Manuel Neoffice (sommaire)

Ce manuel décrit Neoffice tel que vous le voyez à l'écran. Il suit le menu de gauche : un chapitre par espace, et dans chaque chapitre une page par tâche.

Chaque page commence par dire à quoi sert la fonction, montre les écrans pas à pas, puis se termine par des rubriques que vous retrouverez partout : À régler une fois (les décisions et les réglages qu'on fait une seule fois), Au quotidien (les gestes, les erreurs fréquentes et à qui s'adresser) et, quand la page touche à la comptabilité, Ce que la fiduciaire contrôle. Les captures montrent des données de démonstration.

Pour savoir où vous trouver, commencez par Bienvenue dans Neoffice puis Se repérer : le menu, les espaces et les onglets.

Bienvenue

Bienvenue dans Neoffice — Neoffice réunit sur un même écran la gestion de votre entreprise : les clients et les ventes, les achats et le stock, la comptabilité, les ressources humaines, la caisse, le site web et la boutique en ligne.
Se repérer : le menu, les espaces et les onglets — Cette page explique, de haut en bas et sans rien laisser de côté, le menu qui reste à gauche de votre écran, puis la barre d'onglets qui se trouve en haut de chaque espace.
Mettre en page un espace : onglets, widgets et atelier — Chaque espace de Neoffice (Commercial, Finance, RH…) arrive avec une présentation d'origine : une barre d'onglets et une première page, l'aperçu, remplie de blocs.
Créer un espace à soi, le partager, le supprimer — Les espaces du menu de gauche (Commercial, Finance, RH…) sont ceux de Neoffice.
L'Aperçu d'un espace : chiffres, attention, raccourcis, tout le module — L'Aperçu est la première page de chaque espace : celle que la petite maison, tout à gauche de la barre d'onglets, ouvre.
Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite — Chaque onglet d'un espace (Devis, Factures, Clients, Articles…) ouvre une liste : le tableau de tous les documents d'un même genre, par exemple tous les devis.
Les champs d'un formulaire — Dans Neoffice, presque tout se saisit dans un formulaire : on y remplit des champs, on enregistre, et le document existe.
Les rapports et les graphiques — Neoffice montre ses chiffres de deux façons : des graphiques, c'est-à-dire des dessins qui se lisent d'un coup d'œil, et des rapports, c'est-à-dire des tableaux détaillés.
Mon espace : votre journée par Nora — Mon espace est votre page d'accueil : la première entrée du menu de gauche, et la page sur laquelle Neoffice s'ouvre.
Retrouver ce que vous avez fait — Vous avez ouvert une page hier, ou un document ce matin, et vous ne savez plus où il se trouve ?
Rechercher, mettre en favori, créer — Trois gestes reviennent tout le temps dans Neoffice : retrouver quelque chose, garder à portée de clic ce que l'on utilise souvent, et créer un document (une fiche : un devis, une facture, un client).
Les champs de choix : voir, modifier, revenir — Un champ de choix est un champ où l'on ne tape pas un texte libre mais où l'on choisit une fiche qui existe déjà : le Client d'un devis, l'Article d'une ligne, la Société, le Fournisseur d'une facture d'achat, l'Unité…
La barre du haut : messages, notifications, remarques et aide — En haut du menu de gauche, sous le logo, la barre du haut réunit la date et six petites icônes (des images cliquables).

Se former avec Neoffice

Le cours « Bien démarrer avec Neoffice » — « Bien démarrer avec Neoffice » est le cours d'accueil du site de formation de Neoffice : onze courtes leçons pour apprendre à vous servir de Neoffice au travail, une à la fois.

