Le matériel : exemplaires, étiquettes, sortie et retour
Pour une tente à 400 francs, compter ne suffit pas : « une tente sur deux » ne dit pas laquelle est sortie, à qui attribuer une déchirure, ni quand elle est due pour une révision. Le suivi par exemplaire donne un numéro de série à chaque objet. Cette page montre comment déclarer les exemplaires, imprimer leur étiquette, les préparer en caisse, les sortir et les rendre, et comment les retirer du rayon quand il le faut.
Trois façons de suivre les exemplaires
Le suivi se règle dans l'onglet Le parc de la prestation, champ Numéros de série.
| Choix | Ce que cela implique |
|---|---|
| Pas de suivi | une quantité, comme avant : on compte, sans savoir lequel |
| Créé au scan | il y en a cinquante sur l'étagère et personne ne les a numérotés : le code lu au comptoir devient le numéro, et la capacité saisie continue de faire foi |
| Déclarés d'avance | les exemplaires sont listés un par un, et ce sont eux la capacité |
Le champ Unités (en lecture seule) donne le nombre d'exemplaires déclarés qui peuvent sortir, tenu à jour quand on en ajoute ou qu'on en retire. Sous les champs, une ligne résume le parc (« 2 déclarés · 2 louables · 0 dehors en ce moment »), puis chaque exemplaire s'affiche avec son état (Présent) et un lien Sortir du parc. Le bouton Ajouter des exemplaires en crée de nouveaux. Quand le suivi vaut Pas de suivi, les exemplaires sont tracés mais ne fixent pas la capacité : l'écran le dit.
Une prestation créée avec deux exemplaires ou plus reçoit ses numéros tout de suite : LOC-VELO-DEMO-01, LOC-VELO-DEMO-02. Le raccourci Ses exemplaires de l'en-tête de la prestation ouvre la liste de ces numéros de série.
La fiche d'un exemplaire
Un exemplaire est un numéro de série ordinaire de Neoffice : il porte déjà l'article, l'emplacement, les garanties. Le module y ajoute quelques champs de location.
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Peut être loué | décochez pour retirer l'objet du rayon pour de bon : vendu, mis au rebut, gardé pour pièces |
| Nombre de locations | le nombre de sorties depuis sa mise en service. C'est ce que compte une règle « révision toutes les vingt sorties » |
| Révisé à | le compteur de sorties lors de la dernière révision. L'écart avec Nombre de locations est ce que mesure la règle de révision |
| Où il est | dedans ou dehors |
| Rangé dans | le box de rangement où l'objet est conservé |
Les étiquettes
Le bouton Imprimer l'étiquette, dans l'en-tête de la fiche d'un exemplaire, ouvre une petite fenêtre : choisissez le format de l'Imprimante d'étiquettes (ici 50x30mm) et cliquez sur Imprimer. C'est le même moteur d'étiquettes que pour les produits : même imprimante, mêmes formats.
Préparer une sortie
Quand il y a douze objets à sortir, personne ne les scanne un par un sur un parking sous la pluie. La feuille À préparer de l'écran Sorties et préparation permet à un préparateur de tout préparer à l'établi.
- Ouvrez Sorties et préparation, choisissez la feuille À préparer, et réglez au besoin le nombre de jours.
- Sur la carte de la réservation, scannez chaque objet dans le champ « Scannez une étiquette, ou tapez son numéro ». L'objet passe de la liste À aller chercher à la liste Dans la caisse. Un objet scanné par erreur se retire avec la croix.
- Cliquez sur Marquer comme préparée, et indiquez Combien de caisses ?. L'aide le dit : il sera demandé au client de confirmer qu'il les a toutes prises.
- La carte affiche la mention Préparée et le nombre de caisses, et un bouton Défaire la préparation la rouvre.
Le nombre de caisses est une information, pas un identifiant : il sert à le dire au client, à le lui faire confirmer et à le rappeler à celui qui charge. La préparation est facultative : le client peut aussi scanner lui-même chaque objet.
Sortir et rendre
Une sortie est un scan : l'objet est attribué à la réservation et passe de dedans à dehors. Le client peut le faire lui-même depuis son espace : le bouton Sortir / rendre ouvre un petit scanner. Quand la caméra manque, la fenêtre l'indique (« Pas de caméra — saisissez le numéro à la place ») et propose un champ N° de série avec Confirmer. L'écran répond « … est à vous » à la sortie et « … est rendu » au retour. Si un préparateur a composé les caisses, le client ne scanne rien : il voit « Votre matériel est prêt » et un seul bouton, J'ai pris la caisse. Voir L'espace client et le libre-service.
À l'arrivée du matériel, l'écran Arrivées et départs propose Marquer comme rentré, puis Remettre en service quand l'objet a été remis en état. Voir Suivre la journée.
Les périodes d'indisponibilité
Un objet peut être hors rayon sans être loué : réparation, perte, maintenance, ou mis de côté. C'est une Indisponibilité, dans le groupe Intervenants de la page d'accueil du module. Elle porte :
- N° de série : un seul exemplaire. Vide, c'est tout l'article qui est retiré du service.
- Article et Intervenant : une indisponibilité peut aussi viser une personne absente (vacances, formation, maladie), et non un objet.
- De et Jusqu'à, ainsi que le Motif : Maintenance, Réparation, Perdu, Retenu, Congé, Formation ou Autre. Sans fin, l'indisponibilité dure jusqu'à ce que quelqu'un la ferme.
- Statut : Ouvert, Terminé ou Annulé, avec des Remarques.
- Causé par : la location qui a rendu l'objet dans cet état. C'est ce qui fait d'une caution retenue une pièce justificative plutôt qu'une affirmation.
Dans le planning, l'absence d'un intervenant se dessine en barres hachurées, en regroupant par intervenant.
La révision périodique
Le champ Révision toutes les de l'onglet Le parc compte les sorties entre deux révisions, par objet. Au retour, un objet qui dépasse ce compte est retiré du rayon jusqu'à ce que sa maintenance soit marquée faite ; 0 veut dire jamais. L'écart se lit dans la fiche de l'exemplaire (Nombre de locations moins Révisé à). Une indisponibilité de motif Maintenance s'ouvre alors toute seule : sa remarque rappelle le nombre de sorties depuis la dernière révision, et elle reste ouverte tant que personne ne la marque Terminé.
Pour l'employeur
- Déclarez les exemplaires d'avance pour tout ce qui a de la valeur ou se répare : c'est ce qui dit qui a sorti quoi.
- Imprimez une étiquette par exemplaire, collez-la, et ne comptez plus à la main.
- Fixez une révision pour le matériel qui s'use (une tente, un barbecue) : le module retire l'objet du rayon au bon moment.
- Faites préparer les grosses sorties à l'établi : la traçabilité y gagne, car scanner douze objets douchette en main est le travail normal du préparateur.
Pour l'employé
- Pour préparer une sortie : Sorties et préparation, feuille À préparer, scannez, puis Marquer comme préparée.
- Un objet scanné par erreur se retire avec la croix tant qu'il n'est pas sorti.
- Au retour, marquez l'objet rentré, puis remettez-le en service quand il est propre.
- Si un objet revient abîmé, ouvrez une indisponibilité pour lui, avec le motif et la réservation qui l'a causé.