Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire
Donner accès à sa fiduciaire, c'est lui ouvrir une partie de l'entreprise, pas toute l'entreprise. Cette page dit ce que le compte d'une fiduciaire voit à l'écran, ce que change le niveau qu'on lui donne, ce qui lui reste fermé et comment vous retrouvez ce qu'elle a fait. Les droits viennent de deux rôles de comptabilité : Utilisateur comptabilité (niveau Utilisateur, modèle Fiduciaire — saisie) et Responsable comptabilité (niveau Responsable, modèles Fiduciaire externe et Fiduciaire — salaires). Les trois niveaux que votre fiduciaire peut recevoir, dont celui des salaires, sont comparés dans Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire.
Ce que le compte d'une fiduciaire voit
À la connexion, la fiduciaire arrive sur Mon espace. Le menu de gauche ne lui propose que Mon espace et Fiduciaire.
- Le menu de gauche. Deux espaces seulement : Mon espace et Fiduciaire.
- Votre journée par Nora. Le bloc est celui de tout le monde (voir Mon espace : votre journée par NORA).
- À ne pas oublier. Pour une fiduciaire, la rubrique parle de comptabilité : les scans à traiter, le rapprochement bancaire en retard (avec l'ancienneté de la plus vieille opération) et les écritures de journal encore en brouillon.
Le menu Applications, en haut à gauche, propose Drive et Meet (les deux outils du modèle), puis Application mobile, Voir le site web et, au niveau Responsable, Configuration de la société.
Dans l'espace Fiduciaire, tout ce qui est décrit dans L'espace Fiduciaire en un coup d'œil lui est ouvert, et Tout le module lui donne aussi accès aux factures de vente.
Deux niveaux : Utilisateur et Responsable
Le niveau change la barre d'onglets. Au niveau Utilisateur (modèle Fiduciaire — saisie), l'onglet TVA n'existe pas.
Au niveau Responsable (modèles Fiduciaire externe et Fiduciaire — salaires), l'onglet TVA est là.
| Utilisateur | Responsable | |
|---|---|---|
| Onglet TVA et bouton Créer > Décompte TVA | Non | Oui |
| Rapports de l'onglet Rapports | 57 | 59 |
| Saisir, modifier et valider des écritures de journal, des écritures de paiement et des factures | Oui | Oui |
| Annuler une écriture de journal, une écriture de paiement ou une facture d'achat | Oui | Oui |
| Annuler une facture de vente | Non | Oui |
| Passer à brouillon une pièce annulée, corriger sur place une écriture validée | Non | Oui |
| Bon de clôture de la période | Aucun droit | Tous les droits |
| Budgets | Aucun droit | Tous les droits |
| Périodes comptables | Création, modification, suppression | Création, modification, suppression |
| Paramètres de comptabilité et fiche de la société | Lecture | Modification |
| Configuration de la société (paramètres de société Neoffice, dont la TVA) | Fermée | Modification |
| Modèles de taxe d'article, centres de coûts | Lecture | Modification |
| Règles de taxation | Aucun droit | Modification |
| Exercices fiscaux | Lecture | Lecture |
| Plan comptable | Création, modification, suppression | Création, modification, suppression |
Ce tableau dit ce que le système autorise, pas ce qu'une fiduciaire doit faire : les gestes comptables qui engagent l'entreprise (valider un décompte TVA, clôturer une période) se décident avec elle. Une modification de niveau peut mettre jusqu'à deux minutes à se voir sur le compte concerné. Les deux rapports que le niveau Utilisateur n'a pas sont Décompte TVA et Contrôle budgétaire.
Les rôles de comptabilité lui donnent aussi la lecture de vos clients, de vos fournisseurs et de vos articles, et la création et la modification de leurs contacts et de leurs adresses.
Ce qui lui reste fermé
Le compte d'une fiduciaire n'ouvre ni Finance, ni Commercial, ni Opérations, ni Paramètres. RH ne s'ouvre qu'avec le modèle Fiduciaire — salaires. Quand elle tape l'adresse d'une de ces pages, Neoffice la ramène à Mon espace et affiche « La ressource que vous recherchez n'est pas disponible ».
Sont aussi fermés, aux niveaux Utilisateur et Responsable : la fiche des employés, les fiches de salaire, les paramètres du système et les modèles d'accès. Le modèle Fiduciaire — salaires ouvre le département RH, avec les employés et les fiches de salaire : voir Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire. La liste des utilisateurs ne lui montre que sa propre fiche. La page Quand un accès n'est pas disponible explique ce que dit l'écran quand un accès manque et à qui s'adresser.
Ce qu'elle ne peut pas modifier
- Ses propres droits dans votre Neoffice. Les modèles fiduciaires ne se modifient pas (voir Donner accès à votre fiduciaire) et la fiduciaire ne gère pas les comptes. Quand elle vient par l'espace client, son patron règle le niveau de chaque personne, dans la limite que vous fixez.
- Les exercices fiscaux, qu'elle ne fait que consulter.
- Les comptes e-mail, les modèles d'e-mail, les modèles d'impression, les rôles et les champs personnalisés : aucun droit sur eux, même au niveau Responsable.
- Défaire ce qui est validé. Repasser une pièce annulée en brouillon (bouton Passer à brouillon) et corriger sur place une écriture de journal validée sont réservés à l'administrateur de l'entreprise et à la fiduciaire au niveau Responsable (le rôle Responsable comptabilité), pas au niveau Utilisateur. Voir Corriger le compte comptable d'une facture et Les écritures de journal et leurs modèles.
Retrouver ce que la fiduciaire a fait
Chaque document garde son historique dans le bloc Activité, en bas de la fiche : chaque modification y est notée avec la personne qui l'a faite, l'ancienne et la nouvelle valeur, et le moment. Comme chaque personne de la fiduciaire a son propre compte, vous pouvez toujours savoir qui a fait quoi. La liste Paramètres, onglet Utilisateurs, montre la dernière connexion de chaque compte, et Mon serveur (voir Donner accès à votre fiduciaire) la date de sa dernière ouverture.
À régler une fois
- Choisissez le niveau selon le besoin : Utilisateur suffit pour la saisie et le contrôle des écritures ; la TVA et la clôture demandent le niveau Responsable.
- Sachez ce que votre fiduciaire lit : vos factures de vente, vos clients, vos fournisseurs et vos articles. C'est nécessaire à son travail, mais c'est de la donnée de votre entreprise.
- Coupez l'accès à la fin du mandat : voir Donner accès à votre fiduciaire.
Au quotidien
- Votre accès est celui de votre compte : si une page vous renvoie à Mon espace, elle n'est pas ouverte à votre niveau.
- Ne cherchez pas à contourner un accès : demandez le niveau Responsable à votre patron ; s'il l'a déjà accordé, c'est l'administrateur du client qui a fixé une limite plus basse pour la fiduciaire.
- Pour une pièce déjà validée, ne la refaites pas à la main : demandez la correction à la personne qui a le droit de la repasser en brouillon.
Ce que la fiduciaire contrôle
- Les décomptes TVA et les clôtures engagent l'entreprise : faites-les valider ensemble, et consultez le bloc Activité des pièces importantes après coup.
- Une correction après validation passe par le brouillon et n'est ouverte qu'au niveau Responsable : voir Corriger le compte comptable d'une facture.