Commercial

Créer un client — Un client est une personne ou une entreprise à qui vous vendez.
La fiche d'un client : adresses, contacts, conditions — La fiche d'un client rassemble tout ce que Neoffice sait de lui : son identité, ses adresses et ses contacts, ses conditions de paiement et les documents que vous avez établis pour lui.
L'historique d'un client ou d'un fournisseur : tout ce qui s'est passé, sur un seul écran — L'historique réunit, sur un seul écran, tout ce qui concerne un client ou un fournisseur : ses devis, ses commandes, ses factures, ses livraisons et ses paiements, avec les communications, les tâches, les événements e…
Créer un devis — Un devis est l'offre chiffrée que vous remettez à un client, ou à un futur client, avant qu'il ne commande.
Envoyer un devis et le faire accepter — Un devis validé s'envoie à votre client de deux façons, que propose un même bouton : par e-mail avec le PDF en pièce jointe, comme une facture, ou pour acceptation en ligne, avec un lien public : le client ouvre l'off…
Du devis à la commande : les commandes clients — Une commande client enregistre ce que votre client a commandé, pour quelle date, et suit la suite : la livraison, puis la facturation.
Livraisons, expéditions et tournées — Une livraison est ce qui sort de chez vous pour un client.
Créer une facture de vente — Une facture de vente est le document comptable qui réclame à un client le paiement de ce que vous lui avez vendu.
Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture — Tant qu'une facture est un brouillon, rien n'est comptabilisé et rien n'est envoyé.
Corriger une facture : la note de crédit — Une note de crédit (on dit aussi un avoir) est une facture de vente en sens inverse, aux montants négatifs, qui corrige une facture validée en gardant la trace de la correction.
Encaisser un paiement client — Encaisser, c'est enregistrer qu'un client a payé une facture : virement reçu sur le compte, paiement par carte ou par TWINT.
Relancer un client en retard — Une relance est le courrier qui rappelle à un client que des factures sont échues (leur date limite de paiement est passée) et toujours impayées.
Abonnements et facturation récurrente — Un abonnement facture un client à intervalles réguliers : chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, pour une location, un forfait ou un service qui se renouvelle.
Listes de prix, règles de tarification et remises — Une liste de prix est un tarif : pour chaque article, le prix auquel vous le vendez (ou l'achetez), dans une devise.
Vendre à l'étranger — Quand votre client est à l'étranger, Neoffice prépare la vente sans TVA suisse, le dit sur le papier et reprend la vente dans le bon chiffre du décompte de TVA.
L'objet et son compteur sur les documents de vente — Quand vous travaillez sur une chose précise de votre client (un véhicule, une machine, une installation), vous pouvez la nommer sur le devis, la commande, le bon de livraison et la facture : c'est l'objet.

Opérations

Créer un article — Un article est ce que vous vendez, achetez ou gardez en stock : un produit de votre catalogue, un service que vous facturez, une pièce de location.
La fiche d'un article : ce que contient chaque onglet — La fiche d'un article est le formulaire que vous ouvrez après l'avoir créé, ou en cliquant sur lui dans la liste des articles.
Le groupe d'articles décide de la comptabilité et des taxes — Quand vous rangez un article dans un groupe, vous ne faites pas que le classer : le groupe décide de la TVA qui s'applique à chaque ligne de facture et du compte comptable sur lequel va chaque vente ou chaque achat.
Groupes d'articles et marques — Un groupe d'articles range votre catalogue : Mobilier, Vaisselle et service, Services… Une marque indique sous quel nom un article est vendu.
Articles et Excel : exporter, modifier, réimporter — Vos articles vivent dans Neoffice, mais il est souvent plus rapide de les retravailler dans Excel : compléter des codes-barres sur trois cents références, corriger une liste de prix, saisir un inventaire, renommer une…
Le catalogue fournisseur : créer un catalogue avec l'assistant — Un fournisseur vous envoie ses produits dans un fichier (Excel, CSV, XML ou JSON), ou les met à disposition par un lien, un service web (API) ou un serveur de fichiers (FTP/SFTP).
Le catalogue fournisseur : choisir les produits et les importer — Une fois le catalogue d'un fournisseur créé et lu (voir Le catalogue fournisseur : créer un catalogue avec l'assistant), ses lignes ne sont pas encore des articles.
Voir le stock de vos articles — Combien en ai-je, et combien puis-je encore promettre ?
Mouvements de stock et inventaire — Le stock bouge pour deux raisons : une marchandise entre ou sort (une réception, une casse, un transfert), ou vous comptez et la réalité ne correspond pas à ce que Neoffice affichait (un inventaire).
Numéros de série et lots — Certains articles se suivent pièce par pièce, d'autres par paquet.
Créer un fournisseur — Un fournisseur est une entreprise ou une personne qui vous vend des produits ou des services : le menuisier qui livre vos tables, l'imprimeur, le transporteur.
Gestion de stock : ce qui décide du stock, et où le régler — Quand vous remplissez une ligne d'un devis, d'un bon de livraison ou d'une facture, plusieurs choses se passent sans que vous les voyiez : Neoffice propose un entrepôt, vérifie qu'il reste assez de pièces, valorise le…
Les entrepôts : où se trouve votre stock — Un entrepôt est un endroit où vous rangez des pièces : un dépôt, une boutique, un camion, un rayon, ou même l'atelier de votre fournisseur si vous voulez suivre ce qu'il garde pour vous.
La valorisation du stock : combien vaut ce qui est en rayon — Valoriser le stock, c'est dire combien il vaut en francs.
La réconciliation du stock : le document derrière un inventaire — Quand vous avez compté vos pièces et que le résultat n'est pas celui que Neoffice affichait, le stock se corrige par un inventaire.
Articles parents et enfants : à quoi servent les variantes — Un polo existe en trois tailles : trois articles à vendre, mais un seul produit à montrer.
Un article avec des variantes : le parent et ses enfants — Un T-shirt existe en trois tailles et deux couleurs.
La réception d'achat, onglet par onglet — La réception d'achat est le document qui constate l'arrivée de la marchandise : elle fait entrer les articles en stock, et c'est contre elle (ou contre la commande) que vous contrôlerez la facture du fournisseur.
Variantes : les prix, le stock et les documents — Cette page suit « Tailles et couleurs : les articles à variantes ».
Commander chez un fournisseur et réceptionner — Une commande fournisseur est ce que vous demandez à un fournisseur : tels articles, en telle quantité, à tel prix, pour telle date.

