L'espace Fiduciaire en un coup d'œil

L'espace Fiduciaire est la place de travail de la fiduciaire de votre entreprise. Il n'a pas de documents à lui : il reprend ceux de Finance (écritures de journal, factures d'achat, scans, banque, paiements, TVA), les range dans l'ordre où une fiduciaire travaille et y ajoute tous les rapports comptables. Cette page présente ses onglets, son Aperçu et ce qui le distingue de Finance. Il n'apparaît que pour les comptes à qui on l'a ouvert (voir Donner accès à votre fiduciaire). Une personne de la fiduciaire y arrive en ouvrant votre Neoffice depuis l'espace client (voir L'espace client pour une fiduciaire : s'inscrire, se connecter, se repérer) ou, si vous lui avez créé un compte, en se connectant chez vous.

Où le trouver

L'espace s'appelle Fiduciaire dans le menu de gauche. Pour le compte d'une fiduciaire, ce menu est court : Mon espace et Fiduciaire. Commercial, Finance et les autres espaces n'y figurent pas ; seul le niveau Fiduciaire — salaires y ajoute RH.

1. Le menu de gauche. Il ne propose que Mon espace et Fiduciaire.
2. La barre d'onglets. Elle se lit comme une tournée : les pièces et les écritures, puis la banque et les paiements, puis la TVA et les rapports.
3. Les trois chiffres. Les écritures de journal en brouillon, les factures d'achat en retard et les scans à traiter.
4. Ce qui demande votre attention. Jusqu'à six lignes, avec leur nombre et l'onglet dont elles viennent.
5. Vos raccourcis. Les documents que vous ouvrez le plus dans cet espace et ceux que vous avez ouverts en dernier. Ce bloc n'apparaît qu'une fois l'espace utilisé.

Une personne de votre entreprise qui travaille dans Finance n'a pas l'espace Fiduciaire : il ne s'ouvre que si on le lui a donné (voir Modèles d'accès : donner les bons droits), et si elle en tape l'adresse, Neoffice la ramène à Mon espace. L'inverse est vrai aussi : le compte d'une fiduciaire n'ouvre pas Finance (voir Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire).

Les onglets

Sur chaque onglet, la pastille à côté du nom compte ce qui attend un geste. Chaque onglet propose aussi des vues, qui se choisissent au-dessus de la liste.

Les onglets fonctionnent comme ceux des autres espaces : voir Se repérer : le menu, les espaces et les onglets et Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite. L'onglet Rapprochement est le même que dans Finance (voir Le rapprochement bancaire).

L'onglet TVA n'est proposé qu'à une fiduciaire au niveau Responsable. Au niveau Utilisateur, la barre s'arrête à Rapports : ce niveau ne peut que lire les décomptes de TVA, et leur liste ne s'ouvre qu'à qui peut les modifier. Voir Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire.

L'Aperçu

Comme dans les autres espaces, l'Aperçu est la première page (voir L'Aperçu d'un espace : chiffres, attention, raccourcis, tout le module). Ce qui est propre à l'espace Fiduciaire :

• Les trois chiffres reprennent les pastilles des trois premiers onglets : les brouillons d'écritures de journal, les factures d'achat en retard et les scans à traiter.
• Ce qui demande votre attention classe ses lignes du plus urgent au moins urgent. En rouge : les Factures fournisseur en retard de paiement et les Scans illisibles. En orangé : les Transactions bancaires à rapprocher, les Scans à traiter, les Paiements non affectés et les Factures reçues à payer cette semaine. En gris, en dernier : les Écritures de journal brouillon, les Factures fournisseur brouillon, les Paiements brouillon et, au niveau Responsable, les Décomptes TVA brouillon. Une ligne dont le nombre est zéro n'apparaît pas, et quand il y en a plus de six, ce sont les brouillons qui s'effacent d'abord. Un clic sur une ligne ouvre la liste correspondante, déjà filtrée.
• Les nombres de l'Aperçu et des pastilles sont remis à jour toutes les deux minutes au plus.

Tout le module

« Tout le module » réunit les listes de l'espace, rangées par rubriques, avec le nombre de fiches de chacune.

1. Le champ de filtre. Filtrer les listes… cherche dans toutes les tuiles ; le nombre de listes dépend du niveau d'accès.
2. La rubrique des factures. Son titre est « Accounts Receivable and Payable ». Elle réunit la Facture de vente, le Rappel de paiement, la Facture d'achat et la Proposition de paiement. L'espace n'a pas d'onglet pour les factures de vente : on les ouvre d'ici.
3. La carte Rapports. Les rapports les plus utilisés et un lien Afficher les 36 autres (35 au niveau Utilisateur) ; Tous les rapports, avec leurs graphiques ouvre l'onglet Rapports, qui ne contient que la liste des rapports.

