Créer et gérer les comptes utilisateurs

Chaque personne qui travaille dans Neoffice a son propre compte : c'est lui qui décide de ce qu'elle voit dans le menu et de ce qu'elle peut faire. Cette page montre où se trouvent les comptes, comment en créer un avec les bons droits dès le départ, comment le désactiver quand quelqu'un part, et comment lire la limite de votre abonnement.

Où se trouvent les comptes

Ouvrez le menu Paramètres (la page s'intitule Configuration), puis l'onglet Utilisateurs. Les comptes s'affichent en cartes : l'initiale, une pastille (par exemple Bureau ou Désactivé), le nom, l'adresse e-mail, la dernière connexion (par exemple « Dernière connexion il y a 24 secondes », ou « Jamais connecté ») et le bouton Ouvrir le compte.

Trois boutons, avec leur nombre, choisissent ce que la liste montre : Comptes du personnel, Comptes portail et Désactivés. La loupe cherche dans la liste, Filtre avancé affine, Effacer les filtres remet tout à zéro.

À droite, un panneau chiffre la situation : le nombre de Comptes bureau encore disponibles, avec dessous le nombre de comptes utilisés sur le total de l'abonnement (par exemple « 49 sur 50 utilisé(s) »), le nombre de Comptes du personnel avec ceux qui ne se sont « jamais connectés », et le nombre de Comptes portail. Dessous, Aller plus loin donne trois liens : Modèles d'accès, Rôles personnalisés et Autorisations d'utilisateur.

Créer un compte

1. Dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Ajouter Utilisateur, en haut à droite. La fenêtre Nouveau(elle) Utilisateur s'ouvre.
2. Saisissez l'E-mail et le Prénom de la personne (les deux sont obligatoires). L'adresse e-mail est l'identifiant du compte : contrôlez-la bien.
3. Dans Partir d'un modèle d'accès, choisissez le modèle qui correspond à son poste. La liste est rangée par famille (Base, Point de vente, Ventes, Administration, Stock et achats, Finance, Fiduciaire, Ressources humaines, Chantier et atelier, Services). Les modèles créés par votre entreprise forment une dernière famille, Les modèles d'accès de votre entreprise. Le lien Gérer les modèles ouvre la liste des modèles.
4. La fenêtre se remplit : Modèle actif indique le modèle choisi et « Identique au modèle » ; Outils d'équipe montre les tuiles que le modèle affiche sur l'écran d'accueil ; les Modules de base (Commercial, Opérations, Activités, Finance, RH, Fiduciaire, Point de vente, Paramètres, Mode simplifié, Formation) montrent les espaces ouverts, chacun au niveau Utilisateur ou Responsable. Un interrupteur ouvre tout un département, les cases ouvrent un espace, et Afficher les 5 espaces déplie la liste.
5. Vérifiez, et au besoin ajustez : un interrupteur, une case ou un niveau de plus ou de moins, ou encore Ajouter ou Remplacer pour combiner un deuxième modèle. Les Modules optionnels (Construction, Fitness, Site web et e-commerce) ne s'ouvrent que si votre offre les comprend ; Formation porte la mention « Désactivé sur cette instance » quand ce n'est pas le cas.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le compte apparaît dans la liste. Ouvrir le formulaire complet ouvre à la place la fiche entière du compte.

Le modèle est copié sur le compte, pas lié à lui : chaque espace reste modifiable ensuite sur la fiche du compte, et un changement fait plus tard au modèle ne touche pas les comptes déjà créés. La page Modèles d'accès : donner les bons droits décrit les 22 modèles et l'effet de ce que vous cochez.

La limite de votre abonnement

Votre abonnement fixe le nombre de comptes du personnel actifs. Le panneau de droite le dit en toutes lettres : Comptes bureau encore disponibles, puis « N sur N utilisé(s) ». Quand il n'en reste plus (le panneau indique alors « l'abonnement est complet »), Neoffice refuse d'enregistrer un compte actif de plus. Deux issues : désactiver un compte qui ne sert plus, ou demander à Neoffice d'augmenter la limite.