Activités

Les activités : chantiers, interventions, heures — Une activité est un rendez-vous de travail pour un client : une intervention chez lui, une réparation à l'atelier, une visite d'entretien, une étape de chantier.
Qui voit quelles activités et quels chantiers — Dans l'espace Activités, ce que vous voyez dépend de votre place dans le travail : une activité est à vous quand vous y participez, un chantier est à vous quand vous en répondez.

Finance

Saisir une facture d'achat — Une facture d'achat est la facture que vous recevez d'un fournisseur.
Corriger une facture d'achat : la note de débit — Une facture d'achat validée ne se modifie plus.
Scanner une facture ou un document — Un scan est la copie numérique d'un document de la comptabilité : une facture fournisseur, un ticket, un relevé bancaire.
Payer les fournisseurs : propositions de paiement — Une proposition de paiement est le document qui rassemble les factures d'achat que vous devez payer, vous laisse les contrôler, puis fabrique le fichier de virements que vous remettez à votre banque.
L'écriture de paiement — Une écriture de paiement enregistre qu'un paiement a eu lieu : de l'argent est entré sur votre compte parce qu'un client a payé, ou il en est sorti parce que vous avez payé un fournisseur.
Rapprocher des paiements, des notes de crédit ou de débit et des factures (réconciliation) — Le Rapprochement des paiements, aussi appelé réconciliation de paiements, lie un paiement, un acompte, une note de crédit ou une note de débit à la facture qu'il règle ou qu'il corrige.
La banque dans Neoffice : d'où viennent vos transactions — La banque dans Neoffice, c'est une liste de transactions bancaires : chaque ligne de votre relevé de banque (un encaissement, un paiement, des frais, des intérêts) devient une ligne de cette liste, avec sa date, son m…
Importer un relevé CAMT ou PDF — Cette page explique comment importer un relevé bancaire au format camt.053 (le fichier XML que votre banque met à disposition dans son e-banking) ou au format PDF.
La banque sans EBICS : envoyer vos paiements et recevoir vos relevés, à la main — Sans connexion EBICS, deux fichiers font la navette entre Neoffice et votre banque, et c'est vous qui les portez : un fichier de paiements qui part de Neoffice vers l'e-banking, et un relevé de compte qui revient de l…
Le rapprochement bancaire — Le rapprochement bancaire (on dit aussi la réconciliation bancaire, c'est la même chose) consiste à mettre en face, une par une, les lignes de votre relevé de banque et les écritures de votre comptabilité, pour vérifi…
Rapprocher avec un paiement ou une facture — Cette page détaille les cas où une ligne de votre relevé de banque est un paiement : un client qui règle une ou plusieurs factures, un fournisseur que vous payez, un remboursement, un acompte.
Les écritures à créer depuis une transaction — Cette page détaille les cas où une ligne de votre relevé de banque n'a ni paiement ni facture derrière elle, et où Neoffice doit créer l'écriture : des frais de banque, des intérêts, une dépense à répartir sur plusieu…
Les règles de rapprochement — Une règle de rapprochement (l'écran les appelle Règles de correspondance de transaction) apprend à Neoffice à reconnaître une ligne de relevé qui revient : les frais de tenue de compte chaque mois, un abonnement, un v…
Comment fonctionne EBICS, en clair — Cette page explique EBICS à quelqu'un qui n'en a jamais entendu parler : ce que c'est, ce que Neoffice échange avec votre banque, pourquoi il faut des clés et une lettre signée, ce qui se passe tout seul chaque matin,…
EBICS : la liaison sécurisée entre Neoffice et votre banque — EBICS est le canal fermé et chiffré par lequel Neoffice échange des fichiers avec votre banque, sans que vous passiez par votre e-banking (le site ou l'application de votre banque, où vous consultez vos comptes et val…
EBICS : mettre en place la connexion avec votre banque — Une connexion EBICS relie une société de Neoffice à son contrat EBICS auprès de la banque.
EBICS : recevoir vos relevés chaque matin — Quand la connexion EBICS de votre société est activée et que sa synchronisation est active, Neoffice va chercher chaque matin les nouveaux relevés de votre banque, en fait des transactions bancaires et rapproche tout …
EBICS : envoyer vos paiements à la banque — Quand la connexion EBICS de votre société est activée, une proposition de paiement validée peut être envoyée directement à la banque : un clic sur Transmettre par EBICS remplace le téléchargement du fichier et son dép…
EBICS : si quelque chose se passe mal — Cette page sert quand les relevés EBICS n'arrivent plus, qu'un paiement ne part pas ou que la mise en place de la connexion bloque.
Les écritures de journal et leurs modèles — Une écriture de journal est une écriture comptable que vous saisissez vous-même, avec les comptes à débiter et à créditer.
La déclaration de TVA — Le décompte TVA est le document qui prépare, pour une période, ce que vous déclarez à l'Administration fédérale des contributions (AFC).
La gestion de la TVA : comptes et configuration — La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt sur la consommation que la Confédération perçoit auprès des entreprises.
Les devises et la comptabilité multidevises — Votre comptabilité est tenue en francs suisses, mais votre entreprise peut avoir un compte bancaire en euros, un client qui paie en dollars ou un fournisseur facturé en euros.
Clôture de période et écriture d'ouverture — Clore une période, c'est dire à Neoffice que les écritures de cette période sont terminées : personne ne doit plus y ajouter ni y changer quoi que ce soit, et le résultat de l'exercice est reporté au bilan.
Corriger le compte comptable d'une facture — Une facture validée ne se modifie plus, sauf quelques champs.
Les rapports comptables — Les rapports comptables disent où en est votre entreprise : ce que vous avez gagné, ce que vous devez, ce que les clients vous doivent, ce qui reste à déclarer à la TVA.
Les immobilisations — Une immobilisation est un bien durable que l'entreprise achète pour s'en servir pendant des années : une machine, un véhicule, du mobilier, du matériel informatique.
Reprendre vos données d'un autre logiciel : archives et reprise — Vous quittez un autre logiciel de comptabilité ou de facturation : vos anciens exercices, vos clients et vos factures y sont restés.