Les autres rubriques sont :

• Écritures : Écriture de journal, Modèle d'écriture de journal, Écriture de paiement, Rapprochement des paiements, Grand livre et Plan comptable.
• Clôture : Bon de Clôture de la Période et Solde de clôture du compte (voir Clôture de période et écriture d'ouverture).
• Banque : Compte bancaire et Liquidation bancaire.
• TVA : le Modèle de taxe d'article, le Modèle de taxes et frais de vente, le Modèle de Taxe et Frais d'Achat, la Catégorie de taxe, la Règle de Taxation et Comptabilité et taxes simplifiées (voir La gestion de la TVA : comptes et configuration).
• Données de base : Compte, Exercice fiscal, Centre de coûts, Livre comptable et Période comptable.

Au niveau Utilisateur, le Bon de Clôture de la Période, la Règle de Taxation et Comptabilité et taxes simplifiées n'apparaissent pas.

Nora et le flux de travail

1. Nora. Trois questions toutes prêtes : « Quelle est la TVA de la période en cours ? », « Quelles transactions restent à rapprocher ? » et « Que devons-nous payer ce mois ? ».
2. Le flux de travail. Il dessine l'ordre de la tournée : Scans, puis Factures d'achat, puis Paiements, puis Banque ; et, sur une seconde ligne, Écritures de journal, puis TVA. Chaque case porte son compte (par exemple « 111 à traiter » ou « 751 à rapprocher ») et ouvre son onglet.

La suite logique de ces étapes est détaillée dans Le cycle de travail avec votre fiduciaire.

Créer depuis l'espace

Le bouton Créer, en haut à droite, propose Décrire à Nora (« Elle prépare le brouillon »), Écriture de journal, Facture d'achat, Écriture de paiement et Décompte TVA.

Décompte TVA n'est proposé qu'au niveau Responsable.

Les rapports

L'onglet Rapports de l'espace Fiduciaire rassemble tous les rapports comptables en une seule page, rangés par groupe : États financiers, Grands livres et registres, TVA, Clients et fournisseurs, Banque, Immobilisations, Budget, Rentabilité, Partenaires de vente et Archives comptables.

1. La Balance Auxiliaire, la balance par tiers : elle ne se trouve pas dans Finance.
2. Rentabilité : le bénéfice brut, les tendances des factures de vente et d'achat, le résumé du paiement des ventes, le solde de crédit des clients et les adresses et contacts.
3. Partenaires de vente : les commissions des partenaires de vente.
4. Archives comptables : les rapports d'une comptabilité passée, présentés dans Les archives comptables.

C'est la liste des rapports de Finance, avec en plus ces trois éléments. Ces rapports se trouvent donc dans Finance et ici, pour que la fiduciaire ait tout sous la main. Chaque rapport se lit et se règle comme ceux de Finance : voir Les rapports comptables. Au niveau Utilisateur, la liste compte deux rapports de moins : Décompte TVA et Contrôle budgétaire.

À régler une fois

• Ouvrez l'espace à la bonne personne et au bon niveau : voir Donner accès à votre fiduciaire et Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire.
• Vous n'avez rien à ranger. L'espace se remplit des documents de Finance : ce que vous saisissez, scannez et payez apparaît dans les onglets de votre fiduciaire.

Au quotidien

• Avant le passage de votre fiduciaire, traitez ce que ses compteurs montrent : les scans non traités, les brouillons, les paiements non affectés et la banque non rapprochée. Vous les retrouvez dans l'espace Finance.
• Si vous travaillez dans l'espace Fiduciaire pour une fiduciaire, partez de l'Aperçu : les pastilles des onglets et les lignes de Ce qui demande votre attention disent par où commencer. Le clic droit sur une ligne d'une liste ouvre des fonctions utiles (voir Ce qui vous suit partout).
• Vérifiez l'entreprise ouverte avant de valider quoi que ce soit : les nombres sont ceux de l'entreprise que vous avez ouverte.
• Si un onglet vous manque (la TVA, par exemple), c'est une question de niveau d'accès : demandez-le à votre patron, qui règle votre niveau dans Mon équipe (voir Mon équipe). Le client peut aussi avoir fixé une limite plus basse pour toute la fiduciaire.

Voir aussi

• L'espace client pour une fiduciaire : s'inscrire, se connecter, se repérer
• Donner accès à votre fiduciaire
• Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire
• Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire
• Le cycle de travail avec votre fiduciaire
• Les rapports comptables
• L'Aperçu d'un espace : chiffres, attention, raccourcis, tout le module