La réception d'achat, onglet par onglet

La réception d'achat, onglet par onglet

La réception d'achat est le document qui constate l'arrivée de la marchandise : elle fait entrer les articles en stock, et c'est contre elle (ou contre la commande) que vous contrôlerez la facture du fournisseur. Neoffice la crée tout seul depuis le bouton Réceptionner les articles d'une commande validée (voir plus haut), puis vous l'ouvrez pour voir ce qu'elle contient. Elle n'a pas de page propre dans le manuel : cette partie décrit ses cinq onglets, Détails, Adresse & Contact, Conditions, Plus d'informations et Connexions (il n'y a pas d'onglet Paiements : une réception ne se paie pas, c'est la facture d'achat qui se paie).

Les exemples viennent d'une réception de démonstration en brouillon : six bancs de jardin en mélèze à 95.00 CHF, d'un fournisseur fictif.

Comme la facture d'achat, la réception reprend les blocs communs à tous les documents : Taxes et frais, Totaux, Remise supplémentaire, Devise et liste de prix et Dimensions comptables. Ils sont expliqués une fois dans La facture d'achat, onglet Détails et, pour tous les documents, dans Créer une facture de vente. Ci-dessous : ce qui est propre à la réception. Les captures montrent la présentation Avancé.

L'onglet Détails : le haut de la réception

1. Fournisseur et Bon de Livraison du Fournisseur. Le fournisseur est obligatoire. Le Bon de Livraison du Fournisseur est le numéro du bon qui accompagnait la marchandise : notez-le, il vous servira en cas de litige (« le bon n° … annonçait dix pièces »). Si la réception vient d'une commande, le fournisseur est déjà repris de celle-ci.
2. Date, Heure de Publication, Référence. La Date et l'Heure de Publication sont celles de la réception (maintenant par défaut) ; elles sont grisées tant que l'interrupteur Modifier la Date et l'Heure de la Publication est éteint. Allumez-le pour enregistrer une réception à son vrai jour d'arrivée. La Référence est un repère à vous.
3. Société, Appliquer la règle de routage d'entrepôt, Est un retour. La Société est la vôtre. Appliquer la règle de routage d'entrepôt répartit la marchandise reçue entre plusieurs entrepôts selon des règles préparées à l'avance (un entrepôt pour les petites pièces, un autre pour les palettes) ; laissez-le éteint si vous n'avez pas de telles règles. Est un retour est grisé : il s'allume tout seul quand la réception sert à renvoyer de la marchandise au fournisseur (depuis le menu Créer d'une réception validée) et affiche alors la réception d'origine.
4. Dimensions comptables : le Centre de coûts et le Projet auxquels imputer toute la réception. Vides ici : chaque ligne porte déjà son centre de coûts.
5. Devise et liste de prix : la Devise (CHF), la Liste de prix (« Achat standard ») et Ignorez Règle de Prix. Un Taux de Change apparaît quand la devise diffère de celle de la société.

Le champ Séries (au-dessus, à la création seulement) choisit le début du numéro : MAT-PRE-… pour une réception, MAT-PR-RET-… pour un retour.

Les articles

1. Scan Code Barre : ajoute un article avec une douchette.
2. Entrepôt Accepté et Entrepôt Rejeté. Une livraison se divise en deux : ce que vous acceptez (qui entre en stock dans l'entrepôt accepté) et ce que vous refusez, abîmé ou non conforme (rangé à part, dans l'entrepôt rejeté, sans compter dans le stock disponible). Chaque ligne peut avoir ses propres entrepôts ; Neoffice y met par défaut l'entrepôt de l'article (« Magasins »).
3. Est sous-traité. Grisé : il se pose tout seul quand la réception vient d'une commande de sous-traitance (un fournisseur qui fabrique pour vous avec votre matière). Dans ce cas, un champ Entrepôt Fournisseur apparaît et la section Matières premières consommées (au bas de l'onglet) dit quelle matière a été utilisée. Sans sous-traitance, ignorez les deux.
4. Le tableau Articles. Les colonnes sont Code article, Quantité acceptée, Quantité rejetée, Prix (CHF), Montant (CHF), Montant net (CHF) et Entrepôt accepté. Les quantités sont celles que vous avez comptées : 6 acceptées, 0 rejetée dans l'exemple. Le Prix est celui de la commande : il valorise le stock reçu, c'est-à-dire qu'il fixe ce que valent les pièces qui entrent dans votre stock (voir Mouvements de stock et inventaire). Le crayon d'une ligne ouvre tous ses champs ; ils sont expliqués dans La ligne dépliée d'un document.
5. Ajout Multiple : une ancienne fenêtre de recherche d'articles par début de nom. Les boutons Sous-total, Ligne libre et Sélectionner des articles de la facture d'achat n'existent pas sur la réception : pour ajouter un article, utilisez Ajouter une ligne ou le menu Obtenir les articles de, en haut de la page d'une réception neuve.

Plus bas, l'onglet reprend les blocs Taxes et frais (Catégorie de taxe, Règle de Livraison, Incoterm, Modèle de Taxe et Frais d'Achat, tableau des taxes), Totaux (Total général, Ajustement d'arrondi, Total arrondi), Remise supplémentaire et Répartition des Taxes, identiques à ceux de la facture d'achat : Taxes et frais d'achat et Totaux, remise supplémentaire et arrondi. Dans l'exemple : 570.00 de total net, 46.17 de TVA, 616.17 de total général, 616.15 une fois arrondi. À la différence de la facture, il n'y a ni Montant restant dû ni Total Avance : la réception ne se paie pas.

