La fiche de salaire suisse répond à l'art. 323b CO : à chaque paie, l'employeur remet à l'employé un décompte écrit de son salaire et des retenues.
Créer les fiches du mois
Les fiches du mois se créent depuis Paie > Paie mensuelle, à l'étape Faire la paie : les contrôles, puis la génération et la validation de toutes les fiches. Voir Traitement mensuel de la paie.
Pour une fiche isolée, par exemple une sortie en cours de mois, créez une fiche de salaire depuis la liste des fiches : choisissez l'employé et la période, enregistrez (les cotisations sont calculées), vérifiez, puis validez. Elle sera comptabilisée avec les autres fiches du mois.
Remettre les fiches aux employés
La troisième étape de la page Paie mensuelle montre comment chaque fiche parvient à son employé, et où elle en est.
Chaque employé a son canal, que vous changez directement dans le tableau ; il est retenu sur sa fiche employé pour les mois suivants :
- E-mail : la fiche en PDF, envoyée à l'adresse e-mail de l'employé. C'est le canal par défaut d'un employé qui a une adresse e-mail.
- Par la poste : la fiche reçoit un timbre WebStamp de La Poste, imprimé avec l'adresse dans la fenêtre de l'enveloppe. La fiche imprimée se glisse sous pli et part à la poste.
- En main propre : la fiche s'imprime et se remet à l'employé.
Les boutons au-dessus du tableau traitent un canal à la fois :
- Envoyer N e-mail(s) envoie les fiches par e-mail, après confirmation. L'envoi part immédiatement.
- Affranchir N pour la poste montre, pour chaque zone postale (Suisse, Europe, reste du monde), le produit d'affranchissement et son prix, avec les destinataires. Rien n'est commandé avant Affranchir ; les timbres sont ensuite facturés par La Poste.
- Imprimer N ouvre en un seul PDF les fiches à remettre en main propre et les fiches affranchies, puis les marque imprimées. Après une impression, le bouton propose de les réimprimer, pour le cas d'une imprimante bloquée.
La colonne Statut dit ce qui reste à faire : à envoyer par e-mail, à affranchir, affranchie et à imprimer, à imprimer ; puis envoyée par e-mail ou imprimée. En rouge, ce qui manque : une adresse e-mail pour un envoi par e-mail, une adresse postale pour un envoi par la poste. L'étape est cochée quand toutes les fiches du mois sont envoyées ou imprimées.
Imprimer une fiche
Ouvrez la fiche de salaire, puis Imprimer et choisissez le format Salary Slip Swiss. La fiche s'imprime dans la langue de l'utilisateur.
Ce que contient la fiche
En-tête : nom et adresse de l'entreprise, nom et adresse de l'employé, et le titre « Fiche de salaire — mois année ».
Informations : numéro AVS, canton, période, jours ouvrés et jours payés.
Revenus : pour chaque ligne, le code du type de salaire (GS), la composante et son montant ; puis le salaire brut et les bases AVS, AC et LAA du mois.
Déductions : pour chaque retenue (AVS/AI/APG, AC, IJM, LAA, LPP, impôt à la source…), le code, la base, le taux et le montant ; puis le total des déductions.
Salaire net : en chiffres et en toutes lettres. C'est exactement le montant versé, sans arrondi supplémentaire.
Cotisations employeur (pour information) : la base, le taux et le montant de chaque part patronale, leur total, et le coût total pour l'employeur.
Coordonnées bancaires : le compte sur lequel le salaire est versé.
Ne pas passer par l'Entrée de la paie
Pour une société suisse, ne validez pas les fiches depuis une Entrée de la paie : elle comptabilise les salaires sans les charges patronales. Faites la paie depuis la page Paie mensuelle, puis comptabilisez et payez comme décrit dans Payer les salaires.