Payer les salaires

Une fois les fiches de salaire du mois faites, Neoffice les comptabilise en une seule écriture, puis les paie par une proposition de paiement : vous téléchargez le fichier bancaire et le déposez dans votre e-banking, ou vous le transmettez directement à la banque par EBICS. Chaque étape passe ses écritures, et le compte d'attente des salaires revient à zéro une fois le mois payé.

Tout se fait depuis Paie > Paie mensuelle, à l'étape Payer les salaires, après l'étape Faire la paie décrite dans Traitement mensuel de la paie.

Avant le premier paiement

• Chaque employé a un IBAN et une adresse : la proposition de paiement les exige pour chaque virement, et Neoffice vous indique les employés à compléter au moment de payer.
• Le compte bancaire qui paie les salaires est le Compte de paiement de la configuration des assurances sociales suisses (section Paiement des salaires), ou à défaut le compte bancaire par défaut de la société.
• À la première comptabilisation, Neoffice relie chaque composante de salaire aux comptes de votre plan comptable PME : salaires, charges sociales, comptes courants des assurances et de l'impôt à la source, compte d'attente des salaires. Il ne complète que ce qui manque, et s'il ne trouve pas un compte, il vous le dit avant de comptabiliser quoi que ce soit.

1. Payer les salaires

Cliquez sur Payer les salaires : Neoffice affiche le net à payer et vous demande la date de paiement (le dernier jour du mois par défaut). Il comptabilise alors le mois, puis crée la proposition de paiement.

Une seule écriture est passée pour tout le mois, à la date de fin de période :

• au débit, les salaires bruts (5000) et les charges patronales (57xx : AVS/AC, allocations familiales, prévoyance professionnelle, assurances) ;
• au crédit, les comptes courants des assurances sociales et de l'impôt à la source (227x), pour la part salarié comme pour la part employeur ;
• au crédit, le compte d'attente des salaires (1091) pour le net à verser.

Si la société provisionne ses 13e, 14e et 15e salaires, la même écriture passe la part acquise du mois en charge contre le compte de provision, et dissout la provision le mois du versement. Voir 13e, 14e et 15e salaires.

Deux méthodes de comptabilisation

Choisissez-la une fois, dans la configuration de la paie de la société :

• Dette assurances sociales (par défaut, recommandée) : l'écriture décrite ci-dessus. Les parts salarié et employeur sont créditées chaque mois sur les comptes courants des assurances (227x), les charges patronales passent en 57xx, et les factures des assurances soldent ensuite ces comptes courants.
• Charges sociales : les retenues du salarié sont créditées directement sur les comptes de charges sociales (57xx) et les charges patronales ne sont pas comptabilisées chaque mois ; vous passez les factures des assurances en charge (57xx) quand vous les payez.
• Dans les deux méthodes, l'impôt à la source retenu est crédité au compte courant de l'impôt à la source (2279) : c'est un impôt dû au canton, pas une charge sociale.

2. La proposition de paiement

Neoffice ouvre une proposition de paiement intitulée « Salaires MM.AAAA », avec une ligne par employé et son net. Vérifiez-la, puis cliquez sur Soumettre.

Une fois soumise, la proposition propose ses actions : fichier bancaire, impression, et transmission EBICS si votre banque est connectée.

Confidentialité : un seul débit

Par défaut, les salaires partent en un seul débit : le fichier de paiement demande à la banque de comptabiliser tous les virements de salaire en une seule écriture (la comptabilisation groupée des Swiss Payment Standards, avec la catégorie « salaires »). Votre relevé bancaire ne montre que le total : une personne qui consulte le compte, la fiduciaire ou un associé par exemple, ne voit pas le salaire de chacun. Le détail reste dans la proposition de paiement, dans Neoffice, pour les personnes qui ont accès à la paie ; selon la banque, il peut aussi rester consultable dans l'e-banking.

Pour obtenir une écriture par employé sur le relevé, décochez Les salaires en un seul débit bancaire dans la configuration de la paie de la société, étape Comptabilité.

3a. Payer par votre e-banking

Télécharger le fichier bancaire ouvre un guide en trois étapes :

1. Télécharger le fichier de paiement (norme suisse pain.001) ;
2. le déposer dans votre e-banking et y valider les paiements — le bouton ouvre directement l'e-banking de votre banque quand son adresse est renseignée ;
3. une fois les paiements exécutés par la banque, Créer et valider les écritures de paiement.

Vous pouvez fermer le guide entre le dépôt du fichier et l'exécution par la banque : tant que les écritures ne sont pas créées, la proposition garde le bouton Créer et valider les écritures de paiement.

3b. Payer par EBICS

Si une connexion EBICS est active pour le compte qui paie, la proposition soumise affiche Transmettre par EBICS : le fichier part directement à la banque, sans passer par l'e-banking, et Neoffice vous avertit avant tout second envoi du même fichier. Une fois les paiements exécutés, cliquez sur Créer et valider les écritures de paiement sur la proposition.

La connexion EBICS se met en place une seule fois : un contrat EBICS avec votre banque, puis l'initialisation de la connexion (lettres d'initialisation signées, à renvoyer à la banque). Le support Neoffice vous accompagne pour cette mise en service.

4. L'écriture de paiement

Une seule écriture paie tous les salaires de la proposition, à la date de paiement : le compte d'attente des salaires (1091) au débit, la banque au crédit. Le compte d'attente revient ainsi à zéro, et la page affiche le mois comme payé. Une fiche ne peut pas être payée deux fois.

Corriger

• Proposition pas encore soumise : modifiez-la ou supprimez-la.
• Proposition soumise, fichier pas encore exécuté par la banque : annulez la proposition, puis Nouv. version pour en créer une corrigée. La nouvelle version repart de zéro : elle ne se considère ni transmise à la banque, ni payée.
• Écritures de paiement créées trop tôt (la banque n'a pas exécuté les paiements) : annulez la proposition. Neoffice propose alors d'annuler aussi l'écriture de paiement ; répondez Oui, les fiches redeviennent à payer.

• Erreur sur un salaire déjà versé : ne touchez pas au paiement, la banque a bien exécuté les virements. Corrigez sur la fiche du mois suivant, par un supplément ou une retenue.

Entrée de la paie : à éviter pour une société suisse

L'Entrée de la paie standard comptabilise elle-même les salaires quand on y valide les fiches. Son écriture ne convient pas à la paie suisse : elle retire les charges patronales du net dû aux employés et ne passe aucune charge patronale. Sur un mois de démonstration (7 employés, net à verser 41'385.80), elle ne créditait le compte d'attente que de 35'087.30 : les 6'298.50 de charges patronales manquaient.

Faites donc la paie depuis la page Paie mensuelle. Si des fiches ont déjà été validées depuis une Entrée de la paie, la page le signale et refuse de les comptabiliser une seconde fois : annulez l'écriture de l'Entrée de la paie, puis cliquez sur Payer les salaires.