Utiliser la caisse : ouvrir, vendre, encaisser, clôturer
La caisse est l'écran qui sert à vendre au comptoir : vous ouvrez une session, vous ajoutez des articles, vous encaissez, puis vous clôturez la journée en comptant l'argent. Cette page suit une journée de caisse, de l'ouverture à la clôture. Le mode restaurant (plan de salle, cuisine) a sa propre page.
Ouvrir la caisse
Dans le menu de gauche, ouvrez l'espace Point de vente. La grande tuile noire Ouvrir la caisse (ou l'onglet du même nom) lance la caisse, une application à part qui s'ouvre sur son propre écran. Sur la tuile, une ligne rappelle depuis quand votre session est ouverte. Les autres tuiles donnent le montant vendu aujourd'hui et ce mois, et le nombre de sessions encore ouvertes.
Tant qu'aucune session n'est ouverte à votre nom, la caisse affiche Bienvenue sur Neopos et un bouton Ouvrir la session. La fenêtre Ouvrir une session POS se déroule en deux temps. D'abord Sélectionner un profil POS : chaque carte porte le nom du profil, celui de la société et la devise ; cliquez sur Suivant. Ensuite Solde d'ouverture (Facultatif), avec une ligne par mode de paiement du profil (ici Espèce, Carte de crédit et Twint) : saisissez le fond de caisse en espèces, puis cliquez sur Ouvrir la session. Changer de profil et Retour reviennent en arrière, Annuler ferme la fenêtre.
Si une session est déjà ouverte à votre nom, la fenêtre devient Session existante trouvée (« Vous avez une session ouverte. Souhaitez-vous la reprendre ou la fermer et en ouvrir une nouvelle ? ») : vous choisissez Reprendre la session, Fermer et ouvrir nouveau ou Annuler. Le raccourci Voir la session du panier ouvre cette même fenêtre ; il ne montre pas les totaux de la journée (pour les lire, voyez plus bas Fermer la session).
L'écran de la caisse
L'écran se lit en trois zones : l'en-tête en haut, la liste des articles à gauche, le panier à droite. Les quatre icônes de la colonne de gauche ouvrent chacune une fenêtre sans quitter la vente : Promotions, Produits, Gestion des factures et Entrées/Sorties de caisse ; l'engrenage du bas, Paramètres, règle la caisse (voir Configurer la caisse).
- L'en-tête montre le nom du profil, l'heure, la durée de la session ouverte, l'interrupteur RESTO (mode restaurant) et les icônes de connexion, de cache, d'impression de la facture, d'actualisation et d'affichage client sur un second écran. L'icône de connexion est verte quand la caisse est en ligne ; son info-bulle (« En ligne - Cliquer pour synchroniser ») dit qu'un clic synchronise. L'icône de cache indique « Cache vide » puis « Cache prêt » quand les articles et les clients sont chargés sur le poste.
- La liste des articles se filtre par groupe (la rangée d'onglets défile) ou par la recherche : nom, code article, groupe ou code-barres. À côté de la recherche, des boutons activent le scanner de codes-barres, l'Ajout auto (l'article rejoint le panier avec la touche Entrée), passent de la vue grille à la vue liste, et trient par nom, marque, quantité, prix ou code article. Une pastille rouge, orange ou verte indique le stock restant.
- Un article sans prix ouvre un clavier : la caisse demande de saisir le prix de vente avant de l'ajouter.
- Le panier commence par le client, puis la liste des lignes. Sur chaque ligne, les boutons − et + changent la quantité et la croix retire l'article. Le bas du panier donne la Quantité totale, le Sous-total, la Taxe et le Total général. Si les prix du profil s'entendent TTC, la ligne Taxe peut afficher CHF 0.00 : la TVA comprise dans les prix se retrouve dans le récapitulatif des taxes de la clôture.
- Nettoyer vide le panier après une confirmation (Vider le panier ?).
- Panier vide, six raccourcis s'affichent : Voir la session, Brouillons de factures, Historique des factures, Facture de retour, Fermer la session et Créer un client.
Choisir le client
Par défaut, la vente est faite au client Passage. Cliquez sur la carte du client pour en chercher un : tapez le début de son nom, et la liste propose les clients correspondants avec leur e-mail. Le crayon modifie le client choisi et le + vert en crée un. Sous la liste, Créer un nouveau client reprend ce que vous avez tapé. Le sélecteur Facture / Ordre, à droite, choisit le document de la vente ; d'après son info-bulle, Ordre correspond à une commande client.
