Achats : recevoir à la douchette, contrôler la facture, suivre les litiges
La gestion des achats suit maintenant la marchandise de bout en bout : ce qui arrive est compté ou repris du bulletin, ce qui ne convient pas devient un litige, et la facture du fournisseur n'est payée que si elle correspond à ce qui a été commandé et reçu.
Ce qui change
- Nouveau. Recevoir une livraison. Le bouton Recevoir d'une commande fournisseur validée ouvre la réception : chaque scan de la douchette compte une pièce, un code qui n'est pas sur la commande est refusé, et ce qui manque reste attendu sur la commande. L'Aperçu de l'espace Opérations propose aussi Recevoir une livraison.
- Nouveau. Recevoir sur le bulletin du fournisseur. Un bulletin de livraison scanné se traite par Traiter le bulletin : ses lignes sont rapprochées de la commande, puis vous comptez (Non, je compte) ou, si vous avez vérifié la marchandise, vous reprenez ses quantités : la réception est alors marquée Validé, non compté, avec votre nom et l'heure.
- Nouveau. Refuser une pièce. Une pièce abîmée, fausse ou non commandée se refuse avec un motif ; elle va dans un entrepôt à part et ouvre un litige fournisseur. Une pièce découverte abîmée plus tard se signale sur la réception validée (Signaler une pièce endommagée).
- Nouveau. Les litiges fournisseurs. Chaque litige se suit jusqu'à sa solution : Remplacement attendu, Avoir demandé (compensé par la note de crédit du fournisseur), Gardée avec un rabais ou Mis au rebut. L'onglet Litiges fournisseurs des espaces Opérations et Finance les rassemble.
- Nouveau. Le contrôle de la facture d'achat. La facture est comparée à la commande et à la réception. Une facture qui correspond passe sans rien demander ; une facture avec un écart (des pièces facturées et pas reçues, un prix plus haut que celui de la commande) est retenue du paiement jusqu'à une décision : Attendre la livraison, Contester auprès du fournisseur ou Accepter et payer. Quand la marchandise arrive, la facture se libère d'elle-même et passe Rapprochée.
- Amélioré. La fiche du fournisseur montre les Marchandises encore attendues, et l'écran de réception compte les pièces refusées (« Refusées : 1 »).
En images
Recevoir : chaque scan compte une pièce ; la ligne dit ce qui a été commandé et ce qui est déjà reçu, et Refuser… ouvre un litige.
La commande garde la trace de ses réceptions (Compté, Validé, non compté) et du contrôle de sa facture (Rapprochée).
Le contrôle de la facture d'achat : ce qui a été commandé, reçu et facturé, modèle par modèle, et le constat.
Pour l'essayer
- Validez une petite commande fournisseur, puis cliquez Recevoir : comptez une partie des pièces, refusez-en une avec le motif Endommagée, et validez la réception.
- Ouvrez l'onglet Litiges fournisseurs de l'espace Opérations : le litige de la pièce refusée y est. Choisissez une solution et validez le document qu'elle prépare.
- Scannez la facture du fournisseur et comptabilisez-la sur la réception, avec plus de pièces facturées que de pièces reçues : la facture passe En attente et dit l'écart. Décidez Attendre la livraison.
- Recevez le reste de la commande : la facture passe Rapprochée et redevient payable.
À régler une fois
- Retenir le paiement des factures fournisseur avec un écart, dans la fiche de la société : cochée au départ. Décochée, l'écart est signalé mais la facture reste payable. Les deux tolérances de prix se règlent au même endroit.
- Les codes-barres des articles : la douchette trouve un article par son code-barres ou par son code.
Pour en savoir plus
Dernière mise à jour il y a 18 heures
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