Ressources humaines

Configuration

L'accès de vos employés à leurs fiches — Un employé dont la fiche est reliée à un compte Neoffice consulte lui-même ses fiches : salaire, congés, notes de frais, heures.

Vue d'ensemble

Vos fiches : salaire, congés, notes de frais, heures — Si votre employeur a relié votre compte Neoffice à votre fiche employé, vous consultez vous-même vos fiches : salaire, congés, notes de frais et heures.

Fiduciaire

L'espace Fiduciaire en un coup d'œil — L'espace Fiduciaire est la place de travail de la fiduciaire de votre entreprise.
Donner accès à votre fiduciaire — Donner accès à sa fiduciaire, c'est lui ouvrir une partie de l'entreprise, pas toute l'entreprise.
Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire — Donner accès à sa fiduciaire, c'est lui ouvrir une partie de l'entreprise, pas toute l'entreprise.
Le cycle de travail avec votre fiduciaire — Une fiduciaire travaille dans un ordre : elle reçoit les pièces, passe les écritures, rapproche la banque, prépare la TVA, clôture, puis présente les comptes.
Les archives comptables — Une archive comptable garde la comptabilité d'une entreprise telle qu'elle existait avant Neoffice, ou dans un autre logiciel : ses exercices, son plan comptable et ses écritures.
Échanger écritures, rapports et pièces avec votre fiduciaire — Travailler avec une fiduciaire, c'est échanger : l'entreprise lui remet ses pièces et ses extractions, elle rend des écritures, des décomptes et des comptes.
L'espace client de Neoservice pour une fiduciaire : s'inscrire, se connecter, se repérer — Si l'un de vos clients utilise Neoffice, il peut donner à votre fiduciaire l'accès à son entreprise.
Mes clients : ouvrir l'instance Neoffice d'un client — Mes clients est la page de l'espace client où une fiduciaire retrouve les entreprises qui lui ont donné accès à leur Neoffice et l'ouvre en un clic.
Mon équipe : inviter les personnes de la fiduciaire et fixer leurs droits — Mon équipe est la page de l'espace client où le patron d'une fiduciaire, et ses gestionnaires, ajoutent les personnes de la fiduciaire, choisissent ce que chacune peut faire chez les clients et retirent celles qui par…
Mes instances : les comptabilités hébergées par la fiduciaire — Mes instances est la page de l'espace client où une fiduciaire gère les instances Neoffice qu'elle héberge elle-même, sur un serveur partagé que Neoffice lui a confié : elle les crée, les ouvre, les suspend ou les sup…
Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire : saisie, comptabilité, salaires — Une personne de la fiduciaire reçoit l'un de trois niveaux d'accès, qui vont de la saisie des écritures à la comptabilité complète, puis à la paie.