Régler une ligne
Un clic sur une ligne du panier ouvre Modifier les détails de l'article : Quantité, Unité de mesure, Prix, Entrepôt, puis la Remise sur article (type de remise et pourcentage), avec le Sous-total et le Total de la ligne. Validez par Mettre à jour l'article. Le prix, la remise et leur plafond dépendent des réglages de la caisse.
Offres, coupons et mise en attente
Offres liste les règles de tarification disponibles (Offres disponibles) et précise si elles s'appliquent à la vente. Coupon ouvre Appliquer : saisissez un code promotionnel ou choisissez une carte cadeau dans la liste des cartes disponibles. En attente met la vente de côté : le panier se vide et un message confirme « Facture enregistrée comme brouillon avec succès ». Les brouillons se retrouvent dans Brouillons de factures ; un clic sur l'un d'eux recharge le panier, et la corbeille le supprime.
Encaisser
Cliquez sur Paiement. La fenêtre Finaliser le paiement résume la facture à gauche, et propose à droite les modes de paiement du profil. En haut à gauche, la bande rouge Solde impayé rappelle ce que le client doit déjà. Sous le résumé, Remise supplémentaire applique une remise sur toute la vente, en francs ou en pourcentage.
Pour des Espèce, choisissez l'un des montants rapides (le premier est le total exact) ou tapez la somme sur le clavier puis Ajouter. Le montant ajouté s'affiche sur le bouton du mode, et le bloc du bas passe de RESTANT à MONNAIE À RENDRE quand la somme dépasse le total, ou à Entièrement payé quand elle est exacte. Si la somme dépasse largement le total, la caisse demande confirmation (Trop-perçu important). La corbeille, en haut à droite, remet les montants saisis à zéro. Si le client a des points de fidélité, le champ Points de fidélité indique le maximum utilisable et le bouton Max le propose. Carte de crédit et Twint ouvrent leur propre fenêtre : voir Les modes de paiement et les terminaux. Le lien Payer sur compte, tout en bas, sert aux ventes à crédit.
Si la somme ajoutée est inférieure au total, le bouton du bas devient Paiement partiel : la facture est enregistrée avec un solde à encaisser, que vous réglerez plus tard depuis Gestion des factures (onglet Impayé, bouton Ajouter un paiement).
Cliquez sur Finaliser le paiement : la caisse crée la facture de vente (par exemple FA-2026-02291), et la fenêtre Facture créée avec succès propose Fermer, E-mail et Imprimer. E-mail ouvre Envoyer la facture par e-mail : l'Objet (« Facture FA-… de » suivi du nom de la société) et le Message sont préremplis, le ticket est joint en PDF (PDF joint, avec le nom du format d'impression) et le champ À, obligatoire, reste à remplir ; avec le client Passage, c'est à vous de saisir l'adresse. Envoyer l'e-mail envoie le message, Annuler referme la fenêtre.
Retrouver et corriger une vente
Gestion des factures réunit quatre onglets : Impayé, Historique des factures, Brouillons et Retours. L'onglet Impayé liste les factures à encaisser, sous deux rubriques (POS et Factures externes), avec une recherche par numéro de facture ou client et les filtres Tous, Partiellement payé, Impayé et En retard. Un bandeau donne le total des Paiements en attente. Chaque facture montre le Montant total, ce qui est Payé, ce qui reste Dû, l'historique de ses paiements et un bouton Ajouter un paiement pour encaisser le solde.
L'onglet Historique des factures liste les ventes. L'historique se filtre par période (Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, Ce mois-ci) et par état (Payé, Impayé, Partiel, En retard) ; Afficher ouvre le détail d'une facture et Imprimer la réimprime.
Pour rembourser, cliquez sur Facture de retour : la fenêtre Créer une facture de retour cherche la facture par numéro, client ou mobile. Traiter le retour liste ses lignes : cochez les articles et réglez la Qté retournée. Le remboursement se fait par un mode de paiement (en espèces ici), ou en cochant Ajouter au solde crédit client ; Ajouter un paiement partage le remboursement. Le Motif du retour est facultatif. Créer un retour enregistre le retour (un avoir sur la facture d'origine).
