouvre les transactions à rapprocher.
- Aller plus loin : Rapprocher la banque ouvre l'écran de rapprochement, Relevé EBICS la liste des relevés reçus.
L'onglet voisin, Rapprochement, est l'écran où l'on relie chaque transaction à ses pièces. Voir Le rapprochement bancaire et EBICS : la liaison sécurisée entre Neoffice et votre banque.
4. La TVA
L'onglet TVA n'est proposé qu'au niveau Responsable. Il liste les décomptes, avec les vues Tous, Brouillons et Validé ; la pastille compte les brouillons, et le panneau de droite donne la fin du dernier décompte et le montant à payer.
Le décompte, son assistant, le contrôle pièce par pièce, l'export du fichier de l'AFC et la concordance annuelle sont décrits dans La déclaration de TVA ; les comptes et les paramètres dans La gestion de la TVA : comptes et configuration. Les rapports du décompte sont dans l'onglet Rapports, groupe TVA. Valider un décompte le fige : Neoffice l'appelle « déposé à l'AFC ».
5. La clôture
L'espace n'a pas d'onglet Clôture de période (l'espace Finance en a un). Les documents de la clôture se trouvent dans Tout le module, sur l'Aperçu : sous Clôture, le Bon de Clôture de la Période et le Solde de clôture du compte ; sous Données de base, l'Exercice fiscal et la Période comptable. Le bon de clôture n'est ouvert qu'au niveau Responsable.
Comment geler les écritures, fermer une période et établir le bon de clôture est décrit dans Clôture de période et écriture d'ouverture.
6. Présenter les comptes
Les rapports sont dans l'onglet Rapports. Le groupe États financiers s'ouvre sur Comptes annuels : le bilan et le compte de résultat d'un exercice, comparés à l'exercice précédent, à sortir en Excel ou en PDF (voir Les comptes annuels). Le même groupe contient le Bilan, le Compte de Résultat, le Flux de Trésorerie, la Balance Générale et le Grand livre : ils se lisent comme dans Finance (voir Les rapports comptables).
Pour remettre ces états à la fiduciaire sous forme de fichier, voir Échanger écritures, rapports et pièces avec votre fiduciaire.
7. Retrouver une comptabilité passée
Une comptabilité d'avant Neoffice, ou celle d'un autre logiciel, se consulte dans les rapports d'archive : voir Les archives comptables.
À régler une fois
- Convenez avec votre fiduciaire d'un calendrier (mensuel, trimestriel), des dates de TVA et de la date de clôture, puis suivez-le avec les pastilles de l'espace.
- Donnez à chaque personne de la fiduciaire le niveau qui lui convient. L'onglet TVA et le bon de clôture ne sont ouverts qu'au niveau Responsable : voir Donner accès à votre fiduciaire et Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire.
Au quotidien
- Scannez et saisissez au fil de l'eau : une pièce non traitée est une pièce que votre fiduciaire devra réclamer.
- Validez ou supprimez vos brouillons : tant qu'une écriture, une facture ou un paiement est en brouillon, il n'est pas dans la comptabilité.
- Rapprochez la banque régulièrement : le panneau de droite de l'onglet Banque dit combien de transactions ont plus de 30 jours ; plus ce nombre est grand, plus le rapprochement est long.
- Suivez l'ordre du Flux de travail : les pièces d'abord, puis les paiements et la banque, et les écritures avant la TVA.
Ce que la fiduciaire contrôle
- Les brouillons : ils sont validés ou écartés avant la TVA et avant la clôture, car seuls les documents validés entrent dans les rapports.
- La banque : les transactions anciennes à rapprocher et les paiements non affectés, ligne par ligne.
- La TVA et la clôture : ne validez ni un décompte ni un bon de clôture sans l'accord de la personne qui en répond. L'un et l'autre figent la comptabilité.