Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite
Chaque onglet d'un espace (Devis, Factures, Clients, Articles…) ouvre une liste : le tableau de tous les documents d'un même genre, par exemple tous les devis. Un document est une fiche : un devis, une facture, un client. Toutes les listes se présentent et se manient de la même façon : des vues toutes prêtes en haut, une recherche, des filtres, un tableau, et un panneau de droite qui résume la ligne choisie. Cette page explique ces outils une fois pour toutes, un par un.
Si le mot onglet est nouveau pour vous, lisez d'abord Se repérer : le menu, les espaces et les onglets.
L'écran d'une liste
Voici la liste des devis. De haut en bas : le chemin et les boutons d'action, la barre d'onglets de l'espace, les vues (les boutons arrondis avec leur nombre), la recherche et les filtres, puis le tableau. À droite, le panneau montre des chiffres et des suggestions de Nora.
- Le chemin et l'étoile. Où vous êtes (Commercial › Devis) et le bouton favori.
- Liste ou Grille. Deux façons de montrer les mêmes documents.
- Les vues. Les boutons arrondis, chacun avec son nombre : des filtres tout prêts.
- La recherche et le filtre avancé. Un mot à chercher, des conditions à poser.
- Le tableau. Une ligne par document.
- Le panneau de droite. Il résume la ligne choisie, ou la liste entière si aucune n'est choisie.
Dans cette image, la recherche est réglée sur le mot « Démo » : c'est pourquoi la liste est courte. Les images suivantes montrent chaque zone en détail.
Le nombre en bas à gauche (par exemple « 14 sur 14 ») dit combien de lignes sont affichées sur le total de la sélection.
Le chemin et les boutons du haut
- Commercial › Devis et l'étoile : le chemin de la page, c'est-à-dire où vous êtes, et le bouton favori. Un clic sur Commercial ramène à l'Aperçu de l'espace.
- Vue rapport : la présentation de la liste, en tableau. Le menu propose aussi Vue tableau de bord et Vue Kanban.
- Le bouton à glissières ouvre Paramètres du tableau et colonnes (voir plus bas). Le bouton Σ (« Afficher les Totaux ») ajoute une ligne de totaux au tableau. L'icône Excel exporte la liste. La flèche en rond (« Recharger la liste ») relit les données.
- Ajouter Devis crée un nouveau document. La petite flèche à côté (« Créer autre chose ») ouvre le menu Créer (voir Rechercher, mettre en favori, créer).
- Les trois points (« Menu ») ouvrent d'autres actions.
Le menu propose : Imprimer, Afficher/Cacher le graphique, Afficher/masquer la barre latérale (raccourci ⌘+K), Choisir des Colonnes, Exporter, Configuration Auto Email, Enregistrer Sous et Paramètres de liste. Enregistrer Sous garde la vue en tableau, avec ses colonnes, comme un rapport enregistré que vous retrouvez ensuite dans Filtre avancé.
Le bouton à glissières ouvre une fenêtre dont le premier bouton, Ajouter une colonne, ajoute une colonne au tableau. Supprimer mes paramètres personnels efface les réglages que vous avez faits sur ce tableau.
Liste ou Grille
À gauche des vues, deux boutons changent la façon de montrer les mêmes documents. Liste est le tableau. Grille dessine chaque document en carte : son statut, le nom du client, le numéro et la date, le montant, et deux boutons, Ouvrir et Imprimer. Les vues, les filtres et la recherche s'appliquent aux deux.
Les vues : des filtres tout prêts
Un filtre est une condition qui ne garde dans la liste que les documents qui la remplissent. Les boutons arrondis au-dessus du tableau sont les vues : des filtres tout prêts, chacun avec son nombre. Pour les devis : Tous, Brouillons, En attente de réponse, Expire cette semaine, Commandé. Pour les factures de vente de Commercial : Tous, Brouillons, À payer, En retard, Payé.
Chaque bouton est un interrupteur :
- un clic l'allume (il porte alors une coche), un second clic l'éteint ;
- plusieurs vues allumées montrent ensemble ce que chacune contient : avec Brouillons (76) et En attente de réponse (144) allumés, la liste compte 220 devis ;
- Tous est à part : l'allumer éteint les autres, et il revient de lui-même quand vous éteignez la dernière vue allumée ;
- Effacer les filtres (le bouton rouge) éteint toutes les vues et vide la recherche.