Les entrées et sorties de caisse
Entrées/Sorties de caisse enregistre l'argent qui entre ou sort hors vente. La fenêtre propose les opérations préparées pour votre caisse : ici Paiement Fournisseur et Frais de port (des sorties), et Versement caisse (une entrée). Choisissez une opération, saisissez le Montant et une Note facultative, puis cliquez sur Enregistrer une entrée de caisse. À droite, l'Historique des services liste les entrées de la session (« Aucune entrée de caisse pour ce service » tant qu'il n'y en a pas). Les opérations proposées sont celles du tableau Cash In/Out Templates du profil (voir Configurer la caisse).
Le menu de l'utilisateur
Votre avatar, en haut à droite, ouvre un menu qui reprend les raccourcis du panier (Voir la session, Brouillons de factures, Historique des factures, Facture de retour, Fermer la session) et ajoute Basculer vers le Bureau, Écran de verrouillage, l'Apparence, la Langue et Déconnexion. Basculer vers le Bureau vous ramène au bureau Neoffice, sans fermer la session.
Fermer la session
À la fin de la journée, cliquez sur Fermer la session. La fenêtre Fermer la session POS résume la session : la Durée, les Ventes brutes et nettes, les Taxes collectées, les Ventes par mode de paiement, puis le Rapprochement des paiements. Comptez la caisse, saisissez pour chaque mode (Carte de crédit, Twint, Espèce) le montant réel : la caisse compare avec le montant Attendu et affiche l'Écart net.
En bas, le Récapitulatif des taxes détaille la TVA par taux. Le bloc Retrait d'espèces apparaît quand l'entreprise a prévu un modèle de retrait : Espèces comptées vient du rapprochement, Retirer est la somme que vous sortez, Restant devient le solde d'ouverture de la session suivante. Le bouton Fermer la session reste grisé tant que tous les montants de clôture ne sont pas saisis (le message dit « Veuillez saisir tous les montants de clôture »). Annuler ferme la fenêtre sans rien clôturer : c'est aussi la façon de consulter les totaux en cours de journée.
Sans session ouverte, la caisse n'affiche que l'écran Bienvenue sur Neopos : il faut ouvrir une nouvelle session pour vendre de nouveau.
Retrouver les sessions et les ventes dans le bureau
Dans l'espace Point de vente, l'onglet Sessions liste les ouvertures de caisse (filtres Ouvert, Restées ouvertes, Fermé, Tous) et l'onglet Clôtures les clôtures. Une Clôture de caisse se lit comme un document : la période, le profil, le caissier, les factures liées, le résumé des ventes, les modes de paiement, les taxes et le rapprochement des paiements.
Les ventes de la caisse sont des factures de vente. L'onglet Factures les liste (par défaut celles du jour) avec les filtres Aujourd'hui, Ce mois, Retours, Brouillons et Tous.
Pour l'employeur
- Qui peut vendre : le profil de caisse liste les utilisateurs autorisés. Chacun ouvre sa propre session avec le profil qui lui est attribué (voir Configurer la caisse).
- Surveillez les sessions oubliées : l'espace Point de vente signale en rouge « Sessions de caisse restées ouvertes depuis hier ou avant ». Une session oubliée reste ouverte, et sa clôture regroupera toutes les ventes faites depuis son ouverture.
- Les montants à compter viennent des ventes de la session : l'écart net doit rester proche de zéro. Pour sortir du liquide à la clôture, définissez le modèle de retrait dans les paramètres POS.
- Les droits de l'équipe (créer, annuler, voir les rapports) suivent les modèles d'accès : voir Modèles d'accès : donner les bons droits. Les chiffres de vente sont dans Les rapports de caisse.
Pour l'employé
- Ouvrez votre session en début de service et saisissez le fond de caisse : sans lui, l'écart de clôture ne tombera pas juste.
- Vérifiez le client avant de payer : Passage convient à une vente anonyme ; pour une facture à son nom, choisissez ou créez le client avant d'encaisser.
- Si le client hésite, mettez la vente En attente plutôt que de la vider : elle se recharge depuis Brouillons de factures.
- Une erreur découverte après l'encaissement se corrige par une Facture de retour.
- Avant de partir, fermez la session et comptez la caisse mode par mode. Si un bouton manque, demandez à la personne qui gère les accès de votre entreprise de contrôler votre modèle d'accès.