Point de vente

Utiliser la caisse : ouvrir, vendre, encaisser, clôturer — La caisse est l'écran qui sert à vendre au comptoir : vous ouvrez une session, vous ajoutez des articles, vous encaissez, puis vous clôturez la journée en comptant l'argent.
Le mode restaurant — Le mode restaurant remplace la liste d'articles de la caisse par un plan de salle : vous ouvrez une table, vous prenez la commande, vous l'envoyez à la cuisine ou au bar, puis vous encaissez et libérez la table.
Les modes de paiement et les terminaux — À la caisse, chaque encaissement passe par un mode de paiement : espèces, carte, TWINT, coupon, points de fidélité.
Configurer la caisse (profil, imprimante, options) — La caisse se règle à trois endroits : le profil de caisse (le lien avec la comptabilité, le stock et les prix, les modes de paiement, l'impression), les paramètres POS (le comportement de l'écran de caisse) et la fenê…
Configurer TWINT : caisse et boutique — TWINT fonctionne par un code QR : le client le scanne avec son application TWINT et confirme, à la caisse comme sur la boutique en ligne.
Configurer les cartes (Stripe, Wallee) : caisse et boutique — Pour encaisser par carte de crédit ou de débit, il faut un compte chez un prestataire de paiement, puis un raccord par canal.
Les rapports de caisse — Les rapports de caisse répondent à trois questions : combien la caisse a vendu, comment les clients ont payé, et si l'argent compté à la clôture correspond aux ventes.

Site web et e-commerce

Ce que le site propose — Votre site peut proposer trois choses : une boutique, des réservations et un catalogue de formations.
Configurer les paiements du site web — Proposer le paiement en ligne sur votre boutique : le client règle depuis son navigateur, au moment de la commande, par carte, par TWINT, sur facture ou par virement.
Modifier une page avec le Builder — Le Builder est l'éditeur de pages de votre site : vous y voyez la page comme un visiteur la verra et vous la modifiez sur place, sans écrire de code.
Ajouter des blocs, des composants et le formulaire de contact — Une page se construit en blocs empilés : sections, textes, images, boutons.
Créer, régler et publier une page — Une page neuve est d'abord un brouillon : personne ne la voit tant que vous ne l'avez pas publiée.
L'en-tête, le pied de page et le thème du site — L'en-tête (logo, menu, bouton), le pied de page (liens, coordonnées, réseaux sociaux, newsletter) et le thème (couleurs, polices, forme des coins) sont les mêmes sur toutes les pages d'un site.
Le profil d'un site : en ligne, maintenance et accès — Chaque site de votre entreprise a un profil : son adresse, son type, sa langue, sa page d'accueil et, surtout, deux interrupteurs, Site en ligne et Mode maintenance.

Modules métiers

Réservations

Les réservations : vue d'ensemble — Le module Réservations répond à une question que la facturation ne pose pas : est-ce libre ?
Rendre un article réservable — Un article devient réservable le jour où on lui crée une Prestation réservable.
Rendez-vous, cours et salle à l'heure — Une prestation en mode Créneau se réserve à l'heure : le client choisit une heure de début, et le module ne lui propose que ce qu'il peut vraiment tenir.
Location de matériel et de logement — Une prestation en mode Période se loue sur deux dates : le client choisit un jour de début et un jour de fin.
Ce qui vient avec : options, pension et consommables — Le gaz qui part avec le barbecue, le sac de charbon, la taxe de séjour d'une chambre, le petit-déjeuner, le café d'une machine : ce sont des options.
Les tarifs : au jour, par personne, au forfait — Le tarif d'une réservation répond à une question simple : combien ça coûte pour cette durée, pour ces personnes ?
Prendre une réservation — Une réservation peut naître à trois endroits : au comptoir, depuis le planning, ou chez le client, sur le site.
Suivre la journée : planning, arrivées, sorties — Chaque écran du suivi répond à une question précise : qu'est-ce qui est occupé et quand, que se passe-t-il aujourd'hui, qui arrive et qui part, qu'est-ce qui est dehors ou à préparer.
Le matériel : exemplaires, étiquettes, sortie et retour — Pour une tente à 400 francs, compter ne suffit pas : « une tente sur deux » ne dit pas laquelle est sortie, à qui attribuer une déchirure, ni quand elle est due pour une révision.
L'espace client et le libre-service — Vos clients n'ont pas besoin d'accès au bureau pour réserver : ils choisissent leurs dates sur le site, et retrouvent ensuite tout ce que le module fait pour eux dans leur espace, sous Mes réservations.
Annulation, absences et liste d'attente — Annuler la veille d'une chambre se facture partout, et une maison qui note l'absence sans jamais réclamer l'argent laisse son équipe courir après à la main.
Questions au client et intervenants — Un institut a besoin de savoir si vous êtes enceinte, un club de plongée veut votre pointure, un gîte demande si vous venez avec un chien.
Réglages des réservations — Les réglages des réservations sont les règles qui valent pour tout le site : le pas des créneaux, le délai pendant lequel un panier tient une place, la durée des propositions de la liste d'attente, les comptes de caut…

