La réconciliation du stock : le document derrière un inventaire

Quand vous avez compté vos pièces et que le résultat n'est pas celui que Neoffice affichait, le stock se corrige par un inventaire. Derrière chaque inventaire, Neoffice crée un document appelé Réconciliation du Stock : il garde ce que vous avez compté, dans quel entrepôt, à quel prix, et pourquoi. Cette page explique ce document champ par champ, ce qu'il écrit dans le livre d'inventaire, et d'où viennent les valeurs qu'il propose.
Le geste de tous les jours (le bouton Gérer le stock de la fiche d'un article) est décrit dans « Mouvements de stock et inventaire ». Ici, on ouvre le document que ce bouton fabrique, ou que vous remplissez à la main quand vous comptez beaucoup d'articles à la fois.

Deux façons d'en faire un

1. Depuis la fiche d'un article, avec Gérer le stock en mode Inventaire. Vous tapez ce que vous avez compté, Neoffice calcule l'écart, enregistre et valide la réconciliation à votre place. Vous n'ouvrez jamais le document.
2. À la main, depuis la liste des réconciliations (bouton Ajouter Réconciliation du Stock). C'est la voie pour compter tout un entrepôt : une ligne par article.

1. Le mode Inventaire. Le texte sous les boutons dit : « Saisissez le stock que vous avez compté. L'écart est enregistré comme un inventaire. »
2. Stock actuel. Ce que Neoffice affichait avant votre comptage.
3. Compté. Ce que vous avez compté. Les boutons − et + font varier le chiffre d'une unité.
4. Résultat. Le stock après votre comptage et l'écart, ici « 3 Unité » avec une pastille −1 : une pièce de moins que prévu.
5. Motif du mouvement et Détail. Le motif est obligatoire (ici « Comptage physique ») ; le détail est facultatif et conservé sur le document.

Une seule des six lignes de cette fenêtre avait un écart. La réconciliation qui en résulte ne contient que cette ligne : les lignes sans écart ne sont pas enregistrées.

Le document, champ par champ

1. Objet. À choisir : Réconciliation du Stock pour un inventaire, ou Stock d'ouverture pour saisir un stock de départ (voir « Mouvements de stock et inventaire »). Le champ est vide à l'ouverture et obligatoire.
2. Entrepôt par Défaut. Évite de répéter l'entrepôt sur chaque ligne.
3. Articles. Une ligne par article : Code article, Entrepôt, Quantité (la quantité comptée, pas la différence) et Taux d'évaluation (le prix de chaque pièce).
4. Télécharger et téléverser. Les deux boutons sous le tableau exportent la liste vers un tableur et la réimportent, pour un comptage de masse.
5. Mode de scan. Avec une douchette, ce mode « désactive la récupération automatique de la quantité existante » : Neoffice ne préremplit alors plus la quantité actuelle.

Plus haut dans le formulaire : Séries (le préfixe du numéro, « MAT-RECO- » suivi de l'année), Société, Date de comptabilisation et Heure de Publication. Ces deux dernières sont remplies avec l'instant présent ; l'interrupteur Modifier la Date et l'Heure de la Publication les rend modifiables, par exemple pour dater un comptage de la veille. Scan Code Barre permet de saisir un article à la douchette.

Une fois enregistrée et validée

1. Société et Objet, maintenant en lecture seule. L'état passe de Brouillon à Validé : le stock a changé.
2. Date et heure du mouvement.
3. Articles. Une seule ligne : l'article compté, l'entrepôt, la Quantité comptée (3) et le Taux d'évaluation (18.00).
4. Raison. Le motif choisi dans la fenêtre de la fiche de l'article (« Comptage physique »). Le texte d'aide dit : « Motif de ce mouvement — renseigné lorsqu'il est enregistré depuis la page de l'article. » Le Détail que vous avez écrit est conservé dans les commentaires du document.
5. Écart de Montant. La valeur de l'écart : ici −18.00, soit une pièce de moins (3 comptées au lieu de 4) à 18.00 chacune.

Dans le Livre d'Inventaire de l'article, la ligne de cette réconciliation porte 0 dans En Qté et dans Qté Sortante : lisez le Solde de la Qté (le nouveau stock : 3) et le Changement de valeur (−18.00) pour voir son effet.

Ce que la réconciliation ne fait pas

• Elle ne change pas la valorisation : si vous laissez le Taux d'évaluation vide, Neoffice reprend le prix qui est déjà dans le livre d'inventaire, comme le montre la ligne ci-dessus (18.00). Le prix n'est utile que pour un entrepôt qui n'a encore aucun historique pour l'article. Voir « La valorisation du stock ».
• Elle ne crée pas d'écriture comptable, sur la société de l'exemple : les champs Compte d'Écart et Centre de coûts n'apparaissent pas dans le formulaire. Voir « Gestion de stock ».
• Elle ne s'enregistre pas à n'importe quelle date : si une date de gel ou un rôle est réglé dans l'onglet Clôture de stock des Paramètres du stock, la saisie dans le passé peut être refusée.

À régler une fois

• Imposez un motif (« Comptage physique » pour un comptage ordinaire) : c'est lui qui vous dira, à la clôture, pourquoi le stock a changé.
• Une réconciliation validée est un document comptable du stock : fixez qui peut en créer (voir « Modèles d'accès : donner les bons droits »).

Au quotidien

• Faites des inventaires, pas des écritures de correction : une réconciliation garde le comptage et son motif.
• Pour un comptage complet d'un entrepôt, passez par le tableur (boutons de téléchargement et de téléversement) plutôt que par une ligne après l'autre.
• Tapez dans Compté le stock réel (ce que vous voyez sur l'étagère), pas la différence.
• Choisissez le bon Objet : « Stock d'ouverture » seulement pour un stock de départ.
• Relisez le Résultat et le signe de l'écart avant d'appliquer : une fois validée, la réconciliation a changé le stock.

Voir aussi

• Mouvements de stock et inventaire
• Voir le stock de vos articles
• Numéros de série et lots
• Articles et Excel : exporter, modifier, réimporter

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Le formulaire de saisie à la main a été ouvert mais jamais enregistré : aucun ajout de ligne, aucun téléversement, aucun mode de scan essayé. Le texte du mode de scan est celui du formulaire.
• L'Objet « Stock d'ouverture » n'a pas été choisi ; ses effets sont décrits dans « Mouvements de stock et inventaire ».
• L'annulation d'une réconciliation validée et son effet sur le stock n'ont pas été essayés.
• La phrase sur la saisie refusée dans le passé vient des textes de l'onglet Clôture de stock ; aucun gel n'a été posé pour l'essai.
• Les champs Compte d'Écart et Centre de coûts : leur absence est vue, leur condition (inventaire permanent éteint) est lue dans le code et dans l'état de la société.
• Que les lignes sans écart ne soient pas enregistrées : constaté sur une fenêtre à six lignes qui a produit une réconciliation d'une ligne ; la règle est confirmée dans le code de Neoffice.