Un bouton orangé, par exemple « Statut du document : Brouillon, Validé », rappelle un filtre de base de la liste : les documents annulés n'y figurent pas.
La recherche
La loupe tout à droite des vues s'ouvre en champ de recherche quand on clique dessus. Tapez un mot puis appuyez sur Entrée : la liste ne garde que les documents qui le contiennent, par exemple le nom d'un client. Effacer les filtres vide la recherche.
Sous chaque titre de colonne du tableau, un petit champ filtre la colonne : tapez une valeur pour ne garder que les lignes qui lui correspondent.
Le filtre avancé
Le bouton Filtre avancé ouvre une carte qui réunit tous les réglages d'une liste. Le petit nombre à côté du mot indique combien de conditions sont actives.
- Conditions : « La liste garde les documents qui les remplissent toutes ». Le bouton Filtre, avec son nombre de conditions, permet de les modifier (un client, une date, un statut…).
- Regrouper les lignes : par une colonne, avec le nombre de documents de chaque groupe ou leur total. Ajouter un groupe choisit la colonne.
- Trier par : la colonne de tri (par défaut, la dernière mise à jour) et le sens.
- Rapports enregistrés : vos tableaux enregistrés. Pour en créer un : « Vue rapport » en haut, choisissez les colonnes, puis « Enregistrer sous » dans le menu.
- Filtrer par : Attribué à, Créé par, Modifier les filtres et Étiquettes.
Vos conditions s'ajoutent aux vues allumées : elles ne les remplacent pas.
Consulter une ligne sans quitter la liste
Un clic n'importe où sur une ligne (le numéro, le nom du client, un montant, une date) affiche le résumé de ce document dans le panneau de droite. La ligne choisie est surlignée, avec une barre de couleur à gauche, pour que vous sachiez toujours de quelle ligne il s'agit.
Le panneau montre le statut du document, le nom du client, le numéro, le montant, ses dates, puis les actions possibles pour ce document : Ouvrir le devis, Voir le client, Envoyer, Imprimer, et selon l'état Valider ou Encaisser. En dessous, Nora propose des questions sur ce document (« Résumer ce client »). Fermer retire le résumé et le surlignage.
- Un double-clic sur la ligne ouvre le document.
- Cmd-clic sur Mac, Ctrl-clic sous Windows sur un numéro ou sur un nom de client l'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur, sans quitter la liste.
Le panneau de droite
Quand aucune ligne n'est choisie, le panneau résume la liste : des chiffres (pour les devis, le montant en attente de réponse et la part de devis gagnés sur douze mois), un bloc Vous attend, les questions de Nora sur ce que vous voyez, un graphique, puis Aller plus loin et son lien Rapports de cet espace.
Le bloc Vous attend liste des vues avec leur nombre, par exemple Brouillons et En retard sur les factures, et parfois un bouton comme Préparer les relances. Un clic sur une ligne de Vous attend allume cette seule vue.
Replier le panneau de droite
Le panneau de droite prend de la place, et il n'est pas obligatoire. Le petit bouton carré en haut du panneau (Afficher ou masquer le panneau) le replie : le tableau prend alors toute la largeur et montre toutes ses colonnes. Un second clic sur le même bouton le rouvre. Le menu des trois points propose la même chose avec Afficher/masquer la barre latérale.
- Le bouton qui replie et déplie le panneau. Il reste à sa place, au bord du tableau.
- Le tableau, maintenant sur toute la largeur.
Pour l'employeur
Il n'y a rien à configurer pour que les vues et le panneau fonctionnent. Les vues, les nombres, les actions du panneau et les rapports suivent les droits de chaque personne : combiner des vues ne donne accès à rien de plus, et le panneau ne propose que les actions que la personne a le droit de faire. Dans la fenêtre Paramètres du tableau et colonnes, les boutons qui parlent de « tous les utilisateurs » ou de « valeur par défaut globale » changent le tableau de toute l'équipe : réservez-les à une personne qui sait ce qu'elle fait.
Pour l'employé
Préparez votre travail avec les vues : allumez Brouillons et En retard pour voir d'un coup ce qu'il faut valider et ce qu'il faut relancer. Parcourez ensuite la liste en cliquant sur les lignes : le panneau vous résume chaque document sans l'ouvrir, et un double-clic suffit quand vous voulez le modifier. Si une liste vous paraît vide, regardez les vues allumées et le bouton Effacer les filtres : c'est presque toujours un filtre oublié. Pour la relance d'un client en retard, voir Relancer un client en retard.