Formations en ligne

Vendre un cours en ligne — Un cours en ligne se vend comme un article ordinaire de la boutique : il passe par le panier, la TVA, les moyens de paiement et la facture que vous utilisez déjà, et il laisse une vraie trace comptable.
Les vidéos : hébergement et accès — Les vidéos d'un cours ne sont pas déposées sur le site : elles vivent chez Infomaniak, dans un espace de diffusion vidéo (VOD), et la leçon ne reçoit qu'un lien signé, valable quelques minutes.
Vendre le cours et la séance — Un atelier ou un studio vend souvent deux choses autour du même sujet : le programme filmé, qu'on regarde chez soi, et la séance en salle, qu'on réserve.
Les catégories de formations — La page Nos formations de votre site range les cours par catégorie, et le visiteur peut filtrer.
Les réglages des formations — L'écran Paramètres des formations règle l'ouverture du catalogue sur votre site, l'espace vidéo, la vente et l'inscription.

Construction

Construction : vue d'ensemble — Le module Construction sert à chiffrer un chantier du bâtiment ou de la rénovation, à le préparer, puis à le facturer à l'avancement.
Le catalogue de ressources, les assemblages et le catalogue de positions — Un devis de chantier se construit avec trois briques : les ressources (un matériau, une machine, une heure de travail, avec leur prix), les assemblages (une recette de prix qui combine des ressources pour obtenir le p…
Établir un devis de chantier — Le devis de chantier est la pièce centrale du module Construction : un projet peut en porter plusieurs, chacun fait de chapitres (démolition, plomberie, carrelage…) qui contiennent des positions (une désignation, une …
Le prix d'une position : main-d'œuvre, majorations, rendements et rentabilité — Le prix d'une position de devis part du coût de revient de sa recette (matériaux, heures, machines), auquel s'ajoutent des majorations par famille de ressource (vos frais et votre bénéfice), puis un arrondi.
Mesurer sur un plan PDF (pré-métré) — Le pré-métré consiste à relever des longueurs, des surfaces et des nombres directement sur un plan, puis à les envoyer dans un devis.
Préparer le chantier : tâches et journal de chantier — Un devis liste ce qui sera facturé ; sur le chantier, l'équipe a besoin de tâches : « Déposer la baignoire », « Poser la douche ».
Facturer un devis : plan de paiement, acompte et situation — Un chantier se facture rarement en une fois : un acompte à la commande, des situations au fil des travaux, un solde à la réception.
Les réglages du module Construction — Quelques réglages valent pour tout le module et non pour un chantier : les unités, l'en-tête des devis, les comptes que la facturation utilise, la façon de valider les métrés.

Fitness

Fitness : vue d'ensemble — Fitness est le module des clubs de sport : les membres et leurs abonnements, les programmes que les coachs écrivent pour eux, les cours collectifs, les passages à l'accueil, et le carnet, l'application que chaque memb…
Mettre le club en route — L'assistant Mise en route prépare le club en sept étapes : l'unité et la langue de départ, la bibliothèque d'exercices, les coachs, les membres, les règles, la vente du coaching et les cours.
Les réglages du club — Les réglages du club décident de ce que les membres et les coachs ont le droit de faire, de l'allure du carnet (l'application des membres), du renouvellement des abonnements, du Coach IA, des badges et des cours.
Les membres du club — Un membre est une personne du club qui a un compte pour se connecter à l'application, un profil, souvent un abonnement et un ou plusieurs coachs.
Les programmes et les séances — Le coach écrit des séances (une suite d'exercices), les range dans des programmes (une semaine type, ou une semaine par semaine) et envoie un programme à un membre, qui l'ajoute à son plan dans l'application.
Les cours collectifs — Un cours collectif est une activité du module Réservations : un horaire, un nombre de places, un coach.
La borne d'accueil et les passages — La borne d'accueil est une page plein écran, pensée pour une tablette ou un écran posé à l'entrée du club.
L'application du membre — L'application du membre est le carnet d'entraînement que vos membres ouvrent sur leur téléphone : ils y retrouvent le programme que leur coach a envoyé, s'entraînent série après série, suivent leurs progrès, réservent…

