Engager et configurer un employé

Pour engager quelqu'un, utilisez l'assistant d'embauche : il pose les questions de la paie suisse dans l'ordre et crée tout en une fois — la fiche, le salaire, les vacances de l'année et le badge. La fiche employé reste l'endroit où l'on modifie un employé déjà engagé (voir plus bas).

Engager un employé : l'assistant

Accès : RH > Nouvel employé, ou la liste des Employés > Ajouter. L'assistant s'ouvre sur les instances qui font la paie suisse ; ailleurs, ces boutons ouvrent la fiche employé habituelle.

Il compte cinq étapes, affichées en haut de page. Retour ne perd rien de ce qui a été saisi.

1. La personne

• Le prénom et le nom suffisent pour avancer. La date de naissance fixe le droit aux vacances proposé à l'étape suivante : 25 jours jusqu'à 20 ans, 20 ensuite.
• Avec une adresse e-mail, les fiches de salaire partent par e-mail. Sans adresse, elles sont imprimées et remises en main propre.
• L'adresse est imprimée sur le certificat de salaire.
• Le numéro AVS (756.xxxx.xxxx.xx) est vérifié pendant la saisie. S'il manque, l'employé est créé quand même : il faudra le compléter avant les déclarations.

2. Le poste

• Société, date d'entrée, fonction (créée si elle n'existe pas encore), taux d'activité, salaire mensuel brut — le salaire effectivement versé à ce taux —, IBAN du compte salaire et jours de vacances par an.
• Avec un salaire, la structure salariale est attribuée : choisie d'office quand la société n'en a qu'une.
• Les vacances de l'année sont attribuées au prorata de la date d'entrée, au demi-jour : 20 jours par an pour une entrée le 1er octobre donnent 5 jours jusqu'au 31 décembre.

3. Permis et impôt

• La nationalité et le permis disent si l'employé est soumis à l'impôt à la source : permis B, G et L oui ; citoyen suisse et permis C non (art. 83 LIFD).
• Le domicile : le canton pour un résident ; le pays pour un frontalier, avec l'attestation Gre-1 (Allemagne : 4,5 % au plus), le formulaire 2041-AS (France : imposé en France dans les cantons de l'accord de 1983, pas à Genève) ou la date depuis laquelle il est frontalier (Italie).
• La situation personnelle — état civil, conjoint qui a un revenu, enfants à charge, membre d'une Église reconnue — donne la lettre de barème. Plus besoin de la connaître :

• L'impôt va au canton du domicile pour un résident, au canton du lieu de travail pour un frontalier. L'assistant affiche le barème retenu (par exemple M2N : marié, un revenu, deux enfants, sans église) et prévient si les barèmes du canton ne sont pas encore importés.
• Autres employeurs (la question n'apparaît que si l'impôt à la source s'applique) : si l'employé travaille aussi ailleurs, le taux se fixe sur son activité totale (circulaire AFC 45). Dites ce que vous en savez : rien (le salaire payé ici est extrapolé à 100 %), leur taux d'activité, ou leur revenu brut mensuel. Exemple : 3'000 à 50 % avec 30 % ailleurs → le taux se lit sur 4'800, et l'impôt reste calculé sur les 3'000 payés ici. Un bonus n'est jamais extrapolé. Sans cette information, l'impôt retenu est trop bas — et c'est l'employeur qui répond de la différence.

4. Le badge

Cette étape n'apparaît que sur une instance où une borne est en service.

• Demandez au nouvel employé de présenter son badge à une borne : il apparaît en quelques secondes, marqué récent. Choisissez-le : il lui est attribué à la création, et son prochain passage à la borne est pointé.
• Pas de badge sous la main ? Pas de badge pour l'instant : il se donne plus tard depuis la fiche de l'employé.

5. Vérifier et créer

Le récapitulatif montre tout, et ce qui manque encore (salaire, IBAN, numéro AVS, adresse) sans bloquer : ces informations se complètent plus tard sur la fiche. Créer l'employé enregistre en une fois la fiche, l'attribution de la structure salariale, les vacances de l'année et le badge.

Donner un badge plus tard

Fiche de l'employé > Donner un badge (sur une instance où une borne est en service). Faites présenter le badge à une borne, choisissez-le, puis Donner ce badge. La fenêtre indique aussi les badges que l'employé détient déjà. C'est le chemin pour un badge perdu et remplacé, ou pour quelqu'un engagé avant l'arrivée des bornes.

Modifier un employé : les champs suisses de la fiche

Barre de recherche > Employé > sélectionner l'employé > sections suisses de la fiche. L'assistant remplit déjà ces champs ; on y revient pour un changement de situation (mariage, naissance, déménagement, nouveau permis).

Section « Swiss Payroll »

Section « Impôt à la source »

Ces champs ne sont nécessaires que pour les employés soumis à l'impôt à la source (permis B, G ou L).

Codes tarifs les plus courants

Section « Travailleur frontalier »

Ces champs ne sont nécessaires que pour les employés résidant dans un pays limitrophe.

Le système utilise ces informations pour calculer les bonnes cotisations et le bon impôt à la source à chaque fiche de salaire.