Recevoir une livraison : à la douchette ou sur le bulletin

Quand une livraison arrive, vous la recevez sur sa commande fournisseur : en comptant les pièces à la douchette, ou en vous fiant au bulletin de livraison scanné, si vous avez contrôlé la marchandise. Rien n'entre en stock à la quantité commandée sans que quelqu'un l'ait comptée ou vérifiée, et ce qui manque reste attendu sur la commande. Cette page décrit l'interface Avancé (voir Simple ou Avancé).

Ouvrir la réception

Ouvrez la commande fournisseur validée. Dans sa frise, sous l'étape Reçu, cliquez sur Recevoir. L'Aperçu de l'espace Opérations propose aussi un gros bouton Recevoir une livraison, qui demande la commande (par recherche ou par scan).

1. Recevoir. Ouvre la fenêtre de réception de cette commande.

Compter à la douchette

1. Le champ de scan. La douchette saisit le code-barres ou le code de l'article, puis Entrée : chaque scan compte une pièce. Vous pouvez aussi taper le code à la main. Un scan qui dépasserait ce qui reste à recevoir est refusé en entier.
2. Un code inconnu. Un article qui n'est pas sur la commande est signalé en rouge, et rien n'est compté.
3. Le compteur. Les pièces reçues sur le total commandé, ce qui avait déjà été reçu, ce qui est compté maintenant et ce qui est refusé. Le comptage est enregistré au fur et à mesure dans une réception en brouillon : vous pouvez fermer la fenêtre et reprendre plus tard, aucun stock n'a encore bougé.
4. La ligne comptée. Pour chaque article : commandé, déjà reçu, la quantité comptée (modifiable avec − et +), Tous pour prendre tout le reste d'un coup, et l'état (À compter, Terminé).

1. Refuser… Une pièce abîmée ou fausse se refuse sur sa ligne : vous indiquez le nombre de pièces et un motif (Endommagée, Mauvais article, Mauvaise taille ou couleur, Non commandée, Autre). À la validation, un litige fournisseur est ouvert pour ces pièces.
2. Continuer sur mon téléphone. Si vous comptez sur le quai, le téléphone ouvre cette commande dans l'application Neoffice ; la fenêtre du bureau suit le comptage.
3. Valider la réception. Le bouton dit combien de pièces entrent en stock.

Neoffice demande confirmation et rappelle ce qui reste attendu :

Après Oui, la réception est validée et marquée Compté. Les pièces non livrées restent sur la commande comme reliquat :

Clore le reliquat… sert quand le fournisseur ne livrera plus le reste : la commande cesse de l'attendre. Imprimer les étiquettes imprime une étiquette par pièce reçue.

Recevoir sur le bulletin du fournisseur

Quand la livraison arrive avec un bulletin, scannez-le comme une facture (voir Scanner une facture ou un document), avec le type Bon de livraison. Ouvrez le scan, puis cliquez sur Traiter le bulletin.

1. Le fournisseur. Lu sur le bulletin ; corrigez-le s'il est faux.
2. La commande fournisseur. La commande qui attend cette livraison ; s'il n'y en a pas, Créer la commande manquante la prépare.

Cliquez sur Vérifier le bulletin. Chaque ligne du bulletin est rapprochée d'une ligne de la commande :

1. Ouvrir le bulletin. Affiche le document scanné.
2. La ligne rapprochée. Ce qui est imprimé sur le bulletin, l'article de la commande, la quantité du bulletin et ce qui reste à recevoir. Par le code veut dire que le rapprochement est sûr ; un rapprochement fait sur les mots est à confirmer. Un article qui n'est pas sur la commande s'affiche en rouge : vous le refusez (un litige « Renvoyée » est ouvert), vous l'ajoutez à la commande, ou vous l'ignorez.
3. Avez-vous vérifié la marchandise ? Le bulletin dit ce que le fournisseur a envoyé, pas ce qui est arrivé. Non, je compte ouvre le comptage, avec les quantités du bulletin à côté. Oui, j'ai vérifié reçoit aux quantités du bulletin. Pas maintenant ne crée rien.

Après Oui, j'ai vérifié, Neoffice demande confirmation :

La réception est validée et marquée Validé, non compté, avec votre nom et l'heure :

La commande après ses livraisons

1. Les réceptions. Chacune avec sa base : Compté ou Validé, non compté.
2. Les factures. La facture du fournisseur et son contrôle (ici Rapprochée) : voir Contrôler une facture d'achat contre la réception et la commande.

À régler une fois

• Les codes-barres des articles. La douchette trouve un article par son code-barres ou son code : un article sans code-barres se scanne par son code, ou se compte avec +.
• Les pièces refusées ne se facturent pas. Dans les Paramètres d'Achat, la case Facturation de la quantité rejetée dans la facture d'achat est décochée : une facture faite depuis une réception ne paie que ce qui a été accepté.

Au quotidien

• Comptez quand vous le pouvez : une réception Validé, non compté repose sur la parole du fournisseur. L'Aperçu d'Opérations liste les réceptions validées sans comptage.
• Ce qui manque n'est jamais perdu : le reliquat reste sur la commande, et la réception suivante ne propose que lui.
• Les litiges ouverts par un refus se suivent dans l'onglet Litiges fournisseurs des espaces Opérations et Finance : voir Les litiges fournisseurs : une pièce refusée, abîmée ou hors commande.

Voir aussi

• Les litiges fournisseurs : une pièce refusée, abîmée ou hors commande
• Commander chez un fournisseur et réceptionner
• Commander un modèle en tailles et couleurs depuis le catalogue du fournisseur
• La réception d'achat, onglet par onglet
• Contrôler une facture d'achat contre la réception et la commande
• Scanner une facture ou un document