Configuration

Modifier les informations de votre entreprise — Le nom de votre entreprise, son logo, son adresse, son téléphone, son e-mail, son numéro de TVA, ses comptes bancaires et plusieurs réglages comptables se saisissent à un seul endroit : la Configuration de la société.
Champs grisés : les données gérées par la Configuration de la société — Sur la fiche de votre société, sur l'adresse de votre entreprise, sur un compte bancaire ou sur certains réglages, des champs apparaissent en grisé et refusent la saisie.
Conditions de paiement, modes de paiement et termes et conditions — Dans l'onglet Conditions d'une facture, d'un devis ou d'une commande, trois choix paraissent anodins et cachent chacun une liste : un modèle de conditions de paiement, un mode de paiement (dans ce modèle) et des terme…
Créer et gérer les comptes utilisateurs — Chaque personne qui travaille dans Neoffice a son propre compte : c'est lui qui décide de ce qu'elle voit dans le menu et de ce qu'elle peut faire.
Les modèles de taxes : ce que choisit le champ « Taxes et frais » — Sur un devis, une commande, un bon de livraison ou une facture, la section Taxes et frais commence par un champ de choix : Modèle de taxes et frais de vente (Modèle de Taxe et Frais d'Achat sur un document d'achat).
Modèles d'accès : donner les bons droits — Un modèle d'accès prépare en quelques clics les droits d'un poste.
La catégorie de taxe et la règle de taxation : client suisse, client étranger, fournisseur — Un champ Catégorie de taxe se trouve à trois endroits : sur la fiche d'un client ou d'un fournisseur (onglet Taxe), sur chacune de ses adresses, et sur chaque document de vente ou d'achat.
Le modèle de taxe d'article et la taxation à la source : le taux de chaque ligne — Dans chaque ligne d'un document de vente ou d'achat se cache un champ de choix, Modèle de taxe d'article.
Adapter un modèle d'accès à votre entreprise — Les modèles d'accès fournis par Neoffice sont un point de départ.
Les règles de livraison et les Incoterm — Une règle de livraison dit, une fois pour toutes, ce que coûte l'envoi d'une marchandise et comment elle part : par un transporteur, par vos propres véhicules, ou emportée par le client.
La Poste : commander des timbres avec WebStamp — Neoffice parle à La Poste suisse de deux façons, pour deux besoins.
La Poste : les étiquettes de colis — Quand vous expédiez un colis par La Poste suisse, Neoffice peut demander l'étiquette à La Poste et vous donner son numéro de suivi, depuis l'expédition du bon de livraison.
Ce qu'il y a derrière un champ de choix : les listes de référence — Presque chaque document de Neoffice (un devis, une commande, un bon de livraison, une facture, une fiche client) porte des champs où l'on choisit dans une liste : un territoire, une campagne, un centre de coûts, un en…
Quand un accès n'est pas disponible — Quand vous essayez d'ouvrir un document, un rapport ou une page que votre modèle d'accès ne vous donne pas, Neoffice ne se contente pas d'un « pas d'autorisation ».
Les apporteurs d'affaires : la fiche, la commission et les rapports — Un apporteur d'affaires est une personne ou une entreprise qui vous amène un client et touche, en échange, une commission : un architecte, un revendeur, un indicateur.
Les centres de coûts : à qui ranger un montant — Un centre de coûts est un casier de comptabilité analytique : il dit à qui ou à quoi appartient un montant, là où le compte comptable dit de quelle nature il est.
Les modèles d'impression — Les factures, les devis, les commandes et les bons de livraison que vous imprimez ou envoyez en PDF ont tous le même habillage : le thème d'impression.
Les Paramètres du stock : un onglet après l'autre — Les Paramètres du stock sont la page où se règlent les habitudes de tout le stock de la société : l'entrepôt proposé, la méthode de valorisation, les tolérances de livraison, le réapprovisionnement automatique, la dat…
Les comptes comptables et le plan comptable — Un compte comptable est une case de votre comptabilité où Neoffice range un type de mouvement : l'argent en banque, ce que les clients vous doivent, la TVA due, les ventes de marchandises, le loyer.
Les e-mails : comptes, modèles et envoi — Quand vous envoyez un devis, une facture ou un rappel par e-mail, trois choses entrent en jeu : le compte qui envoie le message, le modèle qui prépare son texte, et la fenêtre d'envoi où vous relisez le tout.
La ligne dépliée d'un document : tout ce qu'il y a dedans — Dans un devis, une commande, un bon de livraison ou une facture, chaque ligne du tableau Articles montre l'essentiel : le code de l'article, la description, la quantité, le prix, le montant.
Créer et gérer ses modèles d'e-mail — Un modèle d'e-mail est un texte prêt à l'emploi : un objet et un message que Neoffice place tout seul dans la fenêtre d'envoi d'un document.

Applications

La messagerie — La messagerie est la boîte e-mail de Neoffice : vous lisez, écrivez, cherchez et classez vos e-mails sans quitter votre environnement de travail.
Drive, Calendrier et Meet — Drive range vos fichiers, Calendrier tient votre agenda et Meet organise vos réunions en vidéo.
Drive : vos fichiers et ceux de l'équipe — Drive range vos fichiers et vos dossiers, crée des documents, des feuilles de calcul et des présentations, ouvre vos fichiers Word, Excel et PowerPoint sans quitter Neoffice, et les partage avec l'équipe ou avec l'ext…
Calendrier : agenda, événements et partage — Calendrier tient votre agenda : vous y créez des événements, vous y invitez des personnes, vous y ajoutez des calendriers et vous y voyez les dates de Neoffice (tâches, rappels, réservations…).
Meet : réunions en vidéo — Meet organise des réunions en vidéo dans le navigateur : vous créez une réunion, vous envoyez son lien, et les autres la rejoignent avec ou sans compte Neoffice.
Synk, la messagerie d'équipe — Synk est la messagerie d'équipe de Neoffice : des canaux par sujet (« atelier », « comptabilité », « chantier X »), des messages directs et des fils de discussion, pour que l'équipe se parle sans passer par l'e-mail.
Insights : ouvrir l'application et se repérer — Insights est l'application où vous analysez vos chiffres : vous posez une question aux données de l'entreprise, vous en faites un graphique, puis vous rangez vos graphiques dans un tableau de bord que toute l'équipe p…
Le service d'assistance (Helpdesk) — Le service d'assistance (Helpdesk) est l'application où l'on suit les demandes d'aide : chaque demande devient un ticket, avec son auteur, son état, ses délais de réponse et l'historique des échanges.
Insights : poser une question à vos données — Une requête est une question posée aux données : « combien avons-nous facturé chaque mois ?
Insights : graphiques et tableaux de bord — Un graphique dessine la réponse d'une requête ; un tableau de bord réunit plusieurs graphiques sur une page que l'équipe ouvre d'un clic.
Insights : qui peut voir et modifier quoi — Insights ne montre pas la même chose à tout le monde.
Le CRM : ouvrir l'application et se repérer — Le CRM est l'application où vous suivez les personnes et les entreprises qui pourraient devenir clientes, de la première rencontre à la vente conclue ou perdue.
Les prospects : créer, qualifier et convertir — Un prospect est une personne ou une entreprise qui s'intéresse à vous mais n'a encore rien acheté.
Les affaires : étapes, montant, clôture, liste et Kanban — Une affaire est une vente en discussion : elle avance d'étape en étape, avec une probabilité de réussite, une date de clôture et, si vous les renseignez, des lignes de produits.
Le suivi d'une fiche : notes, tâches, appels, e-mails, contacts, organisations — Tout ce que vous faites autour d'un prospect ou d'une affaire se garde dans sa fiche : une note après un rendez-vous, une tâche à ne pas oublier, un appel, un e-mail, un commentaire pour l'équipe.
Les réglages du CRM et les droits d'accès — Le CRM n'a pas de page de réglages : ses listes de choix (les statuts d'un prospect, les étapes d'une affaire, les sources, les raisons de perte) et ses réglages généraux se trouvent dans le bureau de Neoffice.
Former vos employés avec vos propres cours — L'application Formation est l'espace où votre entreprise écrit ses propres cours, avec des quiz, pour former ses employés : l'accueil d'un client, une procédure de caisse, des consignes de sécurité, l'arrivée d'une no…
Créer un cours : chapitres, leçons et blocs — Un cours se construit en trois étages : la fiche du cours, ses chapitres, puis les leçons de chaque chapitre.
Créer un quiz et l'ajouter à une leçon — Un quiz vérifie qu'une leçon a été comprise : des questions, un seuil de réussite, un score.
Tester, publier, inscrire et suivre vos employés — Un cours écrit n'est pas encore un cours donné.
Formation : ce qui reste à savoir — Cette page réunit ce qu'il faut savoir avant d'inscrire vos employés à un cours de l'application Formation : ce qu'elle fait et ne fait pas, quand elle envoie un message, et quelques gestes à connaître.

L'espace client

Le serveur, les noms de domaine, les boîtes e-mail et les factures se gèrent dans l'espace client, qui n'est pas un espace de Neoffice : voir L'espace client.