Le certificat de salaire (formulaire 11) récapitule ce que chaque employé a reçu pendant l'année civile. Neoffice le remplit à partir des fiches de salaire validées, l'imprime sur le formulaire officiel avec son code-barres 2D et l'envoie à l'employé par e-mail.
Quand et à qui
Chaque année pour l'année écoulée, et immédiatement quand un employé quitte l'entreprise. Le certificat est destiné à l'employé ; dans les cantons de Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Vaud et Valais, l'employeur en envoie en plus un exemplaire à l'administration fiscale cantonale (Lucerne : facultatif) ; la clôture annuelle les prépare, voir « Les exemplaires pour les administrations fiscales ». On n'établit pas de certificat pour une personne qui n'a reçu aucun salaire dans l'année.
Préparer les certificats de l'année
Le plus simple passe par Paie > Clôture annuelle : choisissez la société et l'année, puis Rapprocher. La page contrôle chaque employé (mois sans fiche, numéro AVS manquant), montre l'état de son certificat (manquant, brouillon, validé, envoyé) et vérifie qu'il correspond toujours aux fiches. Générer crée les certificats manquants, Valider valide tous les brouillons, Envoyer les envoie par e-mail aux employés.
Pour un seul employé : Paie > Certificat de salaire suisse > + Nouveau, choisissez l'employé, la société et l'exercice, puis Remplir depuis les fiches de salaire. Le bouton relit les fiches validées de l'année ; il se relance à tout moment tant que le certificat est un brouillon.
Ce que Neoffice remplit
Chaque ligne des fiches va dans la case de son composant de salaire, fixée par son genre de salaire dans le catalogue Swissdec. Les cases suivent le guide officiel et la FAQ 2026 :
| Chiffre | Contenu |
|---|---|
| 1 | Salaire, 13e, heures supplémentaires, commissions et toutes les allocations familiales |
| 2 | Prestations en nature évaluées : repas, logement, voiture de service |
| 3 | Prestations non périodiques : bonus, gratifications |
| 7 | Indemnités pour perte de gain versées par l'employeur (APG, maternité, maladie, accident, AI, RHT), pourboires |
| 8 | Somme des chiffres 1 à 7 |
| 9 | Cotisations AVS/AI/APG, AC et AANP de l'employé, rien d'autre |
| 10.1 / 10.2 | Cotisations LPP ordinaires / rachats |
| 11 | Salaire net : chiffre 8 moins les chiffres 9 et 10 |
| 12 | Impôt à la source retenu |
| 13 | Frais remboursés : effectifs, forfaitaires, formation. Si vos frais effectifs restent dans les limites du modèle du guide (Cm 52), la case 13.1.1 est cochée sans montant : voir Configurer la paie de la société, étape 6 |
| 14 | Autres prestations accessoires, nommées sans montant |
Les montants sont en francs entiers, arrondis commercialement, et les totaux 8 et 11 sont calculés sur les montants arrondis : le formulaire s'additionne. La période (lettre E) suit les dates d'entrée et de sortie de l'employé dans l'année.
Si un composant doit exceptionnellement aller dans une autre case, ou ne pas figurer sur le certificat, indiquez-le dans la configuration des assurances sociales, tableau Dérogations de position sur le certificat.
Les remarques (chiffre 15)
Neoffice écrit les remarques obligatoires dans la langue du certificat (français, allemand, italien ou anglais, choisie d'après le canton fiscal de l'employé), avec le texte officiel Swissdec :
- le taux d'occupation d'un employé à temps partiel (« Poste à 80%. ») ;
- pour un employé imposé à la source, le délai de réclamation au 31 mars de l'année suivante ;
- les primes d'indemnités journalières maladie et d'assurance-accidents complémentaire retenues, qui ne se déduisent pas au chiffre 9 ;
- les allocations familiales comprises dans le salaire ;
- la rectification d'un certificat déjà remis, avec le DocID et la date de l'original ;
- le règlement des frais agréé par le canton, s'il figure dans la configuration.
Deux champs du certificat complètent ces remarques : le nombre de certificats émis pour l'année, s'il y en a exceptionnellement plusieurs, et les jours d'indemnités qu'un assureur a versées directement à l'employé. Le champ Remarques complémentaires ajoute votre propre texte. Le chiffre 15 se reconstruit à chaque enregistrement du brouillon.
Valider, imprimer, envoyer
Tant qu'il est en brouillon, le certificat s'imprime avec le filigrane « Ébauche – Brouillon – Bozza » : c'est un aperçu. Valider attribue au certificat son identifiant Swissdec (DocID) et sa date de création ; il s'imprime alors sans filigrane, sur le formulaire officiel avec son code-barres 2D.
Envoyer à l'employé (dans le bandeau du certificat ou le menu Actions) propose les adresses de la fiche de l'employé et lui envoie le PDF dans la langue du certificat. Si les paramètres de paie protègent les fiches de salaire par un mot de passe, le certificat l'est de la même façon. La date et l'adresse d'envoi restent sur le certificat, et l'e-mail apparaît dans son historique.
L'application mobile Neoffice affiche aussi, dès sa prochaine version, les certificats validés de l'employé dans l'espace RH, à côté de ses fiches de salaire. Il ne voit ni les brouillons ni les certificats de ses collègues.
Les exemplaires pour les administrations fiscales
Dans les cantons de Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Vaud et Valais, l'employeur remet aussi un exemplaire de chaque certificat à l'administration fiscale cantonale ; à Lucerne, c'est facultatif.
Sur Paie > Clôture annuelle, après Rapprocher : Exports > Certificats de salaire pour les cantons (ZIP). Le ZIP contient un dossier par canton, selon le canton de travail de l'employé (à défaut, celui de la société), avec les certificats validés de l'année. Chaque PDF est celui que l'employé a reçu, dans la langue de son certificat, sans mot de passe. Envoyez à chaque administration le contenu de son dossier.
Un certificat encore en brouillon n'y figure pas : validez-le d'abord.
Corriger un certificat déjà remis
Annulez le certificat puis Modifier : la nouvelle version, une rectification, reprend les montants, reçoit son propre DocID à la validation, et son chiffre 15 cite automatiquement le DocID et la date du certificat qu'elle remplace. Un paiement effectué après coup (arriérés, hausse rétroactive) ne se corrige pas ainsi : il figure dans le certificat de l'année où il est versé.
Points importants
- Validez les fiches de salaire de toute l'année avant de remplir les certificats ; la clôture annuelle signale les mois manquants.
- La clôture annuelle recalcule chaque certificat depuis les fiches : si une fiche a changé après coup, elle le signale, et il suffit de remplir le certificat à nouveau.
- Le code-barres 2D suit le schéma Swissdec 6.0 : l'administration fiscale lit le certificat en le scannant. Le certificat tient normalement sur une page, avec un seul code-barres ; seul un certificat très chargé (nombreuses remarques) en demande un second, imprimé sur une page additionnelle : remettez alors le certificat entier.
- Neoffice ne transmet pas les certificats aux administrations fiscales par ELM : dans les cantons qui l'exigent, envoyez les exemplaires que prépare la clôture annuelle (voir « Les exemplaires pour les administrations fiscales »).