L'onglet Adresse & Contact

Mêmes blocs que sur la facture d'achat (Saisir une facture d'achat, onglet Adresse & Contact) :

1. Adresse du fournisseur et Personne à contacter : l'adresse et le contact principaux de la fiche du fournisseur, avec le mobile et l'e-mail en lecture seule.
2. Adresse de livraison. Les deux champs de cette section portent le même libellé, Modèle d'adresse d'expédition. Celui de gauche est l'adresse d'expédition (le départ chez le fournisseur), généralement vide ; celui de droite est l'Adresse de livraison, c'est-à-dire l'adresse de votre société où la marchandise est arrivée, reprise automatiquement.
3. Adresse de la société de facturation : l'adresse de votre société à laquelle le fournisseur facture.

L'onglet Conditions

Un onglet court, sans modèle de conditions de paiement ni calendrier (la réception ne se paie pas) :

1. Conditions : le texte-type, choisi dans la liste des Termes et conditions. Neoffice propose le texte d'achat par défaut de la société (voir Conditions de paiement, modes de paiement et termes et conditions).
2. Termes et conditions : le texte lui-même, que vous pouvez modifier pour cette réception seulement. Il s'imprime sur le bon de réception.

L'onglet Plus d'informations

1. Statut. Le Statut (Brouillon, À Facturer, Partiellement Facturé, Terminé, Retour émis, Annulé, Fermé), le % Montant facturé et le % Retourné sont remplis par Neoffice : une réception passe de À Facturer à Terminé quand les factures d'achat couvrent tout ce qui est arrivé. Vous n'y touchez pas.
2. Paramètres d'impression. En-Tête (le papier à en-tête), Groupe les éléments identiques, En-tête d'impression (le titre imprimé) et Langue d'Impression (reprise de la fiche du fournisseur).
3. Transporteur. Nom du transporteur, Numéro de Véhicule et Date du Véhicule : le transporteur qui a livré, le numéro de sa lettre de voiture ou de son véhicule, et la date. Les deux derniers libellés sont une traduction approximative de « numéro et date de la lettre de voiture » : notez-y le numéro de suivi ou de lettre de voiture.
4. Infos supplémentaires. Instructions (une consigne pour l'équipe : « à ranger au sous-sol »), Remarques (un texte libre) et Est un fournisseur interne (une autre société de votre groupe ; lecture seule).

L'onglet Connexions

L'onglet range les documents liés (L'onglet Connexions). Quatre groupes :

1. En relation : Facture d'achat (le + crée la facture d'achat des articles reçus, déjà remplie), Référence de Coût au Débarquement (les frais de transport ou de douane que vous ajoutez au prix des articles reçus), Actif (une immobilisation créée par la réception) et Entrée de réservation de stock.
2. Référence : Demande de matériel, Commande fournisseur (celle dont la réception est issue), Inspection de la Qualité et Projet.
3. Retours : Réception d'achat, c'est-à-dire la réception de retour qui renvoie de la marchandise au fournisseur.
4. Abonnement : Répétition automatique.

La réception d'achat en vue Simple

Comme les autres documents d'achat, la réception n'a pas de commutateur Simple / Avancé à côté des onglets : c'est le réglage Interface de votre compte, en bas du menu de gauche, qui décide (voir La facture d'achat en vue Simple). À la différence de la facture et de la commande, la réception n'a pas de page de cartes « De qui ? / Quoi ? / Quand ? » : en Simple, elle montre uniquement l'onglet Détails, sans barre d'onglets, avec tous ses champs. Les onglets Adresse & Contact, Conditions et Plus d'informations sont repliés derrière le lien Plus de détails, tout en bas de l'onglet Détails. Rien n'est supprimé : les champs repliés gardent leur valeur.

À régler une fois

• La réception est le moment où le stock bouge : faites compter la marchandise avant de cliquer sur Réceptionner les articles, et décidez qui est autorisé à valider une réception.
• Réglez une fois les entrepôts par défaut des articles (accepté et rejeté) : chaque réception les reprend.

Au quotidien

• Notez le numéro du bon de livraison du fournisseur dans Bon de Livraison du Fournisseur.
• Une livraison abîmée ou non conforme : mettez la quantité refusée dans Quantité rejetée plutôt que de la compter comme reçue.
• Une réception ne se paie pas : pour payer, passez à la facture d'achat (le + de Facture d'achat dans Connexions, ou le menu Créer).
• Le prix d'une ligne de réception valorise le stock : il vient de la commande fournisseur. Un prix faux à la commande est un stock mal valorisé.

Voir aussi

• Les commandes fournisseur
• Saisir une facture d'achat
• Gestion de stock
• Les entrepôts

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Le comportement d'une réception VALIDÉE (menu Créer, Retour, Facture d'achat, effet sur le stock) : seule une réception en brouillon a été ouverte ; ce qui est dit de la validation vient de la page de la commande fournisseur et de Mouvements de stock.
• Est un retour, Est sous-traité, Appliquer la règle de routage d'entrepôt, la section Matières premières consommées, le Taux de Change d'une devise étrangère : lus dans les définitions du formulaire (champs grisés ou masqués), pas essayés.
• Le sens des champs Numéro de Véhicule et Date du Véhicule (lettre de voiture) : déduit du nom du champ dans le code, le libellé français est approximatif.
• La vue Simple de la réception : vue à l'écran sur le premier onglet ; l'ouverture complète après Plus de détails n'a pas été regardée onglet par onglet, et l'onglet Connexions n'y a pas été vu. Aucune capture Simple de la réception n'a été gardée.
• Les menus Obtenir les articles de et Créer d'une réception : le menu Obtenir les articles de a été vu en haut d'une réception neuve, ses entrées n'ont pas été ouvertes ; le menu Créer est lu dans le code.
• Les passages de statut d'une réception (À Facturer, Partiellement Facturé, Terminé) : lus dans les valeurs possibles du champ, pas observés.