Seuls les comptes du personnel actifs sont comptés. Les comptes portail, les comptes désactivés et les comptes de votre fiduciaire ne le sont pas, si bien que le nombre de comptes du personnel du panneau peut dépasser le nombre de comptes utilisés.

La fiche d'un compte

Un clic sur Ouvrir le compte ouvre la fiche. En haut, le nom, l'adresse, une pastille d'état (Actif ou Désactivé) et trois boutons : Changer l'email, Créer un Email Utilisateur et Usurper l'identité. Quatre onglets suivent : Détails de l'utilisateur, Rôles et permissions, Paramètres et Connexions ; le commutateur Simple / Avancé règle la quantité de champs affichés.

L'onglet Rôles et permissions s'ouvre sur le bloc Espaces de travail, le même que dans la fenêtre de création : le Modèle actif, la liste Ajouter ou changer un modèle, puis les départements et leurs espaces. Pour changer les droits d'une personne, c'est là qu'on agit, puis Enregistrer.

Quand quelqu'un part

Désactivez son compte plutôt que de le supprimer : ainsi, les documents qu'il a créés gardent leur auteur.

1. Ouvrez la fiche du compte.
2. Dans l'onglet Détails de l'utilisateur, éteignez l'interrupteur Activé.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le compte passe dans le bouton Désactivés de la liste et la pastille de sa carte indique Désactivé. Il ne compte plus dans la limite de votre abonnement : sa place peut servir à une nouvelle personne.

Nommer un deuxième administrateur

Le modèle Administrateur·rice (famille Base) donne tous les espaces au niveau Responsable. Vous pouvez le donner à un autre compte du personnel, à la création ou plus tard sur sa fiche, dans le bloc Espaces de travail. Son compte reste le sien. Avec un deuxième administrateur, vous n'êtes pas bloqué le jour où la personne qui gère les comptes est absente. Ce modèle se donne avec prudence : voir Modèles d'accès : donner les bons droits.

Comptes du personnel, comptes portail, comptes de la fiduciaire

• Un compte du personnel ouvre le bureau de Neoffice, avec les espaces que vous lui donnez.
• Un compte portail est celui d'un client ou d'un fournisseur qui consulte ses documents en ligne. Il n'ouvre pas le bureau et n'apparaît que sous Comptes portail. Si une personne de votre équipe a déjà un compte portail parce qu'elle est aussi cliente, créez-lui un compte du personnel avec une autre adresse e-mail.
• Les comptes de votre fiduciaire utilisent les modèles de la famille Fiduciaire (Fiduciaire — saisie, Fiduciaire externe, Fiduciaire — salaires), qui ne se modifient pas, et ne comptent pas dans la limite de votre abonnement.

Pour l'employeur

• Qui gère les comptes ? L'espace Paramètres, au niveau Responsable, que seul le modèle Administrateur·rice donne. Gardez-le pour une ou deux personnes de confiance.
• Donnez le modèle du poste, pas plus : un comptable n'a pas besoin des paramètres, un caissier n'a pas besoin de la comptabilité. En cas d'hésitation, partez du plus étroit et élargissez à la demande (voir Quand un accès n'est pas disponible).
• Surveillez le panneau de droite : « l'abonnement est complet » est le signe qu'un nouveau compte actif sera refusé.
• Un compte par personne : c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi.

Pour l'employé

• Votre accès dépend du compte que votre employeur vous a ouvert. Si un onglet ou un bouton vous manque, demandez-le à la personne qui gère les comptes : voir Quand un accès n'est pas disponible.
• Ne prêtez pas votre compte et ne gardez pas votre mot de passe sur un papier à côté de l'écran.
• Si vous changez de poste, votre employeur change votre modèle sur votre fiche : vous n'avez rien à faire.

Voir aussi

• Modèles d'accès : donner les bons droits
• Adapter un modèle d'accès à votre entreprise
• Quand un accès n'est pas disponible
• Modifier les informations de votre entreprise