Déclaration ELM des salaires

L'ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) est la procédure unifiée de déclaration des salaires en Suisse : un seul envoi électronique pour l'AVS, l'AC, la LPP, la LAA, l'IJM, l'impôt à la source, les allocations familiales et l'OFS.

Qui transmet la déclaration

La déclaration ELM est transmise par le logiciel de paie certifié que Neoffice alimente. Dans Neoffice, le document Déclaration Swissdec sert à contrôler les données de l'année ou du mois avant cette transmission : chaque employé, ses salaires, et les données de la société.

Le XML qu'il produit est un aperçu interne. Il n'est pas conforme au schéma Swissdec et ne doit jamais être envoyé à une institution : le fichier le dit lui-même, dans sa première ligne.

Accès

Barre de recherche > Déclaration Swissdec

Contrôler une déclaration

1. Créer la déclaration

Cliquer sur + Nouveau et remplir :

2. Remplir les employés

Menu « … » > Actions > Remplir les employés.

Neoffice reprend tous les employés qui ont des fiches de salaire validées sur la période, avec le résumé de leurs salaires.

3. Valider

Menu « … » > Actions > Valider.

Neoffice vérifie pour chaque employé :

Identité :

• numéro AVS (format et chiffre de contrôle) ;
• date de naissance ;
• canton fiscal ;
• sexe (M ou F, comme au registre AVS) ;
• nationalité, et type de permis pour un employé étranger ;
• code tarifaire pour un employé soumis à l'impôt à la source ;
• pays de résidence pour un frontalier.

Salaires :

• des fiches de salaire validées sur la période ;
• un salaire brut positif ;
• des cotisations AVS ;
• l'impôt à la source retenu, quand l'employé y est soumis.

Société : son nom et son numéro UID-BFS (format CHE-XXX.XXX.XXX).

Le journal de validation liste les erreurs et les avertissements, et chaque employé reçoit un statut :

• OK : rien à signaler ;
• Avertissement : à vérifier, ne bloque pas ;
• Erreur : à corriger. Tant qu'une erreur reste, la déclaration reste en brouillon.

Pour lever une erreur, corrigez la fiche de l'employé, ou décochez Inclus sur sa ligne s'il ne doit pas figurer dans la déclaration, puis validez à nouveau.

4. Aperçu XML interne

Une fois la déclaration Validée : menu « … » > Actions > Aperçu XML interne.

Le fichier ELM-PREVIEW_….xml est joint à la déclaration, qui passe au statut Exporté. Il sert à relire les données, pas à les transmettre.

Les boutons de transmission (Transmettre, Vérifier le statut) n'apparaissent que si une passerelle est activée dans les Paramètres du transmetteur Swissdec. Ce n'est pas le cas quand la déclaration passe par le logiciel de paie certifié.

Institutions couvertes

Configuration requise

Dans la fiche de la société :

• Numéro UID-BFS : identifiant officiel (format CHE-XXX.XXX.XXX) ;
• Personne de contact Swissdec ;
• Téléphone et e-mail de contact.

Dans la Configuration assurances sociales suisses, section Swissdec / ELM :

• les identifiants des assureurs (LAA, IJM, LPP) ;
• le canton des allocations familiales.